フォームや経路を簡単に作成できる使いやすさが決め手！無駄のない最適ワークフローを構築し、決裁スピードが大幅UP

この記事のサマリー

• 直感的な使いやすさやとフォーム・経路設定の容易さが選定の決め手に
• ワークフローの申請項目・運用を見直し、業務を効率化
• 決裁までに9日かかっていたのが3日に短縮！決裁スピードの大幅向上を実現

総務部 　課長　吹野様、大島様

東京ドームシティの運営をメインに、お客様に感動を届ける複合型エンターテインメント企業

株式会社東京ドームは、東京ドームでのスポーツ・コンサートなどさまざまなイベントの運営管理をメインに、複合型商業施設「LaQua」や遊園地「東京ドームシティ アトラクションズ」 の管理・運営なども手掛ける、複合型エンターテインメント企業です。社内のDX推進に力を入れているさなか、既存の電子決裁システムがサポート終了を迎えるのを機に、2022年にコラボフローへと切り替えました。
今回は、コラボフロー導入を主導した総務部 吹野様、大島様に、コラボフロー導入の背景や選定のポイント、活用方法などについてお伺いしました。

コラボフローを導入した背景

社内のDX推進を実現するべく、電子決裁システムをゼロから検討

大島様：
当社では社内のDXやBPR（ビジネスプロセス・リエンジニアリング）推進が重要なテーマになっており、既存の組織や制度、業務内容を根本的に見直したり、業務フロー、管理体制、情報システムを再設計したりしようとしています。その施策の一つとして決裁システムも見直すことにしました。従来使用していたワークフロー製品がちょうどサポート終了を迎える時期だったこともあり、当社のワークフローをより効率化できるシステムをゼロから検討しようということになりました。3〜4社のワークフロー製品を比較検討し、その中で当社に一番マッチしていたのがコラボフローでした。

直感的な操作でフォームや経路を簡単に編集できる。導入の決め手はこの使いやすさ

大島様：
コラボフローを選択するにあたって、もっとも重視していたのは「使いやすさ」です。
ワークフローは全部署の社員が使います。また、決裁する側の上長は、一日にいくつもの申請を処理しなければなりません。そのため、申請する側、承認する側、どちらにとっても使いやすいシステムであることに重点を置いて検討しました。コラボフローはマニュアルをいちいち見なくても直感的に操作できる仕様でした。

吹野様：
二つ目のポイントは、フォームや経路の作成や編集が簡単にでき、自分達でメンテナンスできる点です。
以前のワークフロー製品では、申請書を1つ修正するにもベンダーに対応してもらう必要があり、時間と費用がかかっていました。コラボフローは、フォームも経路も自分たちで簡単に作成でき、追加や削除といった編集も素早く行うことができます。また、組織改定や人事異動への対応も、時間を要さずに自分達で対応できます。作成からメンテナンスまでを自社で完結できる点も、コラボフロー選定の決め手になりました。

コラボフローの活用ポイント

全申請書の入力項目を最適化し、申請時の入力ミスや入力不足が軽減

大島様：
コラボフローの構築を行う間に、全申請書の種類と入力項目 を精査しました。
以前のワークフロー製品は、メンテナンスをベンダーに依頼する手間があったこともあり、フリーフォーマットの申請フォーム1つを全ての申請に利用していました。そのため、申請者が自分で必要な情報を考えながら入力する必要がありましたし、申請を受ける側も、内容に不足やミスがないかチェックするのに時間がかかっていました。

そこで、コラボフローに申請フォームを作成する際に各申請書の担当部署を巻き込み、全ての入力項目の洗い出しや確認をおこないました。
入力項目の精査と最適化をしたことで、申請者の入力時の迷いや間違いが減り、申請後も、入力ミスや不足による差し戻しや内容確認の手間を削減できました。申請を受け取る側も、必要な情報が最初からきちんと揃うようになりました。
全申請書の項目を1つ1つ精査していくのは大変でしたが、申請ミスが削減され、承認までのスピードが大幅に向上しましたので、この取り組みの効果は大きいと思っています。

吹野様：
他にも、ワークフロー運用ルールの見直しを行いました。
当社の職務権限基準規定 の決裁に関する部分は変更せず、運用ルールを見直す形でワークフローを効率的に回せるように改善しました。
具体的には、承認・情報共有の区別と、承認者などの順番変更です。例えば、以前はかなりの人数に承認を求めていた申請書について「本当に承認が必要な人」「承認は不要で情報共有で足りる人」を整理し、承認が必要な人を経路の前半にまとめ、全承認者の決裁が下りた後で、情報共有が必要な人に回覧する形に変更しました。これにより、決裁スピードが以前のワークフロー製品利用時と比較して約3倍の早さになりました。
また、以前は全申請書の確認を求めていた役職者についても見直しました。大量の確認依頼が届いていたため、確認を求める方式を廃止し、代わりに文書の閲覧権限を付与し、見たい時に自ら検索して文書を閲覧する方式に変えました。コラボフローに変更してからは、以前のワークフロー製品を使用していた時と比べ、ワークフロー運用の全体を効率化でき、電子化のメリットを活かせる運用に改善できたと思います。

紙だった申請書をコラボフローで電子化。転記作業を簡略化でき生産性が大きく向上

吹野様：
コラボフローでよく申請されているのが、工事要求書と、決裁書です。
当社では、工事発注の決裁を行う際には、まず事前の伺いを立てるための工事要求書を申請し、承認が下りたら決裁書を回すという運用をおこなっています。
これまでは、工事要求書 は紙、決裁書は電子決裁と、紙と電子が混在した運用だったのですが、コラボフローを導入した 際に、両申請書を電子化しました。両申請書に共通する項目の入力内容は、工事要求書の内容を、次の決裁書に転記して申請できるよう設定しています。工事関係の決裁書だけでも年間に数百件単位で発生しますので、今まで手で再入力していた工数が削減され、かなりの時短に繋がっています。

コラボフローの導入効果

4ヵ月で約50 フォームと経路を作成。短い準備期間でスムーズに本格稼働へ。

大島様：
コラボフローを導入してから社内で本格運用を始めるまでの4ヵ月間で、約50 種類の申請書を作成できました。
当社が以前使っていた他社ワークフローでは、フォームを少し編集するだけでもベンダーに依頼するなど時間がかかってしまっていたため、これほどスピーディな対応はできませんでした。フォームや経路の作成が簡単なコラボフローだからこそ、短期間にこれだけの数のフォームを準備でき、スムーズに本稼働できた と思います。

9日から3日に！決裁処理が大幅短縮

大島様：
コラボフローを導入して数ヵ月後に導入効果を調べたところ、申請から決裁までにかかる時間が大幅に短縮できていることがわかりました。これまでは9日かかっていた申請処理が3日に短縮されているものもあり、決裁スピードが大幅に向上しています。コラボフローには、確認すべき決裁依頼が届いたことをメールで通知する機能があるので確認漏れが起こりづらく、決裁処理が途中で滞りにくくなりました。

今後の展望

常に最適なワークフロー運用を

吹野様：
現在コラボフローで運用している申請書類を改めて精査して、業務によりマッチしたワークフローを整備していくというのが今後のテーマです。

電子契約システムとの連携でさらなる業務効率化を目指す

大島様：
コラボフローと電子契約システムを連携させて、決裁後の契約締結までのワークフローを一貫して電子化することで、業務効率をさらに上げることを検討しています。これを実現するためにコラボフローと電子契約システムとの連携機能の充実など、今後に期待しています。