コラボフローへの移行で決裁スピードが3倍に！グルーピングを活用して情報管理もより的確に

この記事のサマリー

• 1帳票あたりの手間が導入前の5分の1に！
• 見たい資料がすぐに見つかる　検索機能で業務効率UP
• 優先順位を見える化したことで、決裁スピードが3倍に！

収納・保管・配送機能を融合した製品の専門メーカー

エレクター株式会社は主力商品のワイヤーシェルフで有名な、収納・保管・配送に携わる機材の製造・販売を手掛ける専門メーカーです。現在コラボフローを導入して6年目になるエレクター株式会社の江口様に、コラボフロー導入の決め手や活用方法、導入効果などについてお伺いしました。

コラボフローを導入した背景

社内リソースと時間を消費していたオンプレミスシステムからクラウドへ移行

コラボフローを導入したきっかけは、以前使用していたワークフローシステムの老朽化によるリプレイスです。弊社では、市場的にかなり早い段階からオンプレミスのワークフローシステムを導入していました。
しかし、オンプレミスでは数年サイクルでハードウェアやソフトウェアの保守や見直しが必要で、ソフトウェアを変えると、それを乗せるためのハードウェアも取り換えなければならなかったのです。そうすると、デスクトップパソコンを使用している社員とノート型パソコンを使用している社員のパソコン入れ替えタイミングとずれることがあり、動作検証に非常に手間がかかっていました。
オンプレミスは価格の安さが魅力ではありますが、結局はメンテナンスや動作検証の手間などの管理面で社内リソースを割くことになります。この管理コストを削減する目的で、2017年頃にクラウドサービスの導入検討を始めました。

コラボフロー選定のポイント

決め手になったのは開発効率の良さ！1帳票あたりの手間が導入前の5分の1に

数あるクラウドサービスの中でも、コラボフローは開発のしやすさが断然魅力的でした。
以前の製品は、フォームのデザイン設計や、入力フォームパーツの配置なども、手入力で1つ1つ細かく設定していく作業が必要だったのですが、コラボフローはExcelを読み込めばそのままのデザインでWebフォームになり、そこにフォームパーツを当てはめていくだけです。この簡単さでフォームが完成するというのは、かなり画期的なことでした。
現在は私がコラボフローでフォームや経路の設計をしていますが、1帳票あたりにかかる手間は導入前の5分の1程度になっていますね。導入前のシステムと見た目がそれほど変わらないので、現場に馴染みやすく抵抗感が少ない点も良かったと思います。

コラボフローの活用方法

的確に情報を流すためのフロー制御にコラボフローが活躍！

コラボフローを導入する際は、組織図を理解していないと最適な承認経路の構築ができないので、そのあたりも含めて社内でのヒアリングを徹底しました。書類が上がっていくルートを細かく聞き出して、どの役職の決裁が必要なのかを見極めて経路を構築しました。
最初は、旧システムで処理していた5～6帳票をコラボフローに作り直しました。その後、部署内で回している書類や社内全体で使うフォーマットの中から、使用頻度の高さなどもヒアリングし、順次コラボフローに移行させました。
他にも営業、販売や在庫に関わる申請もコラボフローで運用しています。弊社では現在70～80帳票をコラボフローで処理していますが、検索機能で各自見たい書類がすぐに探せるようになったので、より管理しやすくなりました。

設定で工夫しているポイントして、各部署に「〇〇担当」としての業務担当ロールを、組織情報の「役職」機能を使って割り振っています。

役職に担当業務ロールを設定することで、例えば営業部×〇〇担当で設定しておけば、営業部のその担当業務ロールの担当者全員に同時に書類が流れる仕組みです。個人名での経路設定を避けることで、組織変更時に経路メンテナンスの手間を削減しています。また、2つ以上の業務担当を兼務している人は、複数の業務担当ロールを付与することで、各自が担当する複数グループの書類を閲覧できるようになっています。こういったフロー制御にコラボフローを活用することで、その業務の関係者・関係部署に、必要な情報が適切に流れるようになりました。

コラボフローの導入効果

書類の優先順位を見える化したことで、決裁スピードが3倍に！

紙やExcelの資料をメールに添付して送るという作業が、ほとんどなくなりましたね。また、承認スピードはコラボフロー導入前より2～3倍速くなっていると思います。私は書類を頻繁に出すような部署にいませんが、それでも決裁がスピードアップしたという実感があります。導入した頃、主に営業職の社員から「コラボフローを入れてから、決裁まで間違いなく速くなりましたよね。」との声もよく聞きました。

紙で申請書を運用していると、決裁者が確認する際、普通は積まれている書類を一番上から順に確認していきますよね。つまり、最初に見るのは一番上にある申請書になってしまいがちだと思うのですが、コラボフローは判定フォルダに申請書のタイトルや申請日が一覧で表示されていますので、今自分が持っている申請書の状態を把握しやすくなっています。決裁者は、どの書類がいつ来て決裁待ちの状態にあるかということを判断して、優先順位をつけて処理できるので、紙の書類を上から順に処理していく頃より、判断や承認のスピードが上がったのだと思います。

今後の展望

今後は経理関係書類もコラボフロー化して、さらなる業務効率改善を図りたい

主要なものはほとんどコラボフローにしたので、今のところ急ぐものは特にありませんが、今後はまだシステム化していない経理関係書類のコラボフロー化に着手したいと考えています。これもコラボフローにするのにそんなに手間はかからないと思いますので、今期中には終わる見込みです。さらなる業務効率改善を図りたいですね。