ワークフローでオフィスワークをナビゲーション／タスクをつないで「ペーパーレス」の先を行く業務改革を

美容と健康の Made in Japan を世界へ

女性なら誰もが憧れる美顔器「ReFa」や、あの世界的サッカー選手でおなじみのEMS機器「SIXPAD」など、さまざまな有名美容機器やウェルネス機器を開発から製造・販売までトータルに手掛けていらっしゃるMTG様。美容と健康をテーマに、美容機器、医療機器、化粧品など魅力ある商品を次々と世に送り出していらっしゃいます。 
商品の人気と共に事業規模も拡大を続けるMTG様で、ワークフロー専用製品としてコラボフローをご採用いただきました。ワークフロー導入の経緯や選定のポイント、導入効果や今後の展望について、管理本部情報システム課の篠崎様、榊原様、谷村様にお話を伺いました。

導入の経緯とワークフロー選定の流れ

事業規模拡大で 紙運用の限界が

篠崎様：拠点増加や事業拡大に伴い稟議書が1日30～60件は回るようになり、さすがに紙では処理が追いつかなくなっていました。書類が移動する時間的コストや紛失リスクなど、紙運用の弊害も増えていました。 
谷村様：他書類も含めると1日100件を超えていましたので、多量の書類を捌く中でチェックが甘いまま処理したり、決裁も遅くなったりと、紙で申請書類を回す運用が限界に近づいていたと思います。 

10～20製品を比較検討

篠崎様：業務改善プロジェクトが発足し、その一環でワークフローの検討を開始しました。パンフレットを一通り集め、基幹システム付属のワークフロー機能を含め10～20の製品を調べました。その中からワークフロー機能に特化し、かつ柔軟な製品を、という点で絞り込んでいきました。最終的にコラボフローともう１社の2製品に絞り、さらにじっくり比較検討した結果、コラボフローに決定しました。 

コラボフロー選定のポイント

誰でも使えるシンプルさ、直観的な操作性

谷村様：コラボフローの運用が始まって数か月経ちますが、全体的にシンプルでわかりやすいシステムなので、皆に事細かに説明をしなくてもスムーズに利用してもらえています。操作に細かい説明が必要な難しいツールだと結局皆に使ってもらえないので、この「わかりやすさ」は重要だと思います。 
榊原様：他製品と比べてもユーザビリティが特に良かったと思います。画面が見やすく直観的に使える「使いやすさ」は選定時のポイントでしたから。あとは「価格」。機能に対してコストのバランスが良かったです。 

kintoneとの連携

篠崎様：サイボウズ社の「kintone」と連携できる点も選定の際考慮に入れました。現時点では連携していませんが、kintoneを使っている部署もあり、将来的には連携する可能性もありますのでこの点も考慮しました。 

ワークフロー導入で改善されたポイント

１週間が１日に？！

榊原様：コラボフロー導入のメリットは色々と感じましたが、中でも「スピードアップ」が歴然としています。 
私も先日稟議を申請した際、今までは決裁されるまでに１週間以上はかかっていたのですが、コラボフローでは1、２日で決裁が下りて回答が来ましたので、スピードはかなり上がったと実感しましたね。 

申請ルールの見直しと徹底

篠崎様：紙で運用していた頃は内容や金額で上長が判断するなど申請ルールが不明確な部分がありましたが、コラボフロー導入にあたり、全てを明確にし、ルール化しました。 
谷村様：１つずつ申請フローを洗い出した上でシステム化していきましたので、業務自体が整理できたと思います。運用開始後には各自の裁量で処理していたものも表面化され、少しずつ是正していきました。 

３人分のリソースが

篠崎様：今までは申請書を総務部に提出し、総務が確認、各決裁者へ回してハンコを貰い、再度確認して決裁後の書類のファイリングして、という流れだったのですが、コラボフロー導入後はこの部分の業務が丸ごとなくなったので、工数的に3人分は空いたのではないでしょうか。 

取材日：2016年10月