2,000人規模でも社長決裁まで2日以内に短縮！　他システムとの“連携”で手間を省き、業務効率もアップ

この記事のサマリー

• 旧ワークフローシステムは使い勝手の良さを感じていた反面、検索時間がかかる、システムが止まるなどの欠点を感じていた
• 現状に似たようなシステムを探すも、他のシステムでは難しいと実感
• コラボフロー クラウド版の導入によって、決裁スピードの効率が上がる

業務用冷凍冷蔵庫や冷凍冷蔵ショーケースを中心に、冷やす技術で食のインフラを支えるフード機器の専門メーカー

フクシマガリレイ株式会社は、飲食店の厨房などで主に利用される「業務用冷凍冷蔵庫」、スーパーの売場で生鮮食品などを陳列する「冷凍・冷蔵ショーケース」を中心に、フード機器の専門メーカーとして食を支え、高度な温度コントロール技術で業界をリードしている会社です。

2005年にペーパーレス化の取り組みとして、コラボフローの前身となるオンプレミスのシステムを導入。使い勝手が非常に良かった一方で、検索時間がかかる、システムが止まるなどの問題を抱えていました。
今回新しく「コラボフロー クラウド版」に移行したことによって、どのような効果が見られたのか、情報戦略部の河田様、辛島様に話を伺いました。

コラボフローを導入した背景

コラボフローを長年愛用しているからこそわかるシステムの良さとは？

2005年に旧ワークフローシステムを導入して以降、使い勝手の良さを感じていた反面、カスタマイズを繰り返し加えていたため、最新バージョンにアップデートできず、検索時間がかかる、システムが止まるなど不具合が生じるようになりました。
「非常に使い勝手は良かったです。ただ古くなってきたので、だんだん検索をするのに時間が掛かるとか、システムが止まってしまってアプリが再起動しないということがありました。」

問題はありながらも使い勝手の良さから、長年愛用してきたシステムですが、「OSやハード保守の問題」によって使い続けるってことにリスクを感じるように。
そのため、現状と似たようなシステムを探し始めるも、他のシステムでの代替は難しいと実感したようです。
「コラボフローは、我々の業務に必要な機能が全部あって、これだけ高機能に対応する商品がなかったという点が正直なところですね。」

旧ワークフローシステムに替わるシステムを探していたところ、コラボフロー クラウド版なら「今までやりたかったこと」が実現できると考え、導入に至りました。
また、内容を大きく変えずに抵抗なく取り組むことができたのも、導入のハードルを下げる要因だったようです。

コラボフローの導入効果

コラボフローにしかない豊富な機能で、「意思決定のスピード」を劇的に短縮

コラボフロー クラウド版を導入したことで、仕事の効率が大きく変わったと語ります。

「使い勝手というところは、旧ワークフローシステムと一緒ですが、機能はやはり豊富ですね。今まで当たり前に使っていましたが、他のシステムを探してみるとどれも同じ機能があまりないなと思って。」

豊富な機能が備わっているコラボフローの導入で、“意思決定のスピード”が劇的に短縮できるようになりました。2,000人規模の会社であるにもかかわらず、社長稟議まで1日から2日程度で終わってしまうそうです。
「もともと電子化は進んでいたので、1週間もかかっていませんでしたが、現在は稟議であれば2日以内に決裁されるような感じですね。以前は10段階ぐらいの承認ステップだったのですが、システム導入によって5段階ほどの承認ステップに軽減され、決裁スピードが上がりました。」

本来、同じような規模の会社であれば、2週間程度かかるのが通常であるため、システム導入による大きな効果と言えるでしょう。

決裁スピードの短縮には、コロナ禍に入ってから全社員に導入したビジネス版LINE「LINE WORKS」とコラボフローを連携活用した背景もありました。
「今までPCでやらなきゃいけなかったことも、出先や出張先からでも素早くできるようになりました。特に決裁者である役員クラスは、みんな大体スマホを持って移動しているので、今回導入・連携したことによって決裁スピードが劇的に上がりましたね。」

コラボフローの活用方法

「開発」で解決するのではなく「連携」で解決する

フクシマガリレイ株式会社では、コラボフローを「稟議申請」をメインに活用しています。
稟議決裁された金額を請求金額が超えないように検収管理する仕組みとして、旧ワークフローシステムではカスタマイズ開発で実現していたことを、kintoneと連携することでほぼノーカスタマイズで実現しています。

上記の仕組みを他の申請書にも転用して、採用管理にも活用されています。
今まではExcelで管理などをしていましたが、現在はコラボフローで作成した採用申請で決裁することで、kintone上で採用進捗も管理できるようになり、非常に役に立っています。」

また、APIを活用することで、自社開発の業務システムから、受注データをコラボフローの申請書に自動入力する仕組みも構築されています。
「ワークフローを申請しないと受注入力できないようにすることで、確実に関係各所に連絡を回すことができ、申請者は基幹システムとワークフローの二度入力は不要で、手間にもなりません。」

今後の展望

基幹システムの刷新プロジェクトが進行中。コラボフローとの連携で更なる業務効率化を期待

コラボフローを利用した今後の展望について伺いました。

「直近、基幹システムの刷新プロジェクトが進行していますが、そのシステムともコラボフローを連携させたいと考えています。システムごとにワークフロー機能を持たせるより、専門システムであるコラボフローに連携した方が、やりたいことを柔軟かつ簡単に実現できると思います。」
従業員やお客様にとってより効率の良いシステムの開発や導入を進めたいと話してくださいました。