kintoneとデータ連携で契約書管理業務を電子化／管理コストを半分以下に大幅削減

インターネットで日本と世界をつなぐグローバルプラットフォーマー

今や誰もが手軽に利用できるネットショッピング。そのEコマース（電子商取引）事業とインキュベーション事業の二つを軸に、日本と世界を繋ぐ様々なサービスを展開なさっているBEENOS様。
宅配便で送ってブランド品を買い取ってもらえる『ブランディア』、日本の通販サイトを海外からも気軽に利用できる『転送コム』と『Buyee』、　日本語だけで海外マーケットプレイスeBayの買い物ができる『セカイモン』など、日本と世界の言語や仕組の違いなど様々な障壁を越えて互いに気軽に利用できる様々なグローバルEコマース事業を展開なさっています。
その様々な事業を管轄する法務部での「ある問題」を解決するためにこの度コラボフローをご採用いただきました。導入の経緯や運用の様子・改善効果について、IT室長の一條様、法務室の安保様にお話を伺いました。

導入の経緯とワークフローで改善したい問題点

契約書をGaroonのワークフローとExcelで管理

安保様：子会社も含め関連会社7社分の法務業務をBEENOSの法務部が行っており、毎月膨大な量の契約締結作業や、管理業務が発生しています。元々はGaroonのワークフローを使っていて、契約申請へ承認が下りると法務部が契約書の製本・押印をし、控えの原本回収が完了したらGaroonのワークフローの内容と契約書原本を見ながら１つずつデータを手入力して契約書管理台帳を作成し管理していました。

膨大な量に、作業が追い付かない業務も

安保様：7社分で月に50～100件ぐらいは契約申請があったと思います。そうなると、いつも半日は新規契約分のデータ入力で終わってしまい、契約更新の管理まで作業が追い付かないんです。契約期限や自動更新時期の見逃しにもつながりかねません。そこで、まずはExcelの契約書管理台帳をサイボウズのkintoneへ移行し、kintoneの「通知機能」で契約期限前にアラートを出すような形にしたいと考えました。ところがGaroonとkintoneはデータ連携をしていないので、結局はkintoneへ手打ちすることになり、手作業は削減できなかったんです。手入力による入力ミスも発生していたので、ここをどうにかできないかと思っていました。

コラボフロー選定のポイント

カスタマイズ開発をコラボフローへ変更

一條様：kintoneとGaroonをデータ連携させる為にカスタマイズ開発を依頼しようと考え、見積を取って話も具体的に進んでいたんです。
安保様：当社が契約書管理の電子化で実現したい点は、kintoneによる契約更新期限の自動通知、kintoneへのデータ自動登録、これに加えマスター連携を希望していました。当社は契約相手先ごとに管理番号を付与し、多量の契約書原本との紐づけや契約相手マスタと管理番号を連携させて自動でkintoneに登録するのを理想としていたのですが、Garoonのカスタマイズ制約の為マスター連携は開発できないといわれたんです。
一條様：開発に必要な額も大きいのに、やりたいことが実現しないとなると、さてどうしようかと困っていたところに、当社のエンジニアが「こんな製品があるよ」と、コラボフローを見つけて教えてくれました。

開発予算の半分で実現

一條様：開発について社内で検討したところ「人を雇った方が早いのでは」という意見も出ていたんです。結局コラボフローに変更して、当初想定していた開発予算の半分程に抑えることができました。

汎用性とメンテナンス

一條様： kintoneとGaroonの、限定したワークフロー１～２本のデータを連携させるためだけにこれだけの費用をかけて開発するのかと、非常に限定的な機能の開発で汎用性が無い点も気になっていました。さらに、ちょっと修正したくても自分達ではメンテナンスができない点も心配していました。
安保様：コラボフロー導入後は全て社内でメンテナンスできています。運用開始後のトラブルもないですし、修正も非常に簡単です。組織変更があっても承認する役職は変わらないので、マスタだけ修正すればいいのもメンテナンスが楽でいいですね。

取材日：2017年8月