DXの第一歩はコラボフローから！浸透を意識し、業務特性に合わせた運用で、1週間以上の決裁時間が最短1日に。

この記事のサマリー

• コラボフロー選定のポイントは「わかりやすい」「簡単」
• 機能を活用し、業務の特性に合わせた柔軟な運用を実現
• 承認フローの可視化で、予想以上の業改善効果も

（画像左から）

管理本部 情報システム部 情報システムチーム　石井 隼人様、吉田 裕太様

農機具のプロフェッショナルとして全国の農業をサポート

農業用トラクターや農作業用機械器具の輸入販売を手掛ける、エム・エス・ケー農業機械株式会社は、三菱商事グループの一員として全国5支社38営業所を展開しています。

農業機械の販売だけでなく、組立加工や修理まで一貫したサービスを提供することで、日本の農業の発展に貢献されてきました。
今回は、情報システム部の吉田様と石井様に、コラボフローを導入した背景や得られた効果などについてお伺いしました。

コラボフローを導入した背景

全社アンケートで寄せられた要望がDX推進のきっかけに

吉田様：
社内でDX推進に向けたアンケートを実施したところ、「ペーパーレス化」「電子化」への要望が最も多く寄せられました。
特に、物品の購入に関する業務では、申請書類の作成から承認、保管まで、すべてが紙で運用されており、月間約1000件もの申請処理に多大な時間と手間を要していました。
また、押印の手間や承認者が出張中の場合の決裁の遅れ、文書保管場所の圧迫など、様々な課題も抱えていました。
こうした問題を解決するため、2020年にワークフロー導入の検討を開始しました。
当時はちょうどコロナ禍に伴う在宅勤務が始まるなど、DXの波が押し寄せていた時期だったこともあり、経営層からも業務のデジタル化に対する理解を得やすい状況でした。

コラボフロー選定のポイント

選定のポイントは「わかりやすい」「簡単」

石井様：
システム選定にあたっては、複数のワークフローシステムを比較検討しました。
その際、ユーザビリティの観点で申請から承認までの画面がわかりやすいこと、管理側としても申請フォームの作成が簡単であることを中心に検討していきました。
コラボフローを選定した主な理由は、既存の申請書類として運用していたExcelファイルをそのままコラボフローへ移行できる点と、申請から承認までの設定や操作画面が直感的で使いやすい点です。
また、コラボフローは情報システム部での集中管理することを想定していたため、情報システム部としても新しいシステムの操作を習熟する負荷が少ないこと、具体的には申請フォームの作成や設定が容易なものを求めており、この点でも当社の選定ポイントをクリアしました。

経営層へコラボフロー導入を提案する際は、申請書1件あたりの処理時間と人件費を試算し、システム導入による具体的なコスト削減と費用対効果を示すことで、導入の承認を得ることができました。

2021年3月からテスト導入を開始し、現場との調整や受け入れテストを経て、2022年4月に本格的な導入に踏み切りました。
導入にあたっては、テスト導入の段階では6ユーザーからスタートしました。最終的には全社500ユーザー以上にまで利用を拡大しましたが、段階的にユーザーを増やしていくアプローチを取ったことで、スムーズなシステム導入が実現できたと思います。

コラボフローの活用方法

機能を活用し、業務の特性に合わせた柔軟な運用を実現

石井様：
コラボフローは会社全体で運用する申請書だけでなく、各部門それぞれの業務でも活用しています。

営業部門の取引先情報登録申請のフォームは、Excelで申請フォーム画面を設計できるコラボフローの利点を活かし、慣れ親しんでいる基幹システムの入力画面に寄せたデザインで作成しました。
これにより、利用者にとっての新しいシステムを利用する抵抗感や、入力ストレスを軽減できたと思います。

経路設定では、メール送信アイテムを活用して、決裁後に申請者に登録情報の概要をメールで自動送信する形で設定しています。
メール文面に申請書内の必要な情報を差し込めるため、メールを見れば申請した取引先の登録結果を速報で受け取れるため好評です。

