導入事例

医療法人仁友会 北彩都病院

コラボフローのkintone連携でデータの二次活用から物品管理まで 病院が目指す医療業界のDX戦略とは

この記事のサマリー

  • 紙で回付していた稟議書のデジタル化を検討 データの二次活用も視野に
  • 多様な承認方法が可能で、kintone連携できる点が選定の決め手に
  • 導入を機に業務のムダを洗い出し、月200件以上の書類をコラボフロー化
  • 財務部門も現場のスタッフも業務負担が大幅に削減 kintone連携で物品管理も効率的に

(左から)
医療情報課 情報システム 課長 三島 武政 様
仁友会本部 本部長 北彩都病院 事務長 平間 康宣 様
事務部 総務課 蝦名 眞由美 様

透析治療に実績と定評のある北海道旭川の医療法人

医療法人仁友会 北彩都病院は、1967年の開院以降、長きにわたり北海道旭川市を中心に地域医療を支え続けてきました。
急性期から慢性期の医療、介護・在宅に至るまで、医療・介護のトータルサービスを提供しています。
北海道最大規模の透析、泌尿器科・腎臓内科をはじめとする専門科を有した北彩都病院を基幹施設とし、そのほかにも12の医療・介護系施設、事業所を運営しています。

DX化が遅れているといわれる医療業界では、ワークフローシステムの導入率も2割以下にとどまっています。慢性的な現場の人手不足に加えて、IT人材不足や予算不足などもその一因となっています。そんな中、北彩都病院様ではDX化の一環としてコラボフローを導入されました。
今回は、コラボフロー導入を主導なさった医療情報課 情報システム 課長 三島様、仁友会本部 本部長 北彩都病院 事務長 平間様、事務部 総務課 蝦名様にコラボフロー導入の背景や選定のポイント、活用方法などについてお伺いしました。

コラボフローを導入した背景

紙で回付していた稟議書のデジタル化を検討 データの二次活用も視野に

平間様
当院では、物品購入や人事関連の稟議書が相当な数に上ります。以前はこれらの稟議書を紙で回付していましたが、多数の決裁者が存在するため、紙の運用では決裁がどこまで進んでいて、どこで止まっているのかが把握しにくく、書類が戻ってくるまでに時間がかかるという課題がありました。
また、当院にはクリニックや介護施設などの関連施設も存在し、これらの施設への稟議書の送付にはシャトル便を利用する必要があり、時間と手間が生じていました。現場のスタッフからも「パソコンの普及率が高い今、デジタル化が望ましいのでは?」という意見も上がっていました。
これらの課題に対処するため、ワークフロー製品の導入を検討することになりました。
稟議書を電子化するにとどまらず、その内容をデータベース化することによってデータを二次活用したいという狙いもありました。物品購入の稟議書が決裁されたら、そのデータが資産台帳にも反映され、財務部門が台帳のデータをチェックできるといった部署間をまたいだデータ活用も視野に入れ、ワークフロー製品の検討を進めました。

コラボフロー選定のポイント

多様な承認方法が可能で、kintone連携できる点が選定の決め手に

三島様
ワークフロー導入に際し、現場のスタッフたちがパソコン上で稟議書を運用できるか、デジタルアレルギーを起こさないか、という懸念がありました。個人的に前職で他のワークフローシステムを使ったことがあり、その製品はフォーム作成など設定が非常に難しかったため、ワークフロー導入にはやや不安がありました。
しかし、デジタル・トランスフォーメーション(DX)を支援するJBCC株式会社様にコラボフローを紹介していただき、試用版を体験した際に「これだ!」と思いました。

コラボフローは、紙の稟議書となるExcelファイルをそのままフォーム化できるため、見た目を引き継げ、コーディングや開発知識がない人でも容易にフォームを作成できます。さらに、合議・多数決・人数指定などさまざまな承認方法に柔軟に対応しており、決裁者が不在の場合でも代行判定が可能です。
稟議書をデジタル化するだけではなく、データベース化してデータを二次活用するところまで視野に入れていたため、サイボウズのkintoneと連携ができる点も選定の決め手となりました。

コラボフローの活用方法

導入を機に業務のムダを洗い出し、月200件以上の書類をコラボフロー化


導入前にフローを洗い出し、ムダな承認ルートや業務を削減

三島様
導入にあたり、総務課と秘書課、そして医療情報課のスタッフが協力し、分担してコラボフロー導入を推進しました。ワークフローとフォームの作成は総務課のスタッフが、現行のワークフローの分析は秘書課のスタッフが行い、システムの技術的なサポートは医療情報課が担当しました。

