コラボフローで初のクラウドサービス導入を実現！ペーパーレス化が加速し、スピード決裁が可能に。

この記事のサマリー

• 「扱いやすさ」と「特殊なケースにも対応できる柔軟さ」がコラボフローの魅力
• 管理の属人化を避け、プロジェクトでコラボフロー導入へ
• 紙運用時の使い勝手をコラボフローにも再現

情報システム部 課長代理　川野 愛実様

日本全国の基礎工事を手掛け、歴史と実績を誇る基礎工業会社

丸五基礎工業株式会社は、1964年に創業された基礎工業事業を営む会社です。日本全国に拠点を持ち、ビル工事や高架橋工事など多岐にわたる分野の基礎工事において多くの施行実績をお持ちでいらっしゃいます。

【アースドリル拡底杭（OMR/B）工法　アースドリル機】

【アースドリル拡底杭（OMR/B）工法　施工順序】

今回は情報システム部の川野様に、コラボフロー導入の決め手や導入による効果、今後の展望についてお伺いしました。

コラボフローを導入した背景

ペーパーレス化の必要性が社内で醸成され、ワークフローシステムの導入を検討

コラボフロー導入前は、紙の書類を中心に運用していました。クラウドサービスは元請け会社様から依頼されたものだけ利用していましたが、自社では全くと言っていいほど活用していませんでした。社内の申請書は、稟議書や交際費使用届、出張届など書類が非常に多く、社長の決裁箱には大量の書類が届く状態だったため、なんとか改善しなければいけない状況でした。

2020年頃から社内で「DX」「ペーパーレス化」という言葉が頻繁に口にされるようになりましたが、具体的なアイデアまでは出ていませんでした。そこで、経理系基幹システムをお願いしてる販売店の方に相談したところ、ワークフローシステムの導入を勧められました。

コラボフロー選定のポイント

「扱いやすさ」と「特殊なケースにも対応できる柔軟さ」がコラボフローの魅力

導入するワークフローシステムの選定に当たっては、数社の製品を比較検討しました。コラボフローを選んだ決め手になったのは、慣れ親しんでいるExcelで画面設計ができるため、扱いやすそうだった点です。現場社員はパソコンがあまり得意ではないメンバーが多いので、今までと違和感がなく簡単に扱えるものが良いと考えていました。また、既存の申請書フォーマットを大きく変えずに電子化でき、かつワークフローの機能に特化した製品を、という弊社の要件に当てはまっていたのが、コラボフローでした。

さらに、コラボフローは、申請を開始した後でも、あらかじめ設定しておけば判定者を自由に変えられる点も良いと感じています。特殊な事情で回ってきた稟議などは、1回申請したものがまた申請者に戻ってきて、そのまま当初の判定者には含まれていなかった別の部署の上長にも回さなければいけなくなることがあるからです。そのような特殊なケースにも対応できる柔軟さが、他社のワークフローシステムよりも秀逸でした。

コラボフローの活用方法

管理の属人化を避け、プロジェクトでコラボフロー導入へ

実際にコラボフローを導入する前に検討した期間が2ヵ月ほどあり、その後さらに2ヵ月間、私を含めたシステム運用の担当者3人でコラボフローの設定について研修を行いました。この担当者3人でテスト用申請書を作成し、元の申請書式の、どの入力欄にどのフォームパーツを当てはめればいいかといった点なども、担当者間で共有できるようにしました。これは、コラボフロー管理の属人化を防ぐ点で、とても効果的な試みだったと思います。このテスト用申請書を各拠点で興味を持ってくれた方に配布したところ、10名ほどが自分でもフォームや経路を作成できるようになりました。コラボフロー設定担当者を限定せず、社内に増やす試みをおこなった結果、手が空いたメンバーが申請書を作成し、毎月の会議で検証し、そこで出た意見や要望を反映させてさらに申請書を改善する運用サイクルが確立されました。その結果、会社全体へコラボフローが普及し、申請書をコラボフロー化する取り組みも加速しました。