また、製品の見積や入札参加時の承認にもコラボフローを活用し、入札の参加から結果報告までをコラボフロー上で一元管理できる仕組みを構築しています。

具体的には、入札参加伺＆応札結果報告では、申請者の入札伺いから報告までの一連の情報を、1つの申請フォームに追記していく形にしています。
設定の工夫としては、伺い時や報告時で、各段階に関連する項目にしか入力できないよう設定し、過去に入力されたデータを上書きすることが無いようにしています。

また、入札参加伺から応札結果報告までは時間がかかるため、入札参加伺が承認された時点で経路を終了させて決裁済とし、応札結果報告の際は、入札参加伺の内容を元に転記機能で申請書を作成する形で運用しています。
転記機能を使うと、入札時の申請内容が転記された状態で応札結果報告の入力画面が始まるので、再入力が不要になり大変便利です。

一方、情報システム部で運用しているソフトウェア使用申請では、条件分岐アイテムを活用して、ソフトウェアの購入が必要な場合のみ、申請書がタスク依頼アイテムを通過して、別途ソフトウェア購入伺いを申請するタスクが発生する形にしています。

コラボフローには、申請書の内容をコピー（転記）して別の申請書を作成する機能が2種類ありますが、弊社では以下の基準で使い分けています。

• 転記設定：必ず後工程が発生するもの。または、後工程が発生するまで時間がかかるもの。
• タスク依頼アイテム：条件によって後工程が発生するもの。または、後工程がすぐに発生するもの。

他にも、技術部門での修理見積の承認や部品手配の申請や、事務部門のPC移動申請や各種備品購入の承認プロセスをコラボフローで電子化しています。
また、基幹システムのマスターデータと連携することで、組織や社員情報、住所などの基本データを活用し、より正確で効率的な申請処理を可能にしています。
全社的に業務をコラボフローで電子化することが浸透してきており、ＤＸの第一歩が確実に進められたと思います。

コラボフローの導入効果

フローの可視化で、予想以上の業務改善効果も

吉田様：
コラボフローの導入により、承認スピードが大幅に向上し、以前までは1週間かかっていた承認プロセスが1〜2日で完了するようになりました。
パソコンさえあれば、場所を問わずに承認が可能となったので、特に出張の多い管理職に好評です。
また、申請フローの透明化により、申請の進捗状況が一目で確認できるようになったほか、申請内容に応じて承認者や回覧者が自動で選出されるため、申請内容に適した承認者によって、確実に承認が行われるようになりました。

導入後には予想外の効果も現れ、申請書の承認経路を可視化したことで、決裁権限に関する社内規定の見直しにもつながりました。
さらに、従来は口頭やメールで済ませていた承認プロセスも可視化され、より適切な業務管理にも繋がっています。
導入当初は、慣れ親しんだ紙から離れて新しいシステムの操作を覚えることへ、苦手意識を持っていた社員もいましたが、コラボフローは紙で運用していた時と、ほぼ同じ見た目の申請書ですし、直感的に操作できることから、徐々に慣れていったようです。
利用者の、ITツールへの抵抗感を薄めつつ利用を促進していけたのは、電子化の足掛かりとして非常に良かったと思います。

今後の展望

現場の声を活かし、さらなる業務改革を目指す

吉田様：
現在は31の申請フォームと、33の経路を組み合わせて運用していますが、最近実施した社内アンケートでは、約80件を超える新しい帳票作成の要望が寄せられています。コラボフローを利用して電子化できる業務に現場自身が気付き、具体的に声を寄せてくれるのは大変嬉しいですね。
今後は汎用的な申請書を専門化したり、利用する申請書を増やしたりと、業務の効率化をさらに進めていく予定です。

DXの第一歩として導入したコラボフローは、今や社内の重要なインフラとして定着し、紙ベースの運用に戻ることは考えられないほど、業務になくてはならない存在となっています。
これからも現場の声に耳を傾けながら、より使いやすいシステムづくりを進めていきたいと思います。