決め手は「組織の規模や変化に柔軟に対応する」こと。 kintone連携で申請後の業務も大幅に効率アップ

創業100年を迎え、さらに100年後も旅を楽しめるように挑戦を続ける

星野リゾート様は、1914年に長野県軽井沢町に「星野温泉旅館」を開業され、2022年に108年目を迎えられたリゾート運営会社です。「星のや」や「界」ブランドをはじめとして国内外で50を超えるリゾート・旅館・ホテルを運営されています。100年後も旅を楽しめる世界のために挑戦し続ける星野リゾート様の会社規模は年々大きくなっています。会社規模の変化に伴って変わっていく業務に対応するため、コラボフローを導入されました。 導入前の課題や選定のポイント、導入効果や今後の展望について、情報システムグループ　グループディレクターの久本様、そして小竹様にお話を伺いました。

導入のきっかけと導入前の課題

毎年変わる業務や組織の変化に応じたメンテナンスの負担

久本様：情報システムグループは、現在星野リゾートグループ全施設の基幹システムの開発・運用・セキュリティ対策、パソコンのキッティングまですべて担当しております。一番大きかった課題は、業務や組織が変わるたびにシステムをメンテナンスしなければならなかったことです。私たちの会社の規模は、年々大きくなってきています。それに合わせて組織も大きく変更すれば、担当している部署の業務プロセスも毎年のように変わっていました。

私たちは従来300のワークフローを使っており、ひとつひとつのワークフローごとに承認経路を持っていることが多い状況でした。その300のワークフローひとつひとつを業務が変わるたび、組織が変わるたびにメンテナンスをしなければならなかったというのは、すごく大きな負荷でした。それを改善するにはkintoneの標準機能だと少々厳しくて、専用のワークフローシステムが必要だと思っていました。

コラボフロー選定のポイント

kintoneの機能を補い、直感的で誰でもシステム構築が可能！

小竹様：コラボフローは、kintoneとの連携がとても強く、コーディングをしないスタッフでも容易にシステム構築ができることが導入の大きな決め手。kintoneは既に全社のプラットフォームとして導入していたのですが、プロセス管理で少し弱い部分がありまして、変化に耐えられない部分だったり、組織の規模についてこられない部分があったのが私たちの大きな課題でした。そこに関してコラボフローは、直感的な操作での経路の構築であったり、コーディングをしないスタッフでも直感的に操作してシステムを構築することができたのが大きな導入の決め手でした。

コラボフローの導入効果

kintone連携で申請後も大幅に業務効率がアップ

小竹様：従来300あったワークフローを、コラボフローの仕組みを使って100まで減らせました。今は社内のワークフローの申請すべてにコラボフローを使っております。具体的には出張する際の申請や、物品を購入する際の申請、引っ越しをした際の身上異動届などさまざまな用途のワークフローすべてに使っております。

コラボフローを導入したことにより、元々kintoneに集約されていた社内の業務に関してもワークフローのエンジンが強力になったことで、よりスピーディーかつ、より正確にワークフローの進行を進めることができるようになりました。ワークフローを申請するだけではなく、申請した後の業務に関してもコラボフローと連携させることで大幅に業務の効率がアップしました。年々私たちもスタッフの数が増えている中でも、そういった変化にも耐えられる正確性の強いシステムができたことは大きいと思っています。

コラボフロー×kintoneでの利用全体イメージ

今後の展望

久本様：私はすべての業務はワークフローだと思っています。いろんな部署がある中で仕事を進めていくとき、ある程度手続きが必要になってくると思うんです。私たちの展望としては業務のエンジンとしてコラボフローを全業務に導入していきたいと思っています。自分たちの業務に合わせて自社でたくさんのアプリケーションを開発しています。自社で作る業務の中にもコラボフローの仕組みを組み入れていきたいと思っています。そうすると実際に業務を行うスタッフは従来のワークフローにもかかわらず、日常業務の自分のやるべきことが次から次へとやってきて、処理したら次の人にまわるという環境を作れると思います。そういった日常業務の流れを一元的にしていきたいなというのが私たちの次の展望です。