決裁スピードが200％加速！わずか2か月で失敗しない経営機構改革をコラボフローで実現！

Excelや紙で運用していた申請をペーパーレス化！
複雑な承認経路をマスター化し、誰もが開発できる環境を整備

クラシエ株式会社様は、「いち髪」「漢方セラピー」「ねるねるねるね」など生活を豊かにする商品を数多く展開しています。2023年10月1日のグループ会社再編を機に、経営機構改革の一環として全社のワークフローを刷新。その基盤としてコラボフローを導入しました。その道のりについて、安藤 裕明 機構改革推進室長、DX推進部の松崎 広 課長、中野 皐歩 主任にお話を伺いました。

（写真右から）
執行役員 機構改革推進室長 兼 国際事業本部準備室長 安藤 裕明 氏
機構改革推進室 法務部長 小西 康史 氏
IT戦略推進室 DX推進部 主任 中野 皐歩 氏
機構改革推進室 係長 島野 千里 氏
IT戦略推進室 DX推進部 課長 松崎 広 氏

導入前の課題

経営機構改革を通じた「クラシエの綜合化」に伴い、グループ各社のワークフロー統一に取り組む

• 稟議基準の統一化が求められ、ワークフローを再設計する必要があった
• 複雑な承認経路を可視化し、メンテナンスを簡便化したい
• Excelや紙で運用していた申請が多く残っていた

導入後の効果

コラボフローの導入で決裁スピードが加速、意思決定が迅速化

• コラボフローの導入で決裁までの時間が約半分に短縮
• 組織体制再編後の承認経路をマスター化し、可視化とメンテナンス性を高めることに成功
• Excelで作成した申請文書を取り込む機能でスピーディーな移行が実現

人々の生活を豊かにする数々の商品を展開

――クラシエ様の事業概要、特徴をお聞かせください。
安藤様
クラシエ株式会社は「トイレタリー・コスメティックス事業」「薬品事業」「食品事業」を柱としています。
トイレタリー・コスメティックスでは「いち髪」「ディアボーテHIMAWARI」のヘアケアブランドの他、ボディソープ「ナイーブ」、薬用入浴剤「旅の宿」といったロングセラー商品もあります。最近では大人と子供が一緒に使えるトータルケアブランド「マー＆ミー」の育成に注力しています。
薬品事業では漢方薬が中心です。病院向け医療用漢方薬と「漢方セラピー」「コッコアポ」や葛根湯などの「かぜシリーズ」に代表される一般向け漢方薬を両輪として展開しており、一般向け漢方薬市場においてはトップシェアを維持しています。
食品事業では「ねるねるねるね」などの知育菓子Ⓡカテゴリー、素材菓子というジャンルを創った「甘栗むいちゃいました」やアイス「ヨーロピアンシュガーコーン」のように長年愛されている商品を展開するほか、販売代理店としてフリスクやチュッパチャップスなども展開しています。
この3つの事業が売上割合を含めてバランスよく展開できているのが当社の特徴であり、「医食美・快適」の領域で新たな価値創造に取り組んでいます。

コラボフローを導入した背景

経営機構改革綜合のためワークフローの再設計とツールの統一

――今回、ワークフローを導入した目的をお聞かせください。
安藤様
当社は2023年10月1日にメーカー機能を軸に１社に統合再編し、「クラシエ株式会社」を発足しました。経営機構改革の一環として、グループ全体の組織体制を再構築し、各グループ会社が別々に定めていた稟議基準を一本化する取り組みを行いました。それに伴い、コミュニケーションツールをMicrosoft 365で一本化しポータルサイトを刷新しました。さらに稟議条件と決裁ルートの再設計を行うと同時に、統一化したワークフローツールを導入することになりました。また、従来の申請はExcelや紙で運用していたものも多いため、ペーパーレス化も大きな目的でした。
ワークフローツールやポータルサイトを刷新することで、従業員が10月1日にPCを開いた瞬間から、新たな歩みが始まったことを実感してもらいたいという思いもありました。

コラボフロー選定のポイント

複雑な経路をマスターで設定できる点を評価

――数あるワークフローの中でコラボフローを選定したポイントをお聞かせください。
安藤様
選定の対象とした数社様のソリューションについて、「機能」「使いやすさ」「導入のしやすさ」「管理のしやすさ」「サポート品質」「価格満足度」など、様々な項目で評価しました。結果、圧倒的に評価が高かったのがコラボフローでした。

