約62.2％の時間削減に成功！　教職員の業務のひっ迫をコラボフローが改善

430年続く、長い歴史と伝統のある教育機関

学校法人駒澤大学様は1592年から430年続く歴史のある学校で、これまでに23万人を超える卒業生を送り出されています。現在は文系を中心とした総合大学で、約1万4千人が学んでいます。 2021年からはデジタル化推進による大学のマネジメント改革を掲げられ、業務効率化による生産性の向上のために、大学の発展につなげる取り組みの一環としてコラボフローを導入されました。 今回はコラボフローの選定理由や導入効果などを、駒澤大学 総合情報センター 情報ネットワーク課の武田様に伺いました。

ワークフロー導入の目的

業務効率化を図り、教職員の業務の逼迫を緩和

大学に求められる機能や役割が年々増えていく中で、教職員の業務が逼迫している状況が続いています。その中でも申請から決裁、またそこから派生する業務に関わる時間が膨大に消費されていました。 そこで、一連の申請に関わる業務フローの見直しや業務効率化を図るために、ワークフローシステムの導入を決定しました。

コラボフローを選定したポイント

申請・決裁業務のみならず派生業務も自動化でき、使いやすいUI

ワークフローの導入は、業務の効率化や時間短縮化が目的でしたので、単に申請・決裁できるだけのシステムではなく、そこから派生する業務、関連する業務をどれだけ自動化できるかということをポイントにしていました。 例えば1つの申請においても、関係者にメールで共有したり、関連部署に改めて依頼文書を提出したりするなどの作業が発生していました。 コラボフローでは事前にワークフロー上で設定をしておくことで、通知や依頼などすべて自動化できるため、より高い業務改善効果を期待できると思い、採用しました。 また、ICTツールが苦手な教職員も多くいるので、苦手な方でも説明いらずで使えるシンプルなUI（ユーザーインターフェース）であることも条件の1つでした。コラボフローのUIは非常にわかりやすく、使いやすいと思い採用しました。 導入から1年経ちましたが、申請から決裁に関わる操作についての問い合わせはまったくありません。

コラボフローの活用方法

約90種類のワークフローが稼働！　申請や稟議などあらゆる場面でコラボフローが活躍

今現在約90種類のワークフローが稼働し、主にバックオフィスで利用されています。施設利用や機器購入などで多く申請され、その他稟議、部内決裁などあらゆる場面でコラボフローが活躍しています。 本学ではGoogle Workspaceを業務で利用しているため、認証部分で連携することで、シームレスにコラボフローを利用できています。

経路例：休講届

コラボフローのアカウントを持たない教員・講師からも休講の申請が行えるようにコラボフォームを利用しています。教員からの申請後、教務部にて受理・処理を行い、その結果を申請者へと通知する流れとなっています。

コラボフローの導入効果

約62.2％の時間削減に成功！　教職員の業務逼迫の改善の一端に

導入して約半年経過した時点で、申請数の多い8つの文書を対象に効果検証を行いました。その結果、紙運用と比較して平均約62.2％もの時間を削減できていることがわかりました。この数字にはリモートワークや出張等で不在の場合は含めていないため、実際はより高い効果が出ていると思います。 こうして削減して生まれた時間や人手をより重要度の高い業務や新規事業に充てることができるようになりました。そのため、そもそもの課題であった教職員の業務逼迫については、改善の一端となっていると実感しています。