ワークフロー選定のポイントは「見た目」／いかに従業員にストレスをかけずに電子化を実現するか

挑戦を続けるワークウェア業界の革命児

株式会社コーコス信岡様は、明治34年備後絣を扱う繊維問屋から始まり、昭和45年には従来地味な色が中心だった「作業着」のイメージを打ち破る「カラーワーキングウェア」を発表。他にも当時はまだ無かった「夏服」をいち早く発表なさるなど、ワークウェア業界に様々な革命を起こされた企業様でいらっしゃいます。
創業110年を超える老舗企業でありながら、今日に至るまで常に挑戦を続けるコーコス信岡様でこの度コラボフローをご採用頂きました。ワークフロー専用製品の導入は初めてとのことで、導入に至った経緯や選定のポイント、改善したい課題について、経営企画・総務部門の石井様、関本様、小川様にお話を伺いました。

導入の経緯とワークフローの選定の流れ

元々はグループウェア内のワークフロー＋紙とメールで申請書を運用

石井様：元々はグループウェアの一機能として付いているワークフローをごくごく限られた用途にのみ使っていました。柔軟性、機能的に申請書類全てをこのワークフローで回すのは無理があったので、大半の申請書は紙やその紙をスキャンしたpdfをメールで回す、という形で運用していました。役員が全国の各拠点にいるため決裁に時間も手間もかかっていましたので、もっと早くにワークフローを導入すべきだったと思います。

検証したのは８製品　１つ１つじっくり検証を重ね

関本様：まずは現在使っているグループウェア付属のワークフロー機能をもっと使えないか検証をしましたがやはり難しく、ワークフロー専用製品の検討を始めました。検証したのは、コラボフローを始め、現在使っているグループウェアのオプションのワークフローなど全部で８製品です。値段、機能とのバランスで調べていきました。１つずつじっくり中身を見て、製品説明を伺ったり、デモを見せて頂いたり、無償の使用期間のある製品は試用してみました。特に入力のしやすさ、設定のしやすさ、フォームの作りやすさ、承認ルートの設定のしやすさを中心に検証していきました。

選定のポイント

１．「見た目」＝いかに入力しやすいフォームを作れるか

関本様：ワークフローでは「見た目」つまり申請者が入力しやすい入力フォーム画面を作れるかどうかが重要だと思っています。その点でコラボフローが一番作りやすかった。
石井様：現場から上がってくるデータを大事にしたいと考えると、現場に合わせた「フォームの入力のしやすさ」と「使いやすさ」が非常に重要だと思っています。

２．直感的でかんたんな操作性

小川様：他社製品だと色々と作っていく段階で絶対に説明書が手元にないと作れませんでしたが、コラボフローは説明書が無くても直感的に操作して作っていけるのがとても良かった。また、細かく設定できるので自由度が高く、柔軟性もあって、やりたいように設定ができる。そういう部分でも私はコラボフローが一番使いやすいと思いました。

３．検索のしやすさ

関本様：検索のしやすさもコラボフローを選んだ理由の１つでした。他社製品だと検索項目が限定されているものが多かったのですが、コラボフローは全ての項目が検索対象として設定できるので非常に便利だと感じました。検索のしやすさは大きなポイントでした。

４．相談機能で　意思決定履歴を残しつつスピードUP

関本様：私がこだわっていたのが相談機能です。承認する前に確認したいことを、いちいち「差し戻し」にすると時間がかかってしまう。それを相談、確認できる機能が必要だと思っていました。メールで代用できそうですが、これだと相談した履歴がワークフロー上に残らない。意思決定に係わる履歴をきちんと残せるコラボフローの相談機能は良いと思います。

５．きめ細かい柔軟な機能

石井様：経路の設定も、回覧なども含めて柔軟にできますし、プレビュー機能もあります。他社製品だと、プレビューができないものや確定前の確認画面がなく、ボタンを押すといきなり申請されるものも多い。メール通知機能や回覧機能も柔軟に設定できるのでコラボフローに用意されている機能は良くできていると思います。

６．スマートデバイスへの対応

石井様：他社製品ではスマホ専用サイトが無い、スマホイメージで見られないというものもありました。役員や営業社員など決裁する側の利便性を考えると、出先の移動時間を使ってワークフローを見られるのは重要です。
関本様：私もこの点は結構こだわりました。決裁スピードを上げるためにはスマートデバイスへの対応は必須です。

７．価格

石井様：コストパフォーマンスのバランスが良かったですね。申請フォーム、申請経路、検索、といった機能に不満がなく、価格もそんなに高くない（笑）。
関本様：最後の決め手は価格ですね（笑）。今回はクラウドを使わせて頂くのですが、機能、操作性、「見た目」と価格を総合的に判断して、コラボフローに決定しました。

取材日：2016年1月