コラボフロー化で半月かかっていた月締作業が3日に大幅短縮！

この記事のサマリー

• コラボフロー化で半月かかっていた月締作業が3日に大幅短縮！
• 進捗段階別のビューフォルダでタスク管理を効率化
• 社内定型文書に“帳票出力オプション”をフル活用

管理部　ITグループ　副主任　大塚様

株式会社日本触媒のメンテナンス業務を担うグループ会社

株式会社日触エンジニアリングサービスは、株式会社日本触媒のグループ会社として日本触媒の機械装置等のメンテナンス業務を担っていらっしゃいます。全社的にコラボフローをご活用なさっている株式会社日触エンジニアリングサービスの大塚様に、導入の経緯や活用方法、導入効果などをお伺いしました。

コラボフローを導入した背景

コラボフロー導入のきっかけはコロナ禍による在宅勤務の増加

弊社では、3年前まで他社グループウェアに付属しているワークフロー機能と、紙による申請承認を併用していました。ところが、コロナ禍の影響で事務職員は全員、現場の社員も交代で週1回在宅ワークをすることになり、紙の申請書では業務がなかなか回らない事態に直面しました。そこで、当時の社長がDX化を一気に推し進め、ワークフロー専用製品としてコラボフローを導入することになりました。

コラボフロー選定のポイント

現行のExcel帳票をそのまま活用でき、作成もメンテナンスも自社で対応可能

ワークフロー専用製品は他社製品も複数検討しましたが、コラボフローは元々紙での運用に利用していたExcelファイルがそのままフォームとして使えること、自社でフォームや経路を簡単に作成できることが魅力でした。紙の見た目と違和感のない電子化が可能な上、運用が始まった後のメンテナンスも自分達で柔軟に対応できる点も、コラボフローを選定した理由のひとつです。

コラボフローの活用方法

コラボフロー化は、一番作り易いものから着手

まずは、元々他社グループウェア付属のワークフロー機能で運用していた申請書、具体的には出張旅費精算などの総務系申請書を中心に、フォームや承認の経路がシンプルで作り易いものからコラボフローに移行し、運用を開始しました。

まずは簡単な申請書でコラボフロー運用を軌道に乗せることを優先し、コラボフローの設定や操作などに慣れてきた後で、発注依頼など、設定がやや複雑で登場人物が多い申請書にも着手し、段階的にコラボフローの利用を拡大していきました。

進捗段階別のビューフォルダでタスク管理を効率化

最も申請数が多いのが、「発注依頼」と「納品書/工事完了報告書」です。
この2つはセットで運用され、まず担当者が「発注依頼」を申請し、上長の承認を貰います。その後、購買など各担当に申請書が回っていき、依頼内容に基づいて手配が進みます。
納品後に、購買担当が「納品書/工事完了報告書」を申請し、納品後の確認や支払確認などの後処理タスクの進捗を管理していきます。
納期が1年以上かかるものもあるので、2つの申請書は、あえて転記などで繋がずに運用しています。

また、設定の工夫ポイントとして、申請フォームの右半分に大きなスペースを取って入力説明を記載し、入力間違いによる差し戻しの撲滅を図りました。

申請書の進捗段階ごとにビューフォルダを作成し、各案件の状況をビューフォルダから一覧で確認できるように設定しています。依頼件数や見積待ち、担当者が未処理の案件などを一覧で把握できるので、状況の把握やリマインドに役立っています。

コラボフローの導入効果

月締作業が2週間から3日に大幅短縮！

前述の「発注依頼」と「納品書/工事完了報告書」をコラボフローにしたお陰で、発注から納品まで工数がかなり減りました。特に、毎月締の集計では、以前は半月ほどかかっていたのが、コラボフローにしてからは3日ほどで完了するようになりました。

他にも、決裁まで2週間かかっていたものが2～3日程度で完了するようにもなりましたので、業務効率が大幅に上がっていると思います。

社内定型文書に“帳票出力オプション”をフル活用

健康保険被保険者の変更や新規加入の届出用に、健康保険組合指定の定型ExcelファイルをそのままコラボフローのExcelフォームにして運用しています。
健康保険に変更がある時など、従業員が自分でコラボフローから変更内容を申請し、承認したものを当社の人事担当者が帳票出力でExcelをダウンロードして、そのまま健康保険組合へ提出しています。以前は、従業員から変更の連絡を受けてから、人事担当者が健康保険組合指定のExcelファイルに手入力していた作業を、丸ごとカットできました。

会社として対外的に出す「会社概要」や「送付状」などの定型文書も、コラボフローにしました。
以前は、印刷した会社概要や送付状をストックしていたので在庫管理が必要でしたし、都度自分達で印刷する場合も、どれが最新版のファイルかわからなくなりがちで、古いファイルを使っている人がいたり、勝手に更新して使っていたりと、統制をとりづらいのが課題でした。
そこで、こういった定型文書をコラボフローにフォーム作成し、経路は承認者無しで、申請すれば終了する形にしました。
コラボフローでの運用は、会社概要を印刷したい場合、コラボフローから「会社概要」を申請するとそのまま承認されるので、申請者は帳票出力オプションから会社概要のPDFまたはExcelファイルをダウンロードして、必要な場合は自分で印刷します。
会社概要の情報のうち、代表者氏名や従業員数など、毎年更新が必要な内容はテキスト（一行）パーツのデフォルト値で設定しており、変更時はそこを更新しています。

「最新版はコラボフローから出力する」と統一したことで、最新のファイルを探す手間が無くなりましたし、コラボフローで申請の履歴を見れば誰がいつ出力したかもしたかも把握でき、事務関連部署の社員からかなり好評です。

今後の展望

コラボフロー化の範囲拡大で協力会社との連携をスムーズに

社内業務はかなり電子化を進められましたが、まだ紙でやり取りしている協力会社との業務も、コラボフローで運用したいと思っています。
具体的には、協力会社の方にもコラボフローのアカウントをお渡しして、当社から工事を依頼して、工事完了報告を受け、社内で集計するところまでを全てコラボフロー内でおこないたいです。周囲も巻き込んで、紙のやり取りを少しでも減らしていけるといいですね。