ワークフローシステムの機能一覧｜基本から便利機能まで徹底解説

ワークフローシステムには、申請・承認プロセスを電子化し業務効率を高める機能が数多く備わっています。

本記事では、基本機能から便利機能までをわかりやすく解説し、導入メリットや事前のチェックポイントなどを紹介します。

紙ベースの申請プロセスにおける書類管理や承認の遅延などの課題をまとめて解決し、業務の標準化と効率化を実現するために注目されているのがワークフローシステムです。

電子化により重複入力や情報不備を防ぎ、操作ログや承認履歴を自動的に記録できる点も大きな特長です。

また、外部システムとの連携やマルチデバイスへの対応など、多様な業務ニーズに応える機能が揃っていることも魅力です。

具体的な機能から導入メリット、チェックポイントまでを順を追って見ていきましょう。

ワークフローシステムとは？

まずはワークフローシステムの概要と、紙文書運用の課題をどのように解決するのかについて整理します。

ワークフローシステムとは、企業の申請・承認フローを一元的に管理し、電子化するためのソリューションです。

従来紙で運用していた申請書類は、作成・配布・承認の各段階で多くの時間と手間がかかりがちでした。ワークフローシステムを導入することで、それらのプロセスをオンライン上で完結でき、申請から承認までがスムーズに進行します。

また、承認履歴を明確に残すことができるため、誤記載や不正が発生した際の対応も迅速に行える点が魅力です。

紙文書運用の場合、書類の紛失防止や遠隔地とのやり取りにコストと時間を要します。そのため、今や多くの企業が業務効率化だけでなく、コンプライアンスの観点からもワークフローシステムへの移行を検討しています。

