ワークフローシステムとは?

ワークフローと業務における一連の流れのことを指します。これは主に「稟議」「申請」「承認」「決裁」を指します。ワークフローシステムとは、この「ワークフロー」を従来の紙の運用ではなく、電子化するためのシステムのことを言います。

ワークフローシステム導入のメリット

ワークフローシステム導入の主なメリットは7つあります。

  1. 業務効率の改善
  2. 業務プロセスの可視化
  3. 意思決定の迅速化
  4. ペーパレス化によるコスト削減
  5. 管理の効率化
  6. 内部統制の強化
  7. 働き方改革の促進

ここでは、それぞれのメリットについて詳しく説明してきます。

1.業務効率の改善

紙の申請書の場合、必要な申請書を見つけ、必要事項を記入し、上司の許可を得て、回覧ルートを確認し、申請書を回すという作業が発生します。これを電子化すると、申請書の検索、必要事項の記入、承認経路の選択という3ステップで申請作業を完結させることができます。

申請書の作成においても、過去の申請書を利用して新たな申請書を作成することが可能となるため、転記する手間を省くことができます。

また、通知機能の活用により、自身の承認が必要な書類があるときは通知が来て、承認の漏れを防ぐことが可能となります。さらに誰の段階で承認が止まっているのか関係者に確認することなく把握できます。    

他にも、必須項目を設定することにより、必要な内容が漏れることもなくなります

 2.業務プロセスの可視化

業務プロセスが可視化されることにより誰の段階で申請書が止まっているのか、なぜ自分のところまで回ってこないのか、などの困りごとを解決することができます。

また、各申請書の申請経路が可視化できることにより、誰の担当か、その申請書は誰に責任があるのかも一目見てわかるようになります。担当を可視化できることにより役割分担も明確で、業務相談なども適切な相手と行えるようになります。

3.意思決定の迅速化

ークフローシステムを導入することにより、適切なフローに則って必要なタイミングで意思決定を行うことができます。

また社内でのみ可能だった承認申請業務が出張先や移動時間で行えるようになったことにより、場所を問わず業務を進行することができます。

外回りの多い営業部門などでは、わざわざ承認申請業務のために会社に戻る必要がなくなり、営業活動の効率化、営業成績アップが期待できるかもしれません。

各地に拠点を構えている場合でも、わざわざ書類を本社に郵送したり、メールにファイルを添付して送付する必要はなくなり、ワークフローシステム上で申請作業を完結させることができるため、申請承認のスピードアップが図れます。

4.ペーパーレス化によるコスト削減

ワークフローシステムを導入することにより、様々な業務を電子化することができるため、社内をペーパーレス化することができます。紙印刷にかかっていた、紙代やプリント代、人件費、さらに保管スペースなども削減することができます。

さらに申請書の紛失、記入時のミスの予防、さらにミスの修整にかか手間も短縮できます

5.管理の効率化

紙帳票の場合、保管にもコストがかかり、さらに検索にも時間と体力がかかります。しかし、電子化することで、確実に申請書の管理を行うことができ、検索も簡単です。

また、書類の作成、変更も時間をかけずに行うことができます。そして各部署、各申請書ごとに承認経路を作成、変更することも可能なため、複雑な承認経路を要する申請書でも、漏れやミスを減らすことができます。

そして申請や変更などの履歴を残すことができるため証跡管理も容易に行うことができます。

6.内部統制の強化

ワークフローシステムを導入により、社内のワークフローが整備・見える化され内部統制の強化見込まれます。

例えば、適切なフローを踏んでいない申請の発生予防になります。また、編集や承認経路などの履歴が残るため、内部不正の予防や発見が迅速に行えます。    

さらに「上司のハンコを借りて代わりに押した」といった代理承認であるかも明確にすることで、決められたフローに則った組織内での適切な業務を確保することができます。

7.働き方改革の促進

申請承認業務の電子化により、いつでもどこでも申請承認が行なえるようになることで、申請承認のために出社する必要はなくなり、いわゆ「ハンコ出社」を無くすことができます。

また、新型コロナウイルスの影響で求められることが増えた「在宅ワーク」「テレワーク」の促進に繋がります。

場所を問わず業務を行えるようになるため、働き方の多様性に対応することが可能です。

まとめ

ワークフローシステムを導入することで業務の流れを一元化することができます。

それによ業務効率の改善のみならず、業務プロセスの見える化ペーパーレスによるコスト削減意思決定の迅速化管理の効率化内部統制の強化、さらに働き方改革を促進するなどの多くのメリットがあります。

また、このような改善を行うことで、短縮された時間や労力を他の業務に回すことができます。そして、新たな課題を発見することも可能となります。

ワークフローシステムを導入し、業務改善、最適化を目指しましょう。

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