紙に付随するタスクがなくなり効率アップ！1週間かかっていた決裁が半分の時間に

創立80年、日本を代表する新薬研究型の製薬企業

エーザイ株式会社様は、1941年に日本衛材株式会社として設立された、2021年で創立80年の日本を代表する新薬研究開発型の製薬企業です。営業拠点のみならず研究・生産の拠点もグローバルに展開され、社員は国内で3,000人、グローバルでは1万人を超え、世界各国に高品質な医薬品を供給されています。現在は、脳神経系領域およびがん領域に対して重点的にアンメットメディカルニーズ（まだ満たされていない医療上の課題）にも取り組まれています。エーザイ様では、社内の電子化のためエーザイ筑波研究所でコラボフローを導入され、そこで研究環境の整備をされている筑波サイトマネジメント室の方々が社内研究発表会にてコラボフローを紹介され、それをきっかけとしてコラボフローの導入が他部門に広がり、今や全社でご利用いただいています。今回は、エーザイ筑波研究所、筑波サイトマネジメント室の渡辺様と計画管理統括室の江藤様にお話を伺いました。

導入のきっかけと導入前の課題

導入のきっかけ

2019年度末までに、全社的にNotesからSharePoint Onlineに情報プラットフォームを移行することをきっかけとして、社内の電子化を検討しました。

導入前の課題

渡辺様：私がいる部署は筑波サイトマネジメント室といいまして、研究をしている方々が安心して研究に携わることができるように、多方面で研究環境整備を行う部署です。元々研究者でしたが、2年半前に現在の部署に異動し、固定資産税を管理する業務を任されました。そのときに大変たくさんの申請が紙で行われていることに驚きました。紙やExcelでの申請・承認も非常に多く、印刷、手書きサイン、押印、回覧、社内郵送などの作業が生じ、申請者、受付者、承認者すべてに負担が生じていました。また、弊社はグローバルにプロジェクトを進めていますので、担当承認者が海外出張で不在となりプロセスが遅延することもありました。

コラボフロー選定のポイント

渡辺様：単に申請・承認に関する情報は、それを1つのデータベース・知識資産だと捉えています。したがって、申請のデータがデータベース化され、再利用、利活用できることが必要だと思っていました。特にサイトマネジメント室は、元々研究者だった方が異動して来られることが多く、過去の知識や判断の根拠を蓄積して、それをすぐに理解してキャッチアップできるようなツールを探していました。

江藤様：私の立場からするときちんと運用できるのかがとても重要でした。それについてIDの管理やアクセス権の管理がきちんとできるかや、大きな規模で使うこともできるようにデザインされているか等を評価し、コラボフローを選定しました。

渡辺様： 研究所では、IT担当部署に任せるだけでなく、自分でワークフローを作って、「業務を効率化して研究に専念しよう」という文化がありましたので、自分で作れるということも重要なポイントでした。ユーザー視点で選定したポイントを５つにまとめました。

1. 自分だけでなく過去のすべての人の申請を閲覧し、再申請利用することが可能（利用を制限することも可能）
2. これまで申請書に使っていたExcelをもとにして簡単に申請フローを作成することができ、ITリテラシーが高い人のみならず、誰でも希望すれば自作できる
3. 承認時のコメントだけでなく、協議途中の相談・回答も履歴として残して閲覧することが可能
4. 転記機能、帳票印刷オプション、kintone連携オプションがある
5. これまで使っていた申請書の見た目そのまま、印影がある安心感、やはり紙でも保存したい、といった効率化だけではない日本人に合った安心できる働きやすさが考慮されており、社内で広く受け入れてもらいやすい

コラボフローの活用方法と導入効果

活用方法

渡辺様： コラボフローを一番使っているのは、当初担当していた固定資産管理です。これには大変たくさんの付随する申請があるので、固定資産管理だけでも今12のワークフローが稼働しています。車両関係の申請や人事の申請にも利用しています。もちろん社内稟議も複数のワークフローが立ち上がっています。また、研究所ならではの、多くの組織にまたがる複雑な業務、実験動物の管理や、機器が壊れた時の修理日程調整や作業結果確認といったリレーショナルなワークフローにも活用が広がっています。

導入効果

渡辺様： 圧倒的に承認までの時間は早くなりました。いつでもどこでも内容を確認できることで、承認を得るまでに1週間かかっていた申請プロセスが半分程度に短縮されました。さらに、印刷物のコピーやPDFを作成してバインダーやフォルダに保存したり、事前にメールでも承認依頼したりする重複作業もなくなり、社内郵便で郵送する業務もありましたが、ゼロになりました。申請者も、チェックする私たちサイトマネジメント室も、承認する役員の方々も、大変楽になったと聞いています。

江藤様：Excelの帳票をそのままWeb画面にできることは、利用者にとっては馴染みのあるユーザーインターフェースとなり、かつワークフローを想像しやすいため、直感的に使いやすいと思います。また、組織改編などがあると「この段階に審査者と１名加えたい」といったことがよく起こります。他のワークフローシステムの場合、きっちり組み上げているのでビジネスからの要求に対して自分たちだけでは変更できず、ベンダーに依頼するためコストと時間がかかっていました。コラボフローでは、その場で自分たちですぐに変更できるのでスピードとコストの両面から大きなメリットだと思います。

渡辺様： 紙申請をオンライン化したことで、COVID-19蔓延による自宅勤務が急激に進みました。紙の使用に関して、研究開発部門はCO2削減目標も掲げておりますので、微量ながら環境への配慮にもつながりました。

経路例：除却申請

固定資産の除却時に、フォーム入力を行うと、固定資産データベースから検索、必要事項を自動入力します。決裁後は別途、除却報告書をコラボフローで提出することで除却の一連の流れが完結する。

今後の運用方法

渡辺様： 申請と承認は、単にそれで終わるのではなく、会社としての貴重な資産です。なぜこの判断に至ったかという個人に属するような暗黙的な知識、人事や資産のデータなど、既存データベースと連携してコラボフローを通じて活用できるようなプラットフォームになってほしいと思っています。社内では、今後さらなる利活用を自律的に進めていくために、社内ユーザー会のようなものを作って、利活用の実践知共有をし、IT専任者と相補的にユーザー同士も一緒に自分たちに合ったシステム運用をつくっていきたいと思います。