年間1万件の申請業務を50%以上削減！医療や介護などを支える業務効率化へ

この記事のサマリー

• 決裁までの時間短縮と承認経路の明確化を目的に導入
• 申請フォームの再現性の高さと複雑な決裁フローへ対応できる点が選定の決め手に
• コラボフローのマスターを活用し、決裁規程に応じた最適な承認経路を実現

（画像左から）
法人管理本部 情報システム課　山田 亜紀様
法人管理本部 情報システム課　課長　深尾 高章様

地域の誰もが「どんなときも、安心して笑顔で暮らせる地域社会の創造」を目指す法人

和光会グループは、医療と介護、障がい、子育てのサービスを総合的に行う医療法人と社会福祉法人が一体化した組織です。岐阜を中心に88の事業所で地域に根差したサービスを展開し、2025年に100周年を迎えました。

今回は情報システム課の深尾様と山田様に、コラボフロー導入の経緯や活用方法、導入後の変化などについてお聞きしました。

コラボフローを導入した背景

決裁までの時間短縮と承認経路の明確化が目的

深尾様：
コラボフローを導入した理由は2つあります。
1つ目は、起案書における紙ベースの運用を廃止し、決裁にかかる時間を短縮するためです。2つ目は、決裁規程に則った承認経路を構築するためです。

以前は、幹部決裁が必要な案件に限り、グループウェアのワークフローを運用していたものの、管理者同士のやり取りは紙ベースで行っていました。
当時は25拠点60カ所を超える事業所があったため、決裁に1ヶ月もの時間を費やすこともあり、紙からシステムへの転記といった無駄な工程も発生していました。
加えて、社内便で起案書を共有していたので、書類が行方不明になることもしばしば起きていたのです。これらの課題を電子化によって解決したいと考えたのが1つ目の理由です。

また、承認経路をシステム化することで、どの書類を、誰が、どの段階で承認するのかという、これまで曖昧だった承認プロセスを明確にしてルール化する目的もありました。
サービスや役職ごとに決裁裁量が細かく設定されている当法人にとって、承認経路の構築は大きな課題だったこともあり、ツールを通じて解決するために導入の検討を始めました。

コラボフロー選定のポイント

申請フォームの再現性の高さと複雑な決裁フローへ対応できることが決め手に

深尾様：
当時、既存のグループウェアで、先述の2つの課題を解決しようと試みました。しかし、容量やユーザー数、決裁フローのコースといったシステム上の制限があり、当法人の書式に合わせたカスタマイズができないことが問題となりました。
そこで、多くのワークフローシステムを検討した結果、コラボフローは、今まで使っていた申請フォームの見た目を再現できること、当法人の規程に沿った設計をそのまま実現でき、複雑な決裁フローへ対応できることが大きな決め手になりました。

また、さまざまな端末からアクセスが可能であることや、IPアドレス制限やBASIC認証など、セキュリティを高めつつ柔軟なアクセス制限に対応できること、外出先から利用できることなど、申請者と承認者の双方にとっての使いやすさも選定のポイントとなりました。

コラボフローの活用方法

コラボフローのマスターを活用し、決裁規程に応じた最適な承認経路を実現

深尾様：
1月に導入を検討し、7月から運用を開始しました。まず、役員が運用していた起案書のワークフローをコラボフローに落とし込むところから始め、最初の1ヶ月で1帳票の作成を目指しました。
3ヶ月後には法人管理部での電子化に成功し、その後は事業部単位で段階的に展開していきました。事業所ごとの説明会を通じて、導入のメリットをスタッフが理解してくれたことが、システム導入がスムーズに進んだ要因です。

山田様：
起案書は様々な案件に利用できる申請書で、「専決区分」と「案件区分」を選択すると、決裁規程に応じた承認者、回覧者、公開先グループをコラボフローが自動で割り振ってくれる動きになるよう設定しており、迷わず正しい決裁が行われるので非常に便利です。

設定方法としては、決裁規程に応じた承認者、回覧者、公開先グループなどをコラボフローにマスターとして登録し、申請時に「専決区分」と「案件区分」を選択すると、登録してある決裁規程のマスターによって該当する承認者、回覧者などの情報が申請書内にセットされます。この情報を元に、承認や回覧など申請書の処理が進んでいく形で設定しています。

起案書の他、現在ではEメール申請書、ホワイトリスト登録依頼表にもコラボフローを活用しています。

コラボフローの導入効果

ペーパレス化によるコストと手間の削減および進行状況の把握でストレス減

深尾様：
以前は、各拠点から拠点長に承認依頼が上がり、承認されたら本部へ進むという流れでした。しかし、導入後はフローの見える化によって、法人管理部と各事業部が横並びの構図となり、決裁基準に応じた適切な決裁者が承認を行う仕組みが構築されました。その結果、最短の承認ルートが設計され、大幅な業務省略化につながっています。

山田様：当法人は事業所が88カ所と多く存在しており、年間でおよそ1万件の申請が発生します。そのため、添付書類を含めた膨大な調書を倉庫に保管・管理することは、非常に大きな負担でしたが、コラボフローの導入によって、この点が改善されたことは大きな進歩です。

また、申請書の決裁進行状況が一目でわかる上、紛失の心配も無くなりました。
役員のなかにはタブレットで承認するなど、場所や時間に捉われず、便利に活用できており、申請から決裁にかかる時間も、従来比で50％以上の短縮を実現できました。

今後の展望

人事・労務関係の申請書を電子化し、システム間連携も目指す

山田様：
現在、人事・労務管理システム導入に向けた検討を進めておりますが、人事・労務管理システムでは汎用的な申請フォーマットを作成できません。そのため、今後は、個人情報変更に伴う申請書や勤怠管理の申請書式をコラボフローで電子化し、人事・労務管理システムや社内のシステムと連携することで、情報の転記作業を削減・効率化していきたいと考えています。

深尾様：
他にも、目的や現場ごとに複数のチャットサービスを利用しているため、コラボフローからの通知を各サービスで受け取ることができれば、さらなる業務効率化につながると考えています。今後も、様々な業務効率化に取り組んでいきたいです。