コラボフロー導入で意志決定スピードUP！社外連絡もコラボフローに集約し効率化

情報企画部　部長　平野様

この記事のサマリー

• コラボフロー利用企業からの紹介でコラボフローをスピード導入
• 決裁スピード向上で申請数が3倍以上増加
• コラボフローのアプリ機能を活用して、社外とのやり取りもコラボフロー化

地域社会への貢献を理念に本土・佐渡島間の海上運送事業を展開

佐渡汽船株式会社は、佐渡島と本州を結ぶ船舶事業のほか、佐渡市専門のふるさと納税サイトや古民家を利用した宿泊施設の運営など、多方面にわたって事業を展開しています。2022年に、みちのりホールディングスの傘下に入ったことをきっかけにコラボフローをご導入いただきました。今回は情報企画部の平野様に、コラボフロー導入の背景や活用方法、導入後の効果などをお伺いしました。

コラボフローを導入した背景

新社長の後押しにより、社内IT環境整備や電子化が加速

当社は長年、決裁などの申請書を紙で運用しており、電子化の話は以前からあったものの、なかなか進んでいませんでした。コロナ禍の影響で一部在宅勤務が始まったことで、紙運用では厳しいとワークフロー製品の選定やトライアルを開始しました。
その後、みちのりホールディングス傘下に入り現尾渡社長が就任したのをきっかけに、一気に電子化が加速しました。ITツール導入を積極的に推進し、社内IT環境整備も行いました。バックオフィス業務の従業員にパソコンを支給し、現場の各拠点にもパソコンを配備し、全従業員が社内ITツールにアクセスできる環境を整えました。

コラボフロー選定のポイント

他社サービスと比較検討の余地がないほどの使いやすさ

コラボフローを初めて見た際に「使いやすい」とインスピレーションを感じたことが、選定の大きなポイントです。また、同じみちのりホールディングス内の湘南モノレール株式会社が、既にコラボフローを導入して運用効果を出しており、製品評価が良かったことも決定打となりました。
契約開始後は、湘南モノレール株式会社の協力もあったおかげで、約1ヵ月という短期間でコラボフローの運用を開始できました。

コラボフローの活用ポイント

佐渡汽船とグループ会社の申請を1つのコラボフローで運用

佐渡汽船の全グループ会社を1つのコラボフロー環境に登録し、佐渡汽船内の決裁とグループ会社間での決裁を1つのコラボフローで運用しています。
これまでグループ会社は個々に独立して決裁を行っていましたが、コラボフロー導入時に決裁ルールを見直して統合し、効率的な運用に変更しました。
紙から電子への切り替えと共に決裁の流れも変わったことで、コラボフロー導入当初は一部からとまどいの声もありましたが、グループ会社ごとに説明会を行って対応しました。今ではコラボフローも定着し、社内では申請することを「コラボフローする」と言われるようになってきました。
次のステップとして、テスト環境を利用し、各グループ会社が欲しい申請書を自分達でコラボフロー化できるよう、取り組み始めたところです。

社外システムベンダーとの「バグ票」連絡もコラボフローで

佐渡汽船、佐渡汽船グループの決裁の他に、システムベンダーとの障害対応報告の「バグ票」連絡にコラボフローを利用しています。
具体的には、システムベンダーにもコラボフローアカウントを貸与し、システムベンダーに佐渡汽船の社内情報が見えることが無いよう、念のための対策として、協力会社とのやり取り専用のコラボフローアプリを別途作成し、システムベンダーのアカウントにはその専用アプリしか閲覧、申請ができないように権限を設定し、社内のコラボフローとは分けて運用しています。

実際の運用内容は、当社基幹システムなどに障害が発生した場合、当社がコラボフローの「バグ票」に入力して申請すると、システムベンダーに届きます。システムベンダーが同じ「バグ票」に、課題確認、改修予定、改修内容、完了報告まで、全ての対応内容を続けて入力していきます。
依頼した佐渡汽船側もシステムベンダーの対応状況を検知できるよう、必要なタイミングでメール通知を行っています。

この業務は元々紙で運用しており、システムベンダーが同じ建物内にいるので何とか運用できていましたが、紙で依頼して、エラーのキャプチャデータを別途メールで送るなど、やり取りが複数で情報が散らばっていました。
全てをメール運用することも検討しましたが、メールはフリーフォーマットなので障害報告に必要な情報に不足やバラつきが起き、返信に返信を重ねていくと情報見落としにも繋がります。

コラボフローにしてフォームの入力欄を整備することで、必要な情報を正しく伝えられるようになりましたし、1つの障害申請に関連データや対応履歴なども全て集約されますので、非常に効率的になりました。
一般的には専用のチケット/バックログシステム製品を使う領域かと思いますが、現場部門に新しく専用製品の操作を覚えてもらう負担をかけるのではなく、既に馴染みのあるコラボフローを活用することで、スムーズに導入できたと思います。

コラボフローの導入効果

決裁スピード向上で申請数が3倍以上増加！

紙で決裁を運用していた頃は、重要な決裁は月1回の会議を待たなければならず、どうしても時間がかかっていました。
コラボフロー導入時に運用を見直し、会議ではなくコラボフロー内で決裁としましたので、今では時間がかかっても3日程度、早ければ即日決裁され、意思決定スピードが大幅に向上しました。

また、コラボフロー導入時の運用見直しにより、今までは申請不要としていた案件も申請必要としましたが、どんな申請もすぐに確認や決裁がされるので、細かい案件でも意思決定の履歴が残り、内部統制も向上しました。

今後の展望

他部署やグループ会社にも権限を委譲してさらなるコラボフロー化を

経理から発注データをコラボフローと連携できないかと相談があり、会計ソフトや経費精算システムとの連携を検討中です。
また、将来的には、コラボフローを管理する権限を他部署にも権委譲していきたいです。
現在は佐渡汽船グループ全体のシステムを佐渡汽船がメンテナンスしているのですが、組織情報変更などの情報を集約するのが大変です。
いずれ佐渡汽船グループ各社にコラボフロー環境を分けて、コラボフローコネクトを導入して、グループ各社が自分達でコラボフローをメンテナンスできるように検討したいですね。