サイボウズとの連携で承認業務を電子化。決裁スピードが2倍超に向上

まもなく創立100年を迎え、さらにその先の未来へ飛躍を目指す

京阪バス様は、大阪、京都、滋賀エリアを中心に、路線バス、高速バス、定期観光バスなどのバス輸送サービスをご提供なさっています。地域社会への貢献をモットーとして、ホテル、オフィスなどの賃貸事業も充実。まもなく創立100年を迎える老舗企業ながら、大阪万博やIRを見据えて自動運転の実証実験を行うなど、技術力に裏打ちされた先進的な風土をお持ちです。鈴木一也代表取締役社長就任直後の2016年に、電子会議などの業務の電子化を加速。鈴木社長直轄のICT推進部では、稟議書、回覧書の電子化にあたってコラボフローをご採用くださいました。導入の経緯や効果などについて、社長の鈴木様をはじめ、ICT推進部部長の西川様、課長の吉村様、主任の大久保様、そして中川様にお話を伺いました。

導入の経緯とワークフローで改善したい問題点

稟議書と回覧書の区別がない

鈴木様：承認業務を電子化すれば、外回り時のちょっとした待ち時間でも書類を確認できます。効率化を図り決裁スピードを速めようと、就任後、率先して社内に号令をかけました。
西川様：稟議書は担当者の決裁が必要な書類、回覧書は連絡事項などを報告する書類です。しかし、以前は２つの書類の区別がされていませんでした。書式も、経路も同じ。稟議書であっても、本社の全員に回っていたのです。

長い確認期間で決裁者もあいまいに

吉村様：営業などの外回りが多い者のところで文書が止まって、机の上に積まれているという光景も珍しくありませんでした。発案者の元に戻るまで、早くても２週間はかかっていたかもしれません。しかも、ハンコが30個も40個も押されたスタンプラリー状態で。稟議書でも、決裁者のハンコがどれなのかわかりません。決裁スピードだけでなく、このような状態を解消する必要もありました。

コラボフロー選定のポイント

柔軟なシステムと素早い対応

大久保様：システムの選定にあたっては、他社製品も検討しました。選定する際に重視したのは、①システム構築の行いやすさ、②価格、③サポート体制です。最終的にコラボフローに決めたのは、当社の複雑なワークフローにも対応できるシステムの柔軟性があったからです。試用期間中にはこちらからいろいろな問い合わせをしましたが、そのレスポンスが早いことも好印象でした。

初心者でも扱いやすい

大久保様：導入で一番のネックになるのは、実はシステム面ではなく制度面の整備です。他部署と調整しながら制度を作り上げなくてはなりませんから、ICT推進部にはいろいろな部署での実務経験者が集まっています。逆に言えば、実務経験は豊富だけれどシステムは初心者。そういう者たちでも扱えるという点でも、コラボフローはちょうどよい製品でした。
西川様：グループ会社全体で導入しているサイボウズとの親和性も決め手でした。一から事案を立ち上げることなく、移行できますからね。

導入を機に制度を整備　社内の反発を乗り越える

回覧と稟議で経路を明確に分ける

西川様：電子化と同時に、経路を整備しました。回覧書は、本社の約140人全員に一斉にメール配信をします。稟議書では、担当部署に配信して、課長、次に部長の承認が得られれば担当役員を経て社長に決裁が行く流れにしました。稟議書では、係長以下は確認するだけです。

十分な説得を要した導入の前後

吉村様：当初はデジタルアレルギーというか「紙のままでいいじゃないか」と他部署から反発されることもありました。説得を重ねるとともに、抵抗の少ない回覧書から電子化を始めました。稟議書をスタートさせたのは、その約半年後です。
中川様：経路を決定するまでも試行錯誤がありました。試行して、問題が見つかれば作り直す。こんな作業を20回は繰り返したかもしれません。
西川様：それでもスタート時は反応が遅くて、紙のときと変わらないスピードだったのです。「承認を待っています」と根気よく言い続け、意識を変えてもらうようにしました。

コラボフローでスピード改革・意識改革を実現

１日以内で済むことも

大久保様：稟議書の中には、担当部署全員の承認が必要な場合もあるのですが、それでも今では１週間で回ります。以前の半分以下の期間ですね。回覧書はもっと早くて、1日以内、数時間で全員の確認印が返ってくることもあります。特に社長がもっとも反応が早いのです。
吉村様：外回りの社員でも、タブレットやスマホで書類を確認できますから。また、こちらも誰が確認や承認をしていないかを把握して「確認、承認をしてくださいね」とお願いすることができます。

文書の書き方にも変化が

西川様：以前はダラダラと書いている文書もありましたが、コラボフローの決められた書式の中で、簡潔にわかりやすく文書を書こうとするようになりました。コラボフローの導入を通して、さまざまな意識が変わっていった。そのプロセスは意義深いと思っています。