本格的にコラボフローの運用を開始したのは、2021年6月ですので、導入を検討し始めた頃から、約1年がかりのプロジェクトだったということになります。最初は本社の営業部門で、稟議書など5帳票からスタートさせました。今では、30〜40帳票程度をコラボフロー化しています。また、2023年からはグループ会社でもコラボフローの導入がスタートしました。

コラボフローの活用事例

稟議書の記入欄に、マスターを活用した定型文を挿入。

稟議書の入力欄については、紙で運用していた頃から「内容」の入力欄が1つあり、そこに各自で必要な情報を入力する自由書式になっていましたが、申請者によって内容がバラバラだったり、不足があったりと課題がありました。
そこで、コラボフロー化するにあたって、稟議書の「内容区分」欄を選択すると、それに合わせた入力用の定型文がセットされる仕組みに変更しました。

具体的には、コラボフローのマスターに内容区分と定型文を登録し、申請者がマスターから内容区分を選択すると、その定型文データが申請書にセットされる仕組みになっています。

紙で運用していた時の書式を生かしているので、申請者側も慣れ親しんだ画面のままで抵抗感が薄いですし、さらに定型文が入ることで、申請者ごとの入力不足やバラツキが無くなり、判定する側の内容確認や修正指示を出す作業も削減でき、業務効率を大幅に改善できました。

紙運用時の使い勝手をコラボフローに再現

紙で運用してた頃は、判定者が付箋に書いたコメントを付けて承認することがよくありましたので、その使い勝手をコラボフローにも再現しています。

具体的には、フォームに「コメント欄」を用意して、社長や会長などのコメントを入力できるようにしています。そのコメントを知らせるために、経路には「情報共有」用の判定アイテムを判定者無しで設定し、「この段階の判定者を誰でも変更できるようにする」機能をONにしています。
運用時は、コメントを入力し、「情報共有」の判定段階に共有したい相手を選んで判定すると、その人にも申請書が回る仕組みになっています。

また、重要書類は、後で紙の束から見つけやすいように、インデックス的に付箋を貼っていた運用も、コラボフローに再現しています。

こちらは、フォームに「最重要」「重要」のチェックボックスを設置し、チェックが入ると星マークが入るように設定しています。これにより、検索の際は星マークで「最重要」「重要」な書類を抽出できるようにしています。

以上のように、基本機能を組み合わせてシンプルに実現することで、ユーザー側も迷わずに操作できているようです。こういった工夫を重ねて、紙で運用していた頃の利便性を損なわずに電子化できたのもコラボフローを採用して良かった点だと思います。

コラボフローの導入効果

DX、ペーパーレス化が進み、ほかのクラウドサービスの導入も検討するように

紙で運用していた頃は10〜14日程度かかっていた決裁が、1日で完了できるようになりました。紙のときは役員が出勤した時しか決裁できなかったものが、コラボフロー導入後は社外からでもスマホやタブレットで簡単に決裁できるようになったことが大きな理由です。紙での出力、書類の保管、郵送などの手間も省け、業務はかなり効率化しています。

初めてのクラウドサービスとしてコラボフローの導入を体験したことで、社内でDX化への抵抗感がなくなり、ほかのクラウドサービスの導入も進みました。
例えば、経費の精算などは、経理システムにコラボフローで決裁された申請書番号を入力しておくことで決裁されたと見なすなど、コラボフローを中心としたITツール活用が広がっています。現在私が所属している情報システム部が設置されたことも、コラボフロー導入効果により、会社としてDX化への取り組みが加速した成果の一つだと思います。

今後の展望

コラボフローの連携オプションで、さらなる活用を

今後は、LINE WORKSとの連携オプションを検討したいです。各拠点や現場との連絡などにLINE WORKSのチャットを利用し、さらにコラボフローと連携するとより便利になるのでは、と思っています。
また、弊社は社内で主にGoogle Workspaceを利用しているので、こちらもコラボフロー上でうまく活用できないか模索中です。シングルサインオン連携でGoogle Workspaceとコラボフローの連携自体はできていますが、さらに使いやすくできないか検討し、さらなる業務改善に取り組んでいきたいです。