ユーザーの意識が変わった、市民開発によるコラボフロー運用

この記事のサマリー

• SDGsや脱炭素、DX推進に対応するため、まずはペーパーレス化に着手
• 各部署へコラボフロー設定担当者を増やし、市民開発を実践
• ユーザーの意識が変わり、ペーパーレス化やDX推進へ積極的に

管理部　環境・IT課 係長　安久 慎一郎様

地球にやさしく、お客様、地域社会に喜ばれる企業を目指す、自動車部品製メーカー

トヨテツ福岡株式会社は、豊田鉄工株式会社のグループ会社です。2004年に設立され、自動車部品および付属品の製造・販売を行っています。本社工場と、トヨタ自動車九州の敷地内にあるオンサイト工場の2拠点を有し、グループ全体では国内に5拠点、海外に16拠点を展開していらっしゃいます。

今回は、同社で社内インフラやDX推進、環境に関する業務を担当する管理部　環境・IT課 係長　安久様に、コラボフロー導入の背景や選定のポイント、活用方法などについてお伺いました。

コラボフローを導入した背景

SDGsや脱炭素、DX推進に対応するため、まずはペーパーレス化に着手

安久様：
従来、当社の申請業務は紙を中心に運用しており、紙の帳票に申請内容を記入し、上司のデスクにあるトレイに提出し、確認・承認後にファイリングして保管するという流れでした。
この運用では、確認者や承認者が不在だと処理が滞り、進捗状況の把握も困難でした。
また、書類の紛失や保管場所の確保、保管物の管理、廃棄物の増加といった課題も抱えていました。
そんな中、SDGsや脱炭素、DX推進といった時代の流れに対応するため、まずはペーパーレス化に着手しました。親会社の豊田鉄工株式会社との交流の場で、既に親会社で導入していたコラボフローを紹介していただき、2022年に検証を開始しました。使用方法や活用方法は親会社に教わることができましたので、お試し期間を経て2023年から運用を開始しました。

コラボフロー導入時の流れ

各部署へコラボフロー設定担当者を増やし、市民開発を実践

安久様：
運用開始当初は、まずIT部門と管理部門が発行する帳票をコラボフローへ移行し、帳票を作成し、ユーザーからの意見を参考に、例えば、フォームレイアウトを変更したり、内容を分かりやすくするために資料添付を求めたり、といった改善を重ねていきました。

各部署の係・工長・GL級に設定担当者を設け、自部署の帳票は自部署でコラボフローを作成する市民開発型で運用しています。
コラボフロー導入当初は「面倒だ」「紙でいい」という消極的な意見が多かったものの、運用するにつれてコラボフローによるペーパーレス化の利便性を実感したことでユーザーの意識が大きく変わり、この先にあるDXへの意識も積極的になりました。
導入当初は25程だった帳票数が、現在では60弱にまで増加し、現在も少しずつ増えています。
会社全体でペーパーレス化への取り組みを実践できたのは、コラボフローの操作性が直感的で、あまりITに詳しくないユーザーでもフォームや経路を設定できるからだと思います。
業務を知っている自分達の手で、欲しい形にコラボフローを設定できる点が非常に助かっています。

コラボフロー活用方法

複雑な役職名称をまとめて設定

安久様：
組織と経路設定については、役職の設定を工夫しています。
当社では、同じような職位であっても部署によって役職名称が異なります。例えば、同じ職位でも、ある部では課長、係長の役職が、別部署だと室長とグループリーダーとなるケースがあります。
このため、社内役職名をそのまま取り入れて細かく設定していくと管理が大変なので、職位が同じ役職の場合は、たとえば「課長・室長 級」、「係・グループリーダー 級」といった大きな括りでまとめた形で設定しました。

この設定によって、組織変更時などのメンテナンスの手間を削減し、シンプルな経路1つを設定すれば、全部署で運用の可能になっています。

ユーザーアカウント新規登録・廃止申請書

安久様：
申請者が必要事項を記入し申請すると、担当者がアカウントを作成して結果を回答する仕組みです。記入漏れを防ぐために必須項目を設定し、判定アイテムに期限を設けることで、スムーズな申請を可能にしています。
コラボフローの標準機能をしっかり活用することで、記入漏れなどによる差し戻しや判定遅れが無くなり、業務効率を改善できました。

入退社連絡票

安久様：
入退社時の各部署の業務状況を一つの帳票で確認できるようにしています 。
当社の場合は、転記機能やタスク依頼アイテムは使わず、あえて1つのフォーム内に後処理内容までの全情報を入力する形で、全関係部署を含めたワークフローを運用しています。

一人の入退社に紐づく全業務を、コラボフローの申請書を確認しながら各部が進めていきますので、関連情報の集約と、関係各部署への情報共有の2つを同時におこなっており、業務の抜け漏れを防いでいます。

荷姿仕様連絡書

安久様：
お客様に納入するにあたっては、どういった容器で、収容数が何個で、といった「荷姿の仕様」については、内容を取り決めて納入させていただいております。
その取り決めた内容を関係部署で共通認識するために「荷姿仕様連絡書」を運用しており、こちらには画像パーツを活用しており、荷姿の写真を添付し、わかりやすく共有できる仕組みにしています。

この申請書の経路では条件分岐アイテムを活用し、入力された生産工程情報をキーにして、必要な情報を必要な部署に届ける仕組みを構築しています。

コラボフローの導入効果

ユーザーの意識が変わり、ペーパーレス化やDX推進へ積極的に

安久様：
コラボフローの導入後、ユーザーの意識は消極的なものから積極的なものへと大きく変化しました。
導入当初は「帳票にするのがめんどうだ」「紙のままでいいじゃないか」「電子データを共有フォルダに保存すれば事足りるのでは」といった消極的意識が多数ありましたが、
コラボフローを導入し、日々運用することによって「コラボフロー化した方が楽だ」「まだ紙で回覧しているの？！」「コラボフローの方が、管理が楽になる」「他の業務もコラボフローでできないかな」といった、積極的意識に変化しています。
長年のアナログ運用が染みついていた弊社でも、ここまでユーザーの意識が変化したのは、コラボフローの簡単な操作性のおかげで、各ユーザーに受け入れられ、「面倒な作業は全てコラボフローの機能に任せて、ユーザーの手作業を最低限にできる」メリットを実感できた結果だと思います。
また、SDGsの観点でも、ペーパーレス化が進み、紙の使用量が30%削減されました他、全社を挙げたコラボフロー化への取り組みによって通知機能や催促機能で必要な作業が忘れられず、進捗確認も容易になり、業務の効率化を実現しました。

今後の展望

コラボフロー活用のステップアップを目指して

安久様：
弊社のコラボフロー活用は、まだ初級編と認識しておりますので、まずは中級編へステップアップをしたいと考えています。
今後は、コラボフローのサイトに用意されている学習コンテンツや活用事例を参考にしながら、「どんなことができるのか」「どんなことをしたいのか」のヒアリングやベンチマークをしっかり行っていきつつ、ITキーマンの増加にも取り組んでいきたいです。
今後もコラボフローを足がかりに、会社全体にさらなるDX推進への関心を高めていきたいと考えています。

SDGs、DXへの挑戦

安久様：
今後の当社としては、まずはSDGsに関するチャレンジです。
自動車業界に携わっている会社の責務として、SDGs、CN(カーボンニュートラル)CE(サーキュラーエコノミー)NP(ネイチャーポジティブ)といった活動を強化していきたいと考えております。
次にDXに関するチャレンジとして、DXやAIといった最新技術を取り込み、社内に推進していくことで、昨今言われている働き方改革・従業員満足度も強化していきたいですね。