まずは稟議書のフローを分析し、病院、介護施設、クリニックなどそれぞれの施設ごとに異なる決裁プロセスの特定に着手しました。各稟議書がどのような経路で承認されているかを明確にし、不要な経路を検討して修正しました。
さらに、稟議書の添付資料についても見直しを実施しました。紙で運用していた時は、物品購入の稟議書の場合は製品カタログを添付していましたが、デジタル化に伴い運用ルールを見直し、製品カタログをスキャンして添付する運用に変更しました。

コラボフロー導入当初は見積書などが紙で回っており、PDF化するためのスキャナー操作に関する教育も必要でした。役職者たちはみな多忙で、全員を一度に集めての勉強会は実施できなかったため、各現場に個別に足を運んでレクチャーを行いましたが、当時はコロナ禍の最中で病院業務が多忙なこともあり、本格稼働までには1年ほどかかりました。

稟議書、議事録、申請書など月200件以上の書類をコラボフロー化

三島様
2023年1月に本格稼働を開始しました。使用頻度の高い物品購入稟議書から取り組み、その後一般稟議書、委員会の議事録、慶弔申請書などへと範囲を拡大していきました。

フォーム数は12とそれほど多くはありませんが、施設ごとに経路を分けて作成しているため申請は相当数に及んでいます。議事録が50〜60件/月、稟議書が180〜200件/月、慶弔報告書が10〜20件/月、トータルで月間200件以上の申請がコラボフロー上で処理されています。

さらに、kintoneとの連携により、コラボフローの申請データで、データベースとして利用しているkintoneアプリの内容を自動更新する仕組みを導入しました。またクライマークラウドも導入し、電子帳簿保存法に準拠した見積書の自動保管を実現しました。

コラボフローの導入効果

財務部門も現場のスタッフも業務負担が大幅削減
kintone連携でデータベースや物品管理も効率的に

財務部門の負担が大きく削減 kintone連携によりデータベースの自動更新が可能に

資産台帳の管理は、従来は紙の稟議書を見て手作業で入力するなど、非常に手間のかかる業務でした。しかし、コラボフローとkintoneをデータ連携することで、コラボフローの稟議書で決裁された内容を、自動でkintoneのデータベースに反映させることが可能となりました。台帳を追加する手入力作業が無くなったことで管理業務の負担を大幅に削減でき、業務効率も向上しました。

ClimberCloud(クライマークラウド)の利用はまだ数か月ですが、書類の検索性も向上しています。今後はコラボフローとの連携をさらに強化して、より効果的に活用していく予定です。

現場のスタッフも決裁や申請書作成のスピードがアップ 物品管理の効率化も実現

稟議書や申請書の決裁速度が向上しました。従来は決裁手続きをおこなっても、書類が返却されるまで時間を要していましたが、現在は決裁状況をコラボフロー上でリアルタイムに把握できます。

また、類似商品の購買が必要な場合、過去の申請書を複製して新たな申請を開始できるようになりました。
過去の購買履歴も即座に検索可能なため、申請書の作成および検索に要する時間を大幅に削減できました。

今後の展望

デジタル化の次はトランスフォーメーション
さらなる部署間連携の強化を目指す

三島様
コラボフローに今後期待する機能は、データの抽出や加工がさらに容易になることで、データの二次活用がより効率的に行えるようになることです。
フォームの件数が増えると画面上で必要なフォームを見つけるのが困難になるため、タブで種類を分けられるなど、閲覧性の向上にも期待しています。

現在はサイボウズ Officeの古いバージョンを使用していますが、今後はGaroonクラウド版に移行し、コラボフローと連携させることで、決裁者が病院の外にいてもGaroonから申請書のチェックや承認が容易におこなえる環境を整えたいと考えています。
デジタルトランスフォーメーションに向かう第一歩としてデジタル化を推進してきました。今回の整備により、ワークフロー以外の業務もコラボフロー化して部署間連携・業務間連携を強化し、さらなるデジタルトランスフォーメーションを実現していきたいと考えています。

お客様情報

社名 医療法人仁友会 北彩都病院
URL https://kitasaito.jinyukai.jp/
事業内容 医療・介護系施設の運営

コラボフロー導入パートナー

社名 JBCC株式会社
会社住所 東京都中央区八重洲二丁目2番1号東京ミッドタウン八重洲
八重洲セントラルタワー13階
URL https://www.jbcc.co.jp/

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