申請書類の紛失リスク＆リードタイムを大幅に削減！全社員の業務効率化に確かな手応え

この記事のサマリー

• 申請から承認までのタイムロスと書類紛失リスクの問題に対処
• 従来のExcelファイルから申請フォームを作成できる手軽さと使いやすさが魅力
• リードタイムやコストを削減でき、業務スピード向上を実感

（画像左から）
カスタマーサポート事業部　副部長　和田 暁 様
管理部 副部長 兼 業務管理室 室長 山邊 靖法 様
管理部 業務管理室 住友 小百合 様
管理部 業務管理室 チーフ 山岡 美也子 様
システム推進部 部長 兼 システム管理室 室長 蓮井 良 様

「お客様に安心と安全を提供する」を方針に、理美容・医療機器のメンテナンスを担う

ベルモントコミュニケーションズ株式会社は、タカラベルモント製品をご購入いただいたお客様のカスタマーサポートを行っていらっしゃる会社です。
現在、全国に27箇所ある拠点の全てでコラボフローをご利用いただいています。

今回は、システム推進部 部長 兼 システム管理室 室長の蓮井様、CS事業部 副部長の和田様、管理部 副部長 兼 業務管理室 室長の山邊様、管理部 業務管理室チーフ 山岡様、管理部 業務管理室の住友様に、数あるワークフローシステムの中からコラボフローを選んだ理由や導入後の活用方法、効果についてお話を伺いました。

コラボフローを導入した背景

申請から承認までのタイムロスと書類紛失リスクの問題に対処

山邊様：
弊社では、今までExcelなどで作成した申請書や報告書を印刷し、各拠点に社内便で送っていました。しかし、承認を行う上長が同じ建物にいるとは限らず、承認を得るまでに時間がかかることも珍しくありませんでした。また、社内便で送る方法は申請書の処理に時間がかかるだけでなく、書類を紛失するリスクもあります。

このような状況の中、新型コロナウイルスの感染拡大により、社員の働き方が大きく変化しました。社員の直行直帰が増え、リモートワークの導入が始まったことで、紙運用によるタイムロスや紛失といった問題がより深刻化する懸念がありました。そこで、社員が場所を問わず円滑に申請処理を行えるよう、ワークフローシステムの導入を検討開始しました。

コラボフロー選定のポイント

従来のExcelファイルから申請フォームを作成できる手軽さと使いやすさが魅力

住友様：
コラボフローの導入を決めた理由としては、低コストであること、操作性の良さ、社内システムと連携しやすいことなどが挙げられます。

弊社は申請書類をExcelで作成していたのですが、ワークフローシステムを導入するために、申請フォームを新たに作成し直すとなると、かなりの手間がかかることが課題でした。コラボフローを使用すれば、従来のExcelに少し手を加えるだけで申請フォームを作成できます。コラボフローを含め、4つのシステムを比較して検討しましたが、コラボフローが一番手軽に申請フォームを作成できたこと、しかも、誰でも使いやすかったことが決め手になりました。

蓮井様：
導入までに複数社ワークフローツールを検討している中で自社での運用にマッチするかトライアルを実施しました。
弊社のお客様には医療事業者様も多く、法規則や内部統制により承認ルートが複雑化しております。
複雑な承認ルートにも柔軟に対応できることが業務効率とガバナンスの両立には不可欠な機能と考えトライアルを通しコラボフローが最適と感じました。
加えて、コラボフローを社内に展開するにあたり部署ごとに帳票作成者を設けることができ
権限設定がしやすい点も社内で展開しやすいイメージがつかめました。
また、リモートによるメーカーサポートの体制が設けられている点でも安心感がありました。

コラボフロー活用方法

ほぼ全ての申請書類や報告書類を電子化し、業務効率改善を目指す

山邊様：
弊社では申請書類や報告書類にコラボフローを活用しています。
最初に電子化したのは、管理部で使っている出勤申請書や振込申請書です。その後、外勤者が使用する事故報告書や車両の使用許可願いへの活用を進めました。

特に車両関係の申請書は関わる社員が多く、紙の申請書で回覧している時は、頻繁に「今どこに申請書があるのかわからない」という状態になっていました。システム上で書類の場所を見える化して混乱を避け、処理スピードを改善することもワークフローシステムを導入する目的でした。

例えば、「交通事故報告書」では、申請部署や報告内容に応じて、適切な承認者や回覧先が自動で決定されます。この設定には、経路設定の条件分岐アイテムを活用し、申請書内の情報を元に分岐するよう設定しています。

また、フォームに画像パーツを用意し、車両の破損個所を画像パーツに添付した図を確認しながら指定できるように設定しています。
元のExcelをコラボフローに移行する際には、そのまま電子化するだけでなく、より便利に使えるよう工夫や改善もおこなっています。

コラボフローの導入効果

リードタイムやコストを削減でき、業務スピード向上を実感

コラボフローの導入から約1年が経ち、当初の目的であった申請から承認までにかかる時間の短縮が実現しました。以前であれば2、3週間かかっていたものが、導入後は1、2日で処理できるようになっており、大幅な効率化を達成しています。

また、社内での書類配送が不要になったため、紛失のリスクも解消できました。以前は管理部に「書類は今どこにあるのか」といった問い合わせが頻繁に寄せられており、その対応に追われていました。しかし、コラボフロー導入以降は問い合わせ自体が減り、その分の時間を他の業務に充てられるようになっています。さらに、書類の電子化により、紙の使用量と印刷にかかるコストも削減できました。

和田様：
弊社では、タカラベルモント製品をご利用中のお客様に対し、保守サービスを提供しています。
お客様に安心して製品をご利用頂くためにも、ダウンタイムの最小化は重要な課題です。
その解決策の1つとして、従来の「ハンコ出社」を廃止し、現場へ直行直帰しやすい環境を整備することが課題の1つとして上がっておりました。
限られた時間の中でも迅速かつ柔軟に保守対応を行えるようにコラボフローを導入したことで現場に出ている社員はその場で申請を済ませることができ、お客様対応時間の確保がしやすくなりました。
電子化が進んでいない帳票も残っていますが順次電子化を進めることでさらに業務効率化を図りたいと考えています。

今後の展望

コラボフローで事務処理を簡潔に！全社員の負担軽減を目指す

住友様：
今後の目標は、全社員の事務処理時間を削減し、ゼロに近づけることです。引き続きコラボフローを活用して、事務処理の簡潔化を実現したいと考えています。特に、外勤者が簡単な書式で申請を完了できるようにしたいです。

また、REST API等のカスタマイズ機能を活用して、基幹システムとの連携や電子契約サービスの導入についても検討し、コラボフローと連携することでさらなる業務の効率化を目指していきたいと思っています。