コラボフロー for Box

「Box」へ申請データや添付ファイルを自動連携。
手間のかかる文書ファイリング・管理業務を効率化。

コラボフロー ×Box でもっと便利に！

コラボフローで申請・承認される申請書の内容や添付されたファイルを Box へ自動でアップロード。Box での一元
管理をスムーズに実現します。

承認経路の任意のタイミング（決裁後や承認後など）で申請内容や段階に応じて、定められた Box のフォルダにアップロードを行います。柔軟なタイミングで Box へアップロードできることで業務プロセス上の部署や工程、役割、権限などに応じた適切なファイル管理を行うことができます。

主な機能

申請内容に応じたフォルダの自動作成と振り分け
申請番号や申請日、取引先名といった申請書のデータを用いて、保存先のフォルダを動的に作成・指定できます。

帳票と添付ファイルをまとめて保管
申請書が修正や再申請された場合、同じファイル名で自動的に上書き保存されるため、Box 上のファイルは常に最新の状態に保たれます。

バージョン管理と更新の自動化
申請書が修正や再申請された場合、同じファイル名で自動的に上書き保存されるため、Box 上のファイルは常に最新の状態に保たれます。

システム連携でさらなる有効活用を

スムーズにセキュアな文書管理を実現
文書管理のためにコラボフローへのログイン、データをダウンロードし、Box へアップロードするといった手間を削減します。安全性の高い Box へ手間をかけずに重要な申請書の情報を保存、管理・共有することができるようになります。

申請データ・添付ファイルのバックアップを実現
申請内容、申請された添付ファイルをまとめて適切な Box 内のフォルダに自動保存することで、従来、別サービスの利用や開発が必要だったコラボフロー内の申請データのバックアップ作業をノーコードで実現します。

申請内容をBoxからまとめて閲覧
Box での権限設定やフォルダ設定に基づいて、コラボフローの様々な申請書を横断した申請内容や添付ファイルの確認ができます。

例えばこんな使い方

決裁後アップロード

決裁後に申請データ・添付ファイルをBox内の申請書を保存しておくフォルダ内に申請書タイトル名でサブフォルダを作り自動アップロード。
※サブフォルダの命名規則や自動アップロードする際のファイル名は設定をすることができます。

各段階でアップロード

承認経路の各段階でBoxへアップロードを行うことで主に、関係各所による検証やレビュー・チェックなどの工程で参考資料やエビデンスが追記や追加添付される場合など大きく2つのパターンでBoxへファイルを連携することができます。

• 各承認段階でフォルダを分けて別々に申請データや添付ファイルを残す。
• 工数算定、見積作成のプロセスにおいて、複数人でのレビューが必要なケースで、必ず最新のデータをBoxに残す。

各段階＋複数保存

承認経路の各段階でBox内の複数のフォルダにアップロードを行えます。

• 決裁時などの一度の段階で、後続に発生する業務に必要な資料を自動で適切な場所へ仕分け・連携し、関係各所へ一斉に配布する場合。（例：採用決定を行った後、「雇用契約書」は人事フォルダへ、「PCなどの手配申請」はIT部門のフォルダへわたす場合）
• 「常に最新化としたいファイル」と「履歴として蓄積したいファイル」といった性質の異なるファイル管理を一度に両立をしたい場合。（例：報告業務などにおいて「進捗管理のファイル」は常に最新版に更新し、「報告書」は過去分もすべて残したいといった場合）

条件分岐先で保存先を指定

申請内容に応じて、承認経路が分岐し、分岐条件に基づいてBox内のフォルダにアップロードを行えます。
例えば、確認や手配、対応部門によって、保管場所を変えたり、文書の機密度に応じて、保管場所を変えるといったセキュリティポリシーに沿った厳密な文書管理を実現できます。

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