松崎様
さらにコラボフローを選定する決め手になったのは、優れたメンテナンス性と内製化のしやすさです。
当社では一般案件申請と呼ばれる全社で定める決裁と、各部門で行う決裁が存在します。2023年10月に組織が大きく変わるため、一般案件申請と関連する捺印申請の運用開始は必須でした。一般案件申請は、大・中・小分類で経路が決まる仕組みになっており、承認経路が複雑です。コラボフローであればマスターを組み合わせることで様々な経路が設定できる点を評価しました。
また各部門で行う決裁は各部門で開発する必要があるため、プログラム開発の知識がない人でも簡単に開発できる点も決め手になりました。

コラボフローの活用方法

約200種類の承認ルールをマスター化

――代表的な申請書についてフローを教えてください。

松崎様
今回、コラボフローで運用を開始したのが、一般案件申請です。一般案件申請では、稟議基準として大・中・小分類が定められ、全部で約200種類あります。この承認ルールをマスター化しました。稟議基準を選択すると自動で承認者・協議先・審査部門・決裁者などがセットされる仕組みになっています。

――コラボフローでおすすめの機能を教えてください。
松崎様
Excelで作成した申請書を取り込む機能は、非常に便利です。従来は紙で運用していた申請が大量にありましたが、この機能のおかげで短期間での移行ができました。また、過去の申請書の内容を転記して、新たな申請書を作成できる「再利用申請」は社内でよく使われています。

中野様
「転記設定」や「タスク依頼」は社内からの問い合わせが多い機能です。複数の申請を関連付けて連続して実行したり、元の申請書の承認後、条件に応じて新たな申請を実行したりといったことが可能になるため、おすすめしたい機能です。

コラボフローの導入効果

決裁にかかる時間を約半分に短縮、意思決定が迅速に

――導入してどのような効果がありましたか。
安藤様
決裁にかかる時間が導入前と比較して約半分に短縮されました。「決裁ルートのどの時点で止まっているか」「いつ決裁されたのか」が可視化されるので、遅滞していた場合は直接承認をお願いするなどの対処もできます。決裁スピードが加速したことで、意思決定もより速くできるようになりました。
またワークフローの統一化に合わせて、これまでグループ内で区々になっていた運用ルールの標準化や、新組織体制に適合した決裁ルートの整備が出来たのでコーポレートガバナンスの強化にも繋がりました。
当社の経営機構改革では予め期日が定められている複数の事業会社の吸収合併を行いましたが、スケジュールを遵守してバックオフィスを改革する手段として、コラボフローは「失敗しないツール」だと思います。決裁のスピードアップや利便性といった明確な効果を生み、改革を支えてくれました。
コラボフローが持つUIが非常にわかりやすく直感的な操作で簡単に作成できる点は、開発に対する苦手意識を無くし、DX人財育成のモデルケースとなりました。

今後の展望

コラボフローの定着を含めたDXの挑戦が続く

――今後の展望をお聞かせください。
松崎様
2023年10月1日からグループ全体で定める一般案件申請については、コラボフローで運用を開始しています。今後は2026年10月までに各部門の全ての申請書をコラボフローで決裁する予定です。この目標を達成するため、各部門の担当者が業務で多忙な中でも自分たちで運用できるようにIT戦略推進室がサポートしていきたいと考えています。

安藤様
当社は「世界を夢中にする100 年企業」を目指し、「システムの最適化・DXの挑戦」を重要なテーマのひとつに掲げています。その中でDX推進部としては、データ活用・生成AI・業務改革の3本軸で活動しており、DX人財の育成に力を入れております。松崎さん、中野さんはDX人財の第1期生ですが、現在は2期生を育成しています。コラボフローを導入する中で、業務部門への教育の流れを作ることが出来たので、他のソリューションについても同様に展開していきたいと考えています。ITリテラシーの高いメンバーを中心に、バックオフィスだけでなく、フロントオフィス、バリューチェーン全体、さらにカスタマーエクスペリエンスへと、より広い領域で価値を高めることを目指しています。