1週間かかっていた承認プロセスが1日以内に！コラボフローで場所を問わない申請・承認を実現

この記事のサマリー

• 1週間かかっていた承認プロセスが1日以内に！決裁スピード大幅UPで迅速な意思決定が可能に
• 入社関連など複数部署が連携する業務を、コラボフローのタスク依頼機能で効率化
• 物品管理システム「Convi.BASE」と連携し、コラボフローの申請内容でＩＴ機器管理台帳を自動更新

技術戦略室クラウドエンジニアリングユニット 境 由佳 様

地域社会・教育機関の課題解決に貢献するICTソリューションカンパニー

株式会社エーティーエルシステムズ様は、自治体や教育機関が抱える社会課題の解決をICTで支援している企業です。システム分野を超えた課題解決、完全中立公平な立場での支援、豊富な実績を強みに、地域社会の持続可能な発展に貢献。ICTコンサルティングからネットワークシステム構築、データソリューション、運用保守まで、自治体・教育現場のICTに関する包括的なサービスを提供しています。

同社の内部業務改革の一環として導入したコラボフローの活用事例について、技術戦略室クラウドエンジニアリングユニット 境様にお伺いしました。

コラボフローを導入した背景

紙とデジタルが混在する業務環境からの脱却へ

コラボフロー導入以前の弊社のバックオフィス業務は、申請書類の一部はシステム化されていましたが、多くはメールやチャット、紙の書類など、さまざまな媒体が混在しており、情報の一元管理が困難で、申請の進捗状況を把握するにも時間がかかっていました。
新しいワークフローシステムの導入を検討するきっかけとなったのは、業務の効率化と情報管理の重要性への認識でした。

データ活用を推進する企業としても、自社の業務プロセスもデジタル化し、効率的に管理する必要がありました。
特に、社内の業務管理や承認プロセスの標準化が急務だったことと、リモートワークの増加に伴い、場所を問わず業務が遂行できる環境整備が必須だったことも大きかったです。

コラボフロー選定のポイント

直感的な操作性と柔軟なカスタマイズ性が決め手

システムに求めていた主な条件は、使いやすさと拡張性でした。
弊社はIT企業とはいえ、バックオフィスのメンバー全員がエンジニア同様の高度なIT技術を備えているわけではありません。そのため、コーディングやシステム開発などの専門知識がなくても、直感的に操作できるワークフロー製品を探していました。
選定の決め手となったのは、実際の使用感です。
トライアル期間中にさまざまな申請フォームを作成してみると、想像以上に簡単に設定でき、社内の複雑な承認フローにも対応できることが分かり、バックオフィス業務を担当する自分たちの手で、必要な申請フォームを作成し、業務フローに合わせて調整して運用できるイメージが持てました。
また、柔軟なカスタマイズも可能で、サポートも充実していましたので、コラボフローの導入を決めました。

コラボフローの活用方法

コラボフロー導入を機に業務を見直し改善を実施

コラボフロー導入に併せて申請フォームの見直しとテンプレート化を進め、類似する申請は同じフォーマットを使用する運用に変更し、承認の経路も、職務権限に基づいて標準化しました。
ただ紙の運用を電子化するのではなく、これを機に申請ルールの見直しと整理がおこなえたことで、社内業務の改善にもつながりました。

複数部署の連携作業をタスク管理で可視化

社内のあらゆる申請をコラボフローにしていますが、特に設定を工夫して活用しているのが人事関連の申請処理業務です。
入社や退職など、人の異動に関連する手続きは、複数部署が多岐にわたって関わる複雑なプロセスですが、全てコラボフロー上で管理しています。
たとえば新入社員の入社手続きでは、採用や労務などの人事部門を始め、情報システム部門や総務部門など、さまざまな部署で後続業務が発生しますので、これらをコラボフローのタスク依頼機能を活用して運用しています。

コラボフローで採用稟議書が承認されると、後続の担当部門にタスクが発生します。各部の担当は、タスクから申請を開始すると、元の採用稟議書の内容をコピーした状態で、自分が担当する申請書を作成できますので、この申請書を作業リストとして活用しています。

