紙ベースの運用やローカルルールの横行が問題に。コラボフロー導入で85％の紙削減と業務フローの円滑化を実現

この記事のサマリー

• 紙とExcelでの運用がメインで、保管に手間がかかる。ブラックボックス化や属人化が顕著で、業務が滞ることもしばしばあった
• 紙を約85%削減し、業務効率化を実現
• 承認フローの可視化により、担当者・承認者不在でも業務が回るようになった

高度なデジタルプラットフォーム技術で、お客様のDXに貢献するIT企業

株式会社クレスコ・デジタルテクノロジーズは、クレスコグループの中核企業として、セキュアなネットワークシステムの設計・構築で培ったデジタルプラットフォーム技術を強みとし、ITインフラ全般の設計/構築、セキュリティコンサル、インシデント対応、アプリケーションソフトウェアの設計/開発のほか、近年は新型コロナ感染症予防システム等のIoTシステム開発も手がけている会社です。
25年の歴史があり、現在210名の社員がいますが、コラボフロー導入前は紙中心の運用を行っていたほか、ローカルルールの横行や曖昧な承認フローなどにより、人・モノ・情報それぞれでさまざまな課題を抱えていたそうです。
コラボフロー導入によってどのような変化があったのか、コラボフローの選定、導入から現在も設定メンテナンスを担当しているIT企画部の高橋あき乃様 、コーポレート本部経理部で財務会計や管理会計、経理業務全般を担当している湯澤晶様にお話をお聞きしました。

コラボフローを導入した背景

紙とExcel中心の運用、多数のローカルルールにより業務停滞と属人化が課題に

湯澤様：コラボフロー導入前まで、社内では「人」・「モノ」・「情報」という3つの面でそれぞれ課題を抱えていました。
「人」、つまり社員に関しては、多数のローカルルールが大きな障害になっていました。
社内に点在しているローカルルールの多くは、特定の人でないと対応できないものがほとんどだったので、その人が休んでしまうと業務が回らずに困ることもありました。
「モノ」について課題は、紙という物理的な存在による問題になっていました。弊社では以前から紙やExcel中心の運用を行っていました。紙ベースの書類はとにかく管理が大変で、紛失リスクのほか、どこに目当ての書類があるのかわからない、本物の書類かどうか判別できないなど、いろいろな問題を抱えていました。
3つ目の「情報」については、人の課題と同じく、業務フローの停滞を問題視していました。承認や回覧する側の担当者が不在の際も、業務の停滞が起こるリスクがありました。実際にかかる時間はそのときの状況にもよりますが、最長で1週間かかることもあって、全体の業務に支障を来す原因になっていました。全体的に、特定の人に依存する体質になっていたので、ブラックボックス化や属人化を防ぐために、しっかり内部統制を図るのが目下の課題でしたね。

高橋様：決裁書に関しては主管部門の総務がとりまとめ、決裁が下りると申請者に連絡をくれていましたが、その連絡をもらうのに時間がかかることもありました。そのため、決裁が下りていても総務の情報共有が間に合わず、申請者に待ち時間が発生して結果的に業務が停滞してしまうこともありました。

コラボフロー選定のポイント

スピーディな導入と柔軟性が決め手に！　既存のExcel帳票の再利用も魅力だった

湯澤様：まず、操作が簡単なので導入までのリードタイムがとても短い点が、コラボフローを選定した理由のひとつです。単にシステムをすぐ導入できるだけでなく、設定が簡単なので小回りが利きます。運用しながらでも、実際の利用状況に合せた形に、設定を容易に変更できるのも大きなメリットだと思いました。

高橋様：2つ目の理由は、既存のExcel帳票をそのまま利用できる柔軟性です。
弊社は紙とExcel中心の運用を行っていたので、Excelで作っている帳票はかなりの数に上ります。それらすべてを新システム上に一から作成するとなると、膨大な時間と手間がかかってしまうので、導入へのハードルが高くなっていました。コラボフローは既存のExcel帳票をそのまま申請フォームとして取り込んで利用できるので、スムーズにシステム移行できそうだと思ったのも、選定の決め手になりました。
また、実際に現場で導入したときの使い勝手も重視しました。
弊社はシステム会社なので、役員からは「もっとプログラミングで作り込むような製品でもいいのではないか？」という意見もありましたが、私としては、導入後に総務・経理部門が自分達で運用・メンテナンスできる製品を選定したいと考えていました。ワークフローを必要とする業務を最も多く担当しているのは総務・経理部門なので、プログラミング知識がない彼ら自身の手で望む形でワークフローを運用できる、この点もコラボフローを選んだ理由の一つです。