運用コスト削減や業務プロセスの標準化といったメリットを享受できる一方で、導入にあたっては現場の要望や既存システムとの連携面を十分に確認する必要があります。

ワークフローの定義と重要性

ワークフローとは、組織内で行われる一連の業務プロセスを可視化し、誰がいつ何を行うかを明確に示す仕組みを指します。

一般的には、申請から承認、最終的な完了に至るまでの流れが中心となり、これを適切に管理・統制することが企業運営の効率化とリスク管理に繋がります。

ワークフローを整えておくことで、属人的な業務を減らし、万が一のトラブルにも組織的に対応できる体制を作ることができます。

紙文書運用で生じる課題を解決する仕組み

紙文書を使った申請・承認フローでは、記入漏れや押印漏れなど、ちょっとした人為的ミスが積み重なりがちです。

さらに、承認を得るために書類を部署間で回覧するといった手間や時間がかかり、業務の遅延を招く要因にもなります。

ワークフローシステムを導入すれば、電子データとして申請や承認が行えるため、操作ログの記録とともにプロセスの透明性が高まります。

また、条件分岐や自動承認など柔軟なフロー設定が可能なため、紙文書運用で抱える課題を大幅に解消できます。

ワークフローシステムの基本機能

業務を推進する上で必要不可欠な、ワークフローシステムの基本的な機能について詳しく見ていきましょう。

基本機能としては、申請フォームの設計や承認フローの設定、申請結果の管理などが挙げられます。

これらを正しく理解し運用に取り入れることで、相談や承認待ちなどの無駄なタイムラグを削減し、社内フローの最適化が可能です。

ワークフローの定義と重要性

ワークフローとは、組織内で行われる一連の業務プロセスを可視化し、誰がいつ何を行うかを明確に示す仕組みを指します。

一般的には、申請から承認、最終的な完了に至るまでの流れが中心となり、これを適切に管理・統制することが企業運営の効率化とリスク管理に繋がります。

ワークフローを整えておくことで、属人的な業務を減らし、万が一のトラブルにも組織的に対応できる体制を作ることができます。

紙文書運用で生じる課題を解決する仕組み

紙文書を使った申請・承認フローでは、記入漏れや押印漏れなど、ちょっとした人為的ミスが積み重なりがちです。

さらに、承認を得るために書類を部署間で回覧するといった手間や時間がかかり、業務の遅延を招く要因にもなります。

ワークフローシステムを導入すれば、電子データとして申請や承認が行えるため、操作ログの記録とともにプロセスの透明性が高まります。

また、条件分岐や自動承認など柔軟なフロー設定が可能なため、紙文書運用で抱える課題を大幅に解消できます。

ワークフローシステムの基本機能

業務を推進する上で必要不可欠な、ワークフローシステムの基本的な機能について詳しく見ていきましょう。

基本機能としては、申請フォームの設計や承認フローの設定、申請結果の管理などが挙げられます。

これらを正しく理解し運用に取り入れることで、相談や承認待ちなどの無駄なタイムラグを削減し、社内フローの最適化が可能です。

申請書の作成・フォーム設計機能

申請書の作成・フォーム設計機能では、GUIを用いて項目をドラッグ＆ドロップするだけで、簡単に申請書式を作成できます。

紙の書類では更新頻度が高い場合に逐一印刷し直す必要がありましたが、システム上のフォームであれば必要に応じて簡単に改修可能です。

ユーザーが入力しやすいフォームを作ることにより、記入ミスや誤入力の防止にもつながるでしょう。

承認フローの設定機能

承認フローの設定機能は、誰がどのタイミングで承認するのかを自由にカスタマイズする仕組みです。

例えば、部署ごとに異なる承認ルートをあらかじめ設定しておくことで、申請が行われるたびにルートを指定する手間を省けます。

条件分岐を設定すれば、一定の金額以上の申請だけは上長の承認を追加するなど、柔軟なフロー設計が可能です。

申請・承認・差し戻し・却下機能

ワークフロー上では、申請から承認、差し戻し、却下といった意思決定プロセスをすべてシステム内で完結できます。

差し戻しがあった場合でも、コメント機能等を通じて修正すべきポイントを可視化できるため、再作業がスムーズに進みます。

承認が完了するとステータスが更新され、関係者全員がリアルタイムで状況を共有できる点も透明化に貢献します。

検索・履歴表示・リストビュー機能

過去の申請履歴を検索したり、承認・却下の記録を一覧できるリストビュー機能は、監査対応や業務の省力化に役立ちます。

紙書類では過去の承認書類を探すのに時間を要しがちですが、システムを活用すれば多角的な検索が可能です。

いつ誰がどのような処理を行ったかを追跡でき、内部統制の強化にもつながります。

通知機能

申請や承認が行われると、メールやチャットツール等への通知により関係者へリアルタイムで周知できます。

特に承認が滞ると全体の業務進行にも影響が出やすいため、速やかな対応を促す上でも通知機能は重要です。

確認漏れや遅延防止に役立ちます。

運用管理・分析機能

運用管理・分析機能では、システムの利用状況や承認ルートのボトルネックを可視化できます。

これにより、現在のワークフローを評価し、必要に応じて改善につなげられます。

利用者権限の管理や保守のしやすさも重要で、改善のヒントを得ることができます。

ワークフローシステムの便利機能

基本機能に加えて、より効率的な業務運用を実現する便利機能についても確認しましょう。

どのワークフローシステムを導入するか検討する段階では、基本機能以外にも社内で求められる便利機能がどの程度充実しているかをチェックすることが大切です。

エクセルや他の業務システムとの連携、スマートフォンアプリ対応など、現場の要望に応える機能があるかどうかも重要です。

エクセル取り込み・データ転記機能

既にExcelで管理しているデータをワークフローシステムに取り込むことで、申請や承認のスピードが飛躍的に向上します。

二重入力を避けることでヒューマンエラーも減少し、担当者の負担を軽減できます。

定型作業の省力化につながるのが大きなメリットです。

外部システム連携とマスター設計機能

会計システムや人事システムなど、部門ごとに活用している既存システムとの連携をスムーズに行えるのも便利機能として注目すべき点です。

マスター管理を一元化することで、更新情報をリアルタイムで共有でき、データの整合性を維持できます。

これにより、正確な意思決定を支援します。

マルチデバイス対応でいつでもどこでも承認

外回りの多い営業部門や出張が多い社員にとっては、PCだけでなくスマートフォンやタブレットからも申請・承認を行える環境が便利です。

場所や時間を問わず対応できるため、稟議や決裁が滞りづらくなります。

リモートワークや出先での承認にも有効です。

ワークフローシステム導入のメリット

ワークフローシステムを導入することで得られる効果や組織が享受できる利点を整理します。

紙やメールベースでのやり取りでは、承認プロセスにかかる時間が読みにくく、業務が停滞する恐れがあります。

ワークフローシステムを導入すれば、申請・承認履歴の可視化や自動通知などにより業務効率化が可能です。

さらに、監査やコンプライアンス強化の面でも重要な基盤となるでしょう。

業務効率化とペーパーレスの実現

ワークフローシステムを活用することで、書類の印刷や押印といった作業が不要になり、ペーパーレスを推進できます。

書類回覧の時間を削減し、入力済みデータを使い回すことで担当者と管理者双方の負担を軽減します。

電子化されたデータは分析や監査でも利用しやすく、効率化と利便性の両立が可能です。

内部統制強化とコンプライアンス対応

承認フローがログとして残り、誰がいつどのように意思決定を行ったのかが追跡可能です。

これは内部統制を強化する上で大きな強みとなり、法令順守や監査にも対応できます。

社会的信用を高める要素にもなるでしょう。

チャットツールとの連携活用

日常的に利用するチャットツールとワークフローを連携し、さらなる業務効率化を図る方法です。

SlackやMicrosoft Teamsといったツールと連携すれば、申請や承認依頼をチャット上で受け取