誰でも簡単に設定できることが導入の決め手／100種以上の申請書を紙からコラボフローへ移行

はじめに

株式会社スヴェンソンは、ドイツ生まれの増毛法「ヘアウィービングシステム® （編み込み式増毛法）」を主軸に、「美と健康」をサポートする企業です。「心のコミュニケーション」をモットーに、徹底した品質へのこだわりと業界の常識を超えたフルサポートプランで、優れた増毛サービスを提供されています。

スヴェンソン様が、コラボフローを導入されたのは約5年前で、本製品のお客様の中でもかなり初期段階での導入にあたります。コラボフローを長く利用されているスヴェンソン様に、今回は事例インタビューをお願いしました。

導入と選定

導入の経緯を教えてください。

鳥海様：導入以前は、ほとんどの申請、報告処理をFAXで行っていました。 弊社には「スタジオ／サロン」と呼ばれる店舗が全国に25箇所（2013年現在では48箇所）あり、それぞれの店舗から、毎日申請・報告が行われます。中には、ひとつの店舗で月数百枚も送られる報告書もあるため、FAXの内容を集計する作業には多大な手間がかかっていました。
このように手間のかかる処理でしたが、お客様にご提供するサービスを日々向上させていくためには、各店舗の情報を常に分析・把握する事は必須条件です。 我々には、増えていく店舗からの声を効率的に収集し、共有する仕組みが必要でした。

そのような仕組みを探していた時、鳥海様は「ワークフロー製品」が、この問題の解決策になるのではないかと感じ、 ワークフロー製品の情報収集を始められたのだという。 そんな時、出席したセミナーで説明を受けた製品のひとつが、コラボフローだった。

鳥海様：導入検討時は複数のワークフロー製品を比較しました。その中にはいろいろと良い製品もありましたが、コラボフローは、難しい知識を必要とせず、管理者が自由に申請書や経路を作成可能であるところが好印象でした。
また、コラボフローには、グループウェアの「掲示板」に報告書の内容を自動登録できる機能がありますが、この機能は弊社の求めるデータの収集と情報の共有にぴったりでした。

これらの点を評価し、最終的にコラボフローの導入に踏み切りました。導入時には各部署から意見を集め、各部署の管理代表者に必要と思われる申請書を作成してもらいました。申請書や経路の作成が簡単なので、このような運用ができるのはメリットだと考えています。導入最初は50種類ほどの申請書を作成し、書類の改良を重ねながら、現在では100種類ほどの申請書が運用されるようになりました。

活用業務

コラボフローをどのような業務に活用されていますか？

石川様：弊社では、一般書類申請用のワークフローと総務人事用ワークフローを分けて運用しています。一般書類申請用では、同じ部署の社員が申請した書類を参照／再利用できるなど利便性を持たせつつ、総務人事用は他人の申請を参照不可にして、申請者のプライバシーを保護する設定にしています。こうした使い分けができる点が気に入っています。

私は総務人事用ワークフローを管理していますが、現在では稟議、各種申請、入社など約50個の書類を、申請全般で利用しています。 思い返すと以前は書類を紙で管理していたため、保管場所の確保が大変でした。ですが、ワークフローを導入してからは保管書類を大幅に減らすことができました。

また、申請書がデータ化されて探しやすくなりましたし、数や金額が自動的に計算されるので間違いも減りました。あとは申請書類の差し替えがすぐに済むようになったことや、社員が地方の店舗に出張中でも書類を承認できるようになって決裁が早くなったことを感じました。

活用業務

導入によって改善された点を教えてください。

鳥海様：やはり一番大きかったのはFAXで行われていた申請・報告が、デジタル化された事です。これによりFAX通信費や紙のコストを削減する事ができ、集計するために紙の内容をエクセルに打ち直す手間も無くなりました。

また、ワークフロー導入以前は、部署内で終わってしまっていた情報が、掲示板を通して自動的に掲載されるようになった事もプラスでした。 日々行わなくてはならない「報告」が、自動的に共有情報に変わっていく仕組みを作る事ができたのは、大きな収穫だったと思います。

今後どのような業務に展開していきたいですか？

鳥海様：ワークフローによって、社内の様々なデータを収集できるようになりましたので、そのデータを活かすべく、BIの活用や、基幹システムとの連携を考えています。BIに関しては既にウイングアーク社の「Dr.Sum EA」を使った運用を行っており、基幹システムの帳票やデータ分析表として効果を発揮しています。

取材日：2013年3月