湯澤様：システム部門の担当者だけでなく、利用者から見ても申請や操作がわかりやすいのも魅力的でした。実際、新卒で入社した社員に利用してもらったところ、特に悩んだり戸惑ったりすることなく、スムーズに使いこなせていました。PCだけでなくスマホからも簡単に申請できたので、利用者にとっても使いやすい製品だなと感じましたね。
コラボフローの設定についても同じです。最近、社内でアンケートを取る機会があったので、自分でコラボフローにアンケートフォームを作ってみたのですが、思い立ってフォームを作成、アンケート回答を回収するまで4時間程度で完了しました。ワークフローというと「申請・承認」と思いがちでしたが、社内の意見や情報を集めるツールとしても使えますね。

コラボフローの導入効果

85％の紙削減、承認フローの可視化、入室申請届のオンライン化など、多方面で効果を発揮

湯澤様：まず紙が大きく減りました。弊社では毎月100～150の伝票を取り扱っていますが、コラボフローの導入などで電子化対応したことで、紙の伝票数は85%ほど削減できました。紙の保存や管理にかかっていた負担も減りましたし、目当ての書類を簡単に検索できるようになったのも業務効率化につながっています。
手書きの申請件数が0になったので、記録簿への記載も不要になりました。また、担当者や承認者を可視化でき、現在承認フローがどのように進んでいるのかを一目でチェックできるようになりました。担当者や承認者をいちいち探す手間がなくなったのは現場にとって大きなメリットになったと思います。
また、既に導入していた業務アプリ構築クラウドサービス「kintone」とコラボフローを連携させることで、情報の集約が可能になりました。その最たる活用例が入室申請届です。
弊社ではプロジェクトごとに使用する部屋を分ける必要があり、個人ごとに入室可能なエリアが制限されています。その内容を変更する際に入室申請届が必要なのですが、コラボフローの運用を始める前はその手続きが大変でした。
まず申請したい人が担当部署にメールで問い合わせ、担当部署が申請者の入室許可情報を管理台帳から抽出してメール添付で送付し、申請者がさらに別のExcelに変更内容を記載して、別途Excelの申請書とセットで申請と、かなりの手間がかかっていました。
これらをコラボフロー化しkintoneを組み合わせて運用することにより、大幅に手間が削減されました。コラボフローで申請する際に、現在許可されている入室権限情報をkintoneの台帳アプリから引用してコラボフローに情報をセットできます。また、コラボフローで承認された結果をkintoneに自動登録して台帳を自動更新しています。入室申請をトータルでコラボフロー・kintone化することにより、紙の申請届が不要になったのはもちろん、入室状況が可視化されて各自で確認できるようになったため、従業員からの問い合わせの減少にもつながっています。

経路例：入室申請届

コラボフローで入室申請届を申請する際、kintoneアプリに登録されている「現在自分が入室可能なエリア」情報をマスターとして参照し、申請書にセットします。変更内容を入力して申請すると、決裁後にkintoneアプリの情報を更新します。

今後の展望

通勤定期申請への応用や、承認フローの見直しが今後の課題

湯澤様：直近では、通勤定期の申請運用を間もなく開始するところです。定期情報からダイレクトに会計情報につながれる架け橋のような運用を行っていきたいと思っています。
また、決裁書に関わる承認経路がまだまだ複雑なので、現在経路を見直しているところです。
今後は、対応する帳票の種類をもっと増やしていきたいですね。コラボフロー導入で紙での申請書運用は8割以上削減できましたが、まだ紙が残っている部分もあります。電子化した分、申請書の現在地確認や検索など、紙での申請書運用による不便を実感するようにもなったので、コラボフローで運用する帳票の種類を増やして、紙の運用をどんどん削減していきたいですね。