これだけは押さえたい。稟議書にまつわる職務権限や稟議規程をもっと便利にする活用術!

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便利な使い方

これだけは押さえたい。稟議書にまつわる職務権限や稟議規程をもっと便利にする活用術!

2019.02.12

作成者:Peach

こんにちはピーチです。
1月最後の休日に友達と鳥取県へ日帰りで行ってきました!
そう日帰りで。
名古屋発の新幹線と特急、電鉄を乗り継ぎ片道約5時間の移動(笑)
しかも運の悪いことに信号などの故障により1時間の遅れが出ていましたので、
合計約6時間でした。
出雲大社へ参拝、おみくじを引いて、お土産買えましたが、滞在時間2時間。
移動時間も含めなかなか面白い経験ができて私は満足しました(笑)

 

ただ、もう無茶なことはしないと心に決めました。

 

さて、皆様どうされていますか?

 

 

例えば、こういった書類ありますよね?

稟議規定サンプル

こちら、いろいろな設定を駆使してなるべくコンパクトにまとめましたが、内容は変えておりません
元々、計5枚ほどになっていたものをどうにかこうにか3枚にしました。(というか雛型ですが)

いや、びっくり。
世間知らずのピーチ
いろいろ調べまして、稟議書規程や職務権限がこんなにも濃いものなのだと勉強になりました。

 

稟議書を申請する時にどういった内容のものが、どこまで承認されるのか・・・・・・
ワークフローとして正しい決裁が行われるようにするのは大前提なのですが、
それはそれでいちいち覚えられません。
かといって分類みたいに大枠を分けて稟議書を作成したとしても、
金額や規模などの細かな部分まで分けるのはちょっち面倒かな・・・(-ε-;)

 

…というか、ややこしすぎる!!
毎回それを気にして文書管理しなきゃいけないの?
分けてテンプレート作成するべき??
上の表だけでも、ざっと50項目以上ありました。マジカ
分類でまとめるにしても10種類ありますので、管理者さん大変すぎる!!!ムリデース
なので、この稟議規定から登場した表をマスター化しちゃおうと思います。

マスター化で目指すこと

コラボフローにも、マスター管理機能がありますので、そこに規程の表を登録しちゃいましょう
そうすれば、
規程の表をマスター化する → スムーズなワークフローになる → 業務の効率化 → 皆幸せ
になると思うのです(`・ω・´)キリ

 

マスター管理すごい!

 

マスター管理とは

 

コラボフローのマスター管理はオリジナルのマスターを構築して申請書に取り込み申請を行うことが
できまして、在庫リストや顧客リストのようなデータベースが確認できるところです!

 

設定の方法は、
マスター管理なるもの作成 → フォーム作成 → リストビュー作成 → マスター管理へ登録 → 文書に設定

の5ステップこれだけ!
マスター管理自体あるよ! という方は、後の4ステップだけでOKですね!
まだご存知ではない方のために、コラボフローサポート内にあります
マスター管理とは?をご覧くださいませ\(^o^)

 

はい、ここテストに出ますよ ←ぇ

作成したマスターへ内容を登録するときに規定内容の表をすべて入力するのは大変ですので、
あらかじめ、一覧をCSV形式でまとめておいて、
CSV一括登録」を利用すると楽チンですね!

 

申請書のフォーム画にタネを仕掛けます!

 

ではでは、
冒頭の稟議規定の表をそのまま作成しようとしましたが、量が多すぎたので
めっちゃ簡単に↓みたいなマスターを登録したとします!

稟議規程マスタイメージ

 

作成したマスターが適用されるように申請書を修正して、
必要に応じてパーツを追加していきます。

 

とまあ言うてますが、言葉より画像の方がわかりやすいかと思うので
↓こんな感じです。

パーツ追加の流れ

「種別番号」でマスター連携をします。
作成したマスターを適用したいので、検索条件・データ配置を↓のように設定します。

 

マスター連携の関連付け

 

できました!

 

感動で震えそう。

 

新規申請をすると

新規申請時の表示
こんな感じで表示されますので
とても分かりやすい稟議書になりましたね!

 

承認してもらう経路の設定で、上手に設定をすると必要に応じて判定者が適応されます。

経路設定
これでバッチリです☆

 

なにこれ便利。

 

今後のワークフローがスムーズになるのであればマスター化にしないわけがない!
今回は稟議書でご案内しましたが、
視点を変えればいろいろな方法があるかもしれませんね!
ぜひ活用してみてくださいませ(*‘ω‘*)