採用情報の共有から始まり、後続業務の依頼などもコラボフロー内で自動化されましたので、確認、連絡業務や手作業を大幅に削減できました。また、各部署の作業状況をリアルタイムで把握できますので、手続き漏れや遅延も防止できるようになりました。

所属部署とは別に「業務担当グループ」を設定し、人事異動にも柔軟対応

また、通常はコラボフロー内で会社組織の登録に使用する「グループ機能」を、「業務担当グループ」としても設定して活用しています。
具体的には、例えばあるＡ業務担当のＢさんが居たとして、経路の設定にはＢさん個人を配置せず、グループとして作成した「Ａ業務担当」を経路に配置し、そのグループにＢさんが兼務で所属する設定にしています。

これにより、人事異動でＢさんがＣさんに変更になった場合は、Ｂグループに所属する人をＣさんに変更するだけで設定変更が完了し、経路側は変更作業が不要になりますので、人事異動があっても柔軟に対応できるよう設計しています。

この設定で、メンテナンス工数を効率化でき、コラボフロー管理を省力化できています。

コラボフローの申請が物品管理システム「Convi.BASE」のＩＴ機器管理台帳へ自動連携

コラボフローと物品管理システム「Convi.BASE」を自動連携させて運用しています。
コラボフローでＩＴ機器の移動許可申請をおこなう際は、「Convi.BASE」から当該ＩＴ機器の詳細情報を引用し、コラボフローの申請書にセットします。コラボフローが申請、承認されると、その内容で「Convi.BASE」のIT資産管理台帳のデータを更新します。

以前はExcelで台帳を運用し、申請書の内容は手動でExcelへ転記していましたので、手間や入力ミスもありますし、何より申請から台帳更新まで時間がかかるため、実際の物品の移動に情報更新が追い付けない状態を懸念していました。
コラボフローとConvi.BASEを連携させて、申請から台帳登録・更新までの一連の流れを自動化することで、手作業による転記ミスを削減するとともに、申請と物品の現状とのタイムラグを大幅に削減し、資産状況をリアルタイムで把握することが可能になりました。

コラボフローの導入効果

決裁スピードが大幅アップし、迅速な意思決定が可能に

コラボフロー導入による最大の効果は、業務効率の飛躍的な向上です。
以前は申請から承認まで1週間以上かかっていた手続きが、現在は1日以内に完了するケースも多くなりました。特に決裁のスピードが速くなったと感じており、以前の10分の1の時間で処理が終わることも珍しくありません。
また、スマートフォンからも承認作業ができるようになったことで、出張中や外出先からでも迅速な意思決定が可能になりました。
月間申請数としては450件ほどあり、それらが全てスピードアップしているので、業務改善への貢献は大きいです。

また、コラボフロー上で申請状況や承認履歴が一元管理されて「見える化」したことで、情報の透明性が増し、社内コミュニケーションや情報共有も格段に良くなりました。
予想外の利点としては、コラボフローを通じて業務フローを可視化したことで、不必要な承認プロセスや重複した作業が明確になったことです。
これをきっかけに、社内の職務権限規程の見直しや業務プロセスの最適化にも取り組むことができました。また、ISMSやISOの監査対応にも活用でき、セキュリティ管理の強化にも繋がっています。

今後の展望

活用範囲の拡大で 更なる効率化へ

今後のコラボフロー活用については、承認が複数人同時に行えるようなマルチ承認や一定期間を置いたら承認をスキップするオプトアウト承認を実装することで更なる業務のスピードアップと効率化を図りたいと思っています。バックオフィス業務とフロント業務は事務手続きを挟むとつい滞ってしまいがちですが、より効率化することで連携を強化していきたいです。
また、他のシステムとの連携を強化し、データの一元管理と活用を進めることで、さらなる業務効率化が実現できるのでは、と考えています。
最終的には、コラボフローを弊社のDX推進の中核として位置づけ、新たな価値創造にもつなげていきたいですね。