コラボフロー for Box

コラボフローと Box を連携し、効率的な文書管理を実現。

コラボフローで申請・承認された申請書内の情報や帳票ファイルが Box に連携され自動保存。これにより、手動でのファイル保存や入力の手間がなくなり、文書と申請書内の情報や帳票ファイルを Box 上でまとめて管理できます。

「コラボフロー for Box」は、承認経路上の任意のタイミング（決裁後・承認後など）で申請内容や状態に応じ、あらかじめ定められた Box のフォルダにアップロードを行います。
さらに、申請書の項目情報を Box のメタデータとして自動連携できるため、文書検索・分類・活用までを一気通貫で実現します。
柔軟なアップロード設定とメタデータ連携により、部署・工程・役割・権限ごとに最適な文書管理運用を構築できます。

主な機能

申請内容に応じたフォルダの自動作成と振り分け
申請番号や申請日、取引先名などの申請データをもとに、保存先フォルダを動的に作成・指定できます。

帳票と添付ファイルをまとめて保管
コラボフローの申請データから出力されるPDF帳票および添付ファイルを、一度にまとめて Box へ自動アップロードできます。

メタデータを自動連携
申請書の項目（例：案件名・部門・日付・金額など）を、 Box 側のメタデータに自動反映。
検索条件や分類キーとして活用でき、文書検索や棚卸・監査業務を大幅に効率化します。

バージョン管理と更新の自動化
申請が修正・再申請された場合でも、同一ファイル名で自動的に上書き保存されるため、常に最新の状態を保ち、履歴管理も容易になります。

システム連携でさらなる有効活用を

スムーズにセキュアな文書管理を実現
コラボフローの申請書から出力した帳票や添付ファイルをまとめて Box に自動アップロード。
コラボフローと Box を連携することで、ログイン・ダウンロード・アップロードといった手間を省き、安全性と効率を両立します。
Box の高いセキュリティポリシーにより、重要文書も安心して管理・共有可能です。

メタデータ連携による文書の検索・活用を強化
従来のストレージへの自動保存に加え、 Box では申請データのメタデータも連携できるため、文書の検索性・分類性・活用性が格段に向上。
必要な文書を、担当者・取引先・契約日などの条件で瞬時に抽出できます。

申請データ・添付ファイルのバックアップを実現
申請内容および添付ファイルを Box に自動保存し、ノーコードでバックアップ環境を構築。
従来必要だった外部開発や複雑な設定を省き、安定したデータ保全を実現します。

例えばこんな使い方

決裁後アップロード

決裁後に申請データ・添付ファイルを、 Box 内の申請書を保存しておくフォルダ内に、申請書タイトル名でサブフォルダを作り自動アップロード。
※サブフォルダの命名規則や自動アップロードする際のファイル名は設定をすることができます。

各段階でアップロード

承認経路の各段階で Box へアップロードできるため、業務に応じて2つの運用が可能です。

• 各承認段階でフォルダを分けて保存し、履歴やエビデンスを残す運用。
  検証・レビュー工程で参考資料が追加される場合に有効です。
• 各段階で同じファイルを上書きし、常に最新データを共有する運用。
  工数算定や見積作成など、複数人でレビューする業務に適しています。

各段階＋複数保存

承認経路の各段階で Box 内の複数のフォルダにアップロードを行えます。

• 決裁時などの一度の段階で、後続に発生する業務に必要な資料を自動で適切な場所へ仕分け・連携し、関係各所へ一斉に配布する場合。（例：採用決定を行った後、「雇用契約書」は人事フォルダへ、「PCなどの手配申請」はIT部門のフォルダへわたす場合）
• 「常に最新化としたいファイル」と「履歴として蓄積したいファイル」といった性質の異なるファイル管理を一度に両立をしたい場合。（例：報告業務などにおいて「進捗管理のファイル」は常に最新版に更新し、「報告書」は過去分もすべて残したいといった場合）

条件分岐先で保存先を指定

申請内容に応じて、承認経路が分岐し、分岐条件に基づいて Box 内のフォルダにアップロードを行えます。例えば、確認や手配をする対応部門によって、あるいは文書の機密度に応じて保管場所を変えるといったセキュリティポリシーに沿った厳密な文書管理を実現できます。

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