既存帳票の置き換えで移管がスムーズに 業務効率アップに加えペーパーレス化も実現

札幌から世界へ、歌声合成ソフトウェア「初音ミク」で大活躍

クリプトン・フューチャー・メディア株式会社様は、効果音などのサウンド素材を輸入、日本市場でライセンスを販売する「音の商社」として創業。現在ではDTMソフトウエア、サウンド配信ストア、音楽アグリゲーター、3DCGシステム、スマホゲーム開発など、多岐に渡るサービス構築・技術開発を行っています。また、歌声合成ソフトウエア「初音ミク」の開発会社としても認知されており、キャラクターライセンス事業も行っています。数年前から独自の評価制度を行っていましたが、目標管理に利用していたクラウドサービスの動作が遅く、業務効率に支障をきたしたことから、数々のシステムを検討しコラボフローをご採用くださいました。現在は、稟議書や申請書などの回覧もコラボフロー内で行っています。そこで、導入の経緯や効果などについて、管理チーム チームマネージャー 初山史子様にお話を伺いました。

コラボフロー選定のポイント

こだわりを捨てたことが突破口に

思い切って人事評価システムにこだわるのをやめ、プロジェクト管理などのツールを探すように方向転換しました。WEBのまとめサイトで掲載されているようなワークフローシステムを検討したところ、コラボフローにたどり着きました。ここまで半年程度かかったと思います。

既存の帳票を使えるのが一番の決め手

コラボフローに決めた理由は、いくつかあります。数社のシステムを使って比較しましたが、直感的に操作できるユーザーインターフェースは断然使いやすかったです。価格も機能を考えると納得のいくものでした。そして、一番の決め手となったのは、エクセルでフォーム作成が出来るので、特別な知識がなくても運用できる点です。さらに、APIを使った拡張性があるので、本来検討していた目的以外でも利用できることも、コラボフローを選んだ大きな理由でした。

導入から浸透までがスピーディーに

コラボフローを導入しようと決めてから、2カ月ほどで導入までこぎつけました。代表を含めた社内プレゼンを経て導入が決定してから運用開始まで、素早く進行できたと思います。しかも、全社員に広がり本格稼働するまでにかかった期間は約1カ月。これだけ短い期間で浸透したのは、操作性がシンプルでわかりやすいことが理由だと思います。

形にとらわれないことが使い勝手を広げた

社員と上長を繰り返し行き来するワークフローが作れた

目標管理に関しては、社員と上長の間で、目標設定や進捗、結果についての報告を毎月行っています。そこで、社員→上長→社員→上長という経路を設定し、コラボフロー内を行ったり来たりさせています。本来の使い方とは違うかもしれませんが、この方法を採用したことで、目標管理がスムーズに行われています。

当初の利用目的以外の場面でも活躍

経費稟議、出張計画・精算、代表印の押印/著作物発注の稟議など、さまざまな稟議や申請を、社内の業務システムとコラボフローをAPIで連携して行っています。コラボフローの進捗に応じて社内システムがAPIで参照してイベントを発生させるので、業務効率が上がりました。特に、キャラクターライセンスや音楽ライセンスを扱う部署での使用頻度が高く、企画承認、発注、経費稟議など、業務における中心的な部分で利用しています。紙での稟議は、エクセルでフォームを作成していましたので、置き換えはとても容易でした。また、入力画面の見た目が変わらないことを重要視していたので、社員にも受け入れてもらいやすかったです。

小さな業務の削減で大きなスピードアップに

社内でのやり取りの多くがコラボフローに置き換わることで、同じ情報を何度も入力する、紙に印刷する、転記する、といった、様々な作業が不要になりました。平均すると、1週間かかっていたものが1日で終わる、というくらいスピードアップした感覚です。

進捗状況の見える化で、管理も楽に

基本的には従前から使っている紙のフォーマットを置き換えたのみですが、申請書によってはセルフチェック欄を設けるなどして、手戻りが少なくなるようにしています。WEB上で決裁が可能となったため、決裁スピードが向上。また、紙の申請では、どこまで稟議が進んでいるのか不透明だったのですが、コラボフローで「見える化」されることで、進行状況が分かるようになりました。

取材日：2019年10月