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【2021年最新】ワークフローツールで何ができる？主要な機能を徹底解説！

「社内の承認・決済フローを効率化して、事業をより高速化していきたい」「社内のペーパーレス化に取り組むよう指示されたが、具体的に何をすれば良いのかわからない」
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このような課題は、ワークフローツールを導入することで解消できる可能性があります。一方で、ワークフローツールについて「名前は知っているものの、具体的にどのようなツールかわからない」という方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで本記事では、ワークフローツールの主要な機能について詳しく解説していきます。

ワークフローツールの主要な機能ワークフローツール

ワークフローツールの主要な機能ワークフローツールとは、稟議書や見積書といった社内文書を電子化した上で、申請・決裁といったフローを自動化しつつ、オンラインで完結することを目的としたツールです。

ワークフローツールには、そのための様々な機能が搭載されていますが、主要な機能としては以下の5つを挙げることができます。

・フォーム設計機能
ワークフローツールで社内文書を作成できるようにするためには、社内文書の様式をシステム画面に置き換えることが必要です。

たとえば稟議書の場合、起案者に関する項目（所属部署、役職、氏名など）や、申請内容に関する項目（件名、申請の詳細、時期、依頼先業者など）を画面上で入力できることが求められます。

こうした仕組みを実現できるのが「フォーム設計機能」です。最近では、紙の社内文書をスキャンしたり、ExcelやWordのデータを取り込んだりといった形で、簡単にフォーム設計できる機能を備えたツールも登場しています。

・フロー定義機能
社内文書は作成して終わりというものではありません。記入された内容について社内関係者の承認・決裁を得てはじめて効力が生じるようになります。

ここでも稟議書を例に挙げると、社内文書の決裁を得るためには、課長、部長、本部長といった形でそれぞれに承認を得る必要があります。そして承認が得られない場合には、担当者に差し戻されるケースもあるでしょう。さらに、こうしたフローは企業によって様々です。
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そのため、ワークフローツール上で承認・決済の自動化をする実現ためには、企業によって異なる承認・決済フローを作成した社内文書ごとに定義していくことが必要です。こうした仕組みを実現する機能を「フロー定義機能」と呼びます。

「フロー定義」というと高度なプログラミング技術を連想する方もいらっしゃるかもしれません。一方、最近ではエンジニアでなくても運用できるよう、直感的な操作でフロー定義を行えるワークフローツールも増えつつあります。

・文書作成機能
「フォーム設計機能」で作成したシステム画面上で、実際に社内文書を作成する際に必要な機能です。ワークフローツールを効果的に運用するためには、社内文書を実際に作成する担当者が操作方法を習熟することが不可欠です。そのためには、PC操作に慣れていない方でもスムーズな操作のできる機能が重要です。

具体的には、フォームの入力内容についてコメントでサポートする機能や、紙の文書に近い見た目で違和感なく操作できるようなUIを採用しているワークフローツールが少なくありません。

また、必須項目に抜け漏れがある場合、次の画面に進めない仕様になっているワークフローツールもあります。こうした機能によって、必須項目の抜け漏れによる差し戻しの手間を未然に防ぐことができます。

・承認・決裁機能
ワークフローツールは、承認・決裁を自動化する機能はもちろん、より効率化する機能も備えています。

たとえば、担当者から社内文書の承認を求められた際にメールやチャットで通知が届く機能や、社内文書それぞれのステータスが「承認待ち」「差し戻し」といった形で可視化されるような機能を挙げることができます。こうした機能によって社内文書の承認漏れを未然に防ぐことで、スピーディな承認・決裁フローを構築することができます。

また、ワークフローツールは、PCはもちろん、スマートフォンやタブレットから確認して承認・決裁できる機能も備えています。場所を問わずに社内文書を確認できることから、承認・決裁のためだけに出社する必要もなくなるなど、リモートワーク対応に向けたソリューションとしても最適と言えます。

・検索機能
紙で作成した社内文書は、その保存・管理方法にも課題があります。「社内文書の保存スペースで書庫がいっぱいになってしまった」「既存の社内文書を探そうとして多くの時間を費やした」といった経験のある方も多いのではないでしょうか。
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また、ExcelやWordといったアプリケーションで社内文書を作成している場合であっても、その保存先が統一されていないケースが少なくありません。このような場合、閲覧頻度の少ない社内文書は保存先がわからないままデータが消失してしまう可能性もあります。

その点、ワークフローツールを活用すればデータの保存先が統一されるだけでなく、日付や担当者といった条件で過去の社内文書を簡単に検索することができます。

さらに便利な機能を備えたワークフローツールも

ここまで紹介したものは、いずれもワークフローツールが標準的に備えている機能です。そして最近では、さらに社内文書にまつわる業務を効率化できる機能を持つワークフローツールも登場しています。

ここでは、そんな便利な機能を2つ、ピックアップして紹介します。

・多彩な検索機能
前述の通り、ワークフローツールには過去の社内文書を簡単に検索できる機能が搭載されています。

一方で、日付や担当者といった項目レベルでの検索機能では、「同様の社内文書があったはずだが、いつ、誰が担当となって作成したのかはわからない…」といった課題を解消することはできません。

こうした課題が解消できるよう、申請フォームの全フィールドを検索条件として指定できる検索機能を持ったワークフローツールが登場しています。説明文中の単語レベルでも検索が可能なため、よりスピーディに過去の文書を検索しつつ、それを参照して新しい文書を作ることができます。

・タスク依頼機能
社内文書の目的は作成することではなく、その先にあるタスクを実行することにあります。たとえば、物品を購入するための稟議書を作成する場合、決裁を得ることはあくまでも通過点と言えるでしょう。

一方で、既にワークフローツールを導入しているという企業の中には「社内文書の承認・決裁までは効率化・スピード化できたものの、その先のタスクを実行する部分がボトルネックとなっている」という声も少なくありません。

こうした課題を解消するために役立つのが「タスク依頼機能」です。この機能を活用することで、社内文書の目的となっているタスクを、決裁完了後に依頼するまでのフローを自動化できます。そのため、「物品購入のための稟議書の決裁はなされていたが、実際には購入されていなかった」というようなタスクの抜け漏れを防ぐことができます。

・連携機能
前述した物品購入以外にも、社内文書は様々な業務と密接に結びついています。

一方で最近では、効率化の観点から業務ごとに様々なITツールを活用している企業が少なくありません。具体的には「電子契約ツール」や「勤怠管理ツール」、「グループウェア」、「チャットツール」などを挙げることができます。

そのため、ワークフローツールを導入して社内文書にまつわる業務を効率化したとしても、他のITツールに反映するために手作業での入力が必要になるケースがあります。

こうした作業をしなくても済むよう、最近では他のITツールと簡単に連携できる機能を持つワークフローツールも登場しています。

直感的な操作で誰でも簡単に運用できるワークフローツール「コラボフロー」

この記事では、ワークフローツールが備えている機能について紹介しました。

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