導入と同時にワークフローをフル稼働／短期間で電子化を完遂し、社内へ浸透させる秘訣とは？

豊かな高齢社会を創る 地域の総合ケアセンター

デイサービスから宿泊サービス、サービス付高齢者向住宅への入居まで、地域を支える介護サービスをトータルに運営なさっていらっしゃるやまねメディカル様。年齢を重ね日々の生活がちょっぴり不安になってきたとき、見守りが必要になったとき、介護で困ったとき…地域の皆さまが気軽に頼れる相談窓口として、デイサービスを中心とした総合ケアセンターを全国に64施設運営なさっています。
介護事業に伴う膨大な申請書類を紙で運用する際の様々な問題を解決なさるために、この度初めてのワークフロー専用製品としてコラボフローをご採用いただきました。導入に至った経緯や導入効果について、管理本部の日置様、島田様にお話を伺いました。 

導入の経緯とワークフロー選定の流れ

膨大な量の申請書　紙運用の限界が

日置様：今回が初めてのワークフロー導入で、今までは紙で申請書を運用していました。施設で物品を購入する際、備品の修理やメンテナンスなど、少額であっても費用が発生する際は申請が必要なので、申請書の量は膨大でした。決裁する流れとしては、紙の申請書をスキャンしてメール添付、本社で印刷して承認者にハンコを貰うという流れでしたが、途中で書類を紛失したり、誰のところで処理が止まっているのか把握できなかったり、外出の多い決裁者で滞ったり、と色々と問題が発生しており、何とか解決したいという事でコラボフローを導入しました。 

現場のスピードに追い付けない弊害も

日置様：紙で申請書を運用していた時は、申請から決裁が下りるまで早くて1週間、長いと2週間はかかっていました。ところが現場の施設ではそんなに待っていられません。例えば洗濯機が壊れれば施設はすぐに対応しなければならず、決裁を2週間も待っていると業務に多大な支障が出てしまいます。結局、施設は申請を出しつつすぐに口頭で承認を得て申請内容を実施し、書類は後から決裁されることもしばしばでした。すると書類を突き合わせる広島事務センターから申請書の決裁日と領収書日付の矛盾を指摘されることもあったのですが、コラボフローを導入してからは劇的に改善されて殆どなくなりました。

コラボフロー選定のポイント

コラボフローをピンポイントで

日置様：監査法人から「コラボフローがいいよ」とピンポイントで紹介があり、そのまま採用が決まったので他社製品との比較もせずに導入した形です。
島田様：ワークフローで実現したかったことは充分クリアできていますし、操作も簡単ですので、問題なく使えています。電子化によって改善された効果が非常に大きく、コラボフローを導入してよかったと思います。 

きっかけは紙運用の限界

日置様：紙での運用は本当に大変でした。無くなる、途中で止まる、誰が止めてるか、誰が無くしたかもわからない、とにかく時間も手間もかかる。当社の場合施設が申請した書類は統括するスーパーバイザー(以下SV）の承認が必要なのですが、SVは施設間を飛び回っているので、メールで届いた申請書をわざわざ施設に行って印刷し、ハンコを押してスキャンして、またメールで送るという手間も時間も無駄ですし、この運用自体がそろそろ限界でした。 

ワークフロー導入で改善されたポイント

１週間が１時間に？！ iPad活用でスピード承認も

日置様：紙だと申請から決裁まで1週間～2週間かかっていたのが1日遅くても2日で処理されるようになりましたし、本当に急いでいる際は別途連絡が入り、こちらもすぐに承認していますので、申請から1時間で承認が下りることもあります。外出が多い社長も副社長もSVも、みんな出先からiPadでどんどん承認できるので、本当に早くなりました。
紙で運用していた頃は「承認する側」も大変だったんです。出張で3日も席を空ければものすごい量の決裁待ち書類が溜まり、処理するのに一苦労でした。コラボフローを入れてからは出先でサッと承認できるので大いに助かっています。承認者側のリソースを有効に活用する意味でもワークフローはぜひ導入するべきだと実感しました。 

停滞も所在も　一目瞭然

日置様：申請書が誰で止まっているかがすぐにわかるようになった点も良かったです、紙で運用していた時はどこで止まっているかすらわかりませんでしたから。
今は毎朝止まっているものをチェックして、2日以上止まっているものはこちらから声をかけるようにしています。せっかく便利になったんですから、溜めグセを作らないようなルールにしています。

取材日：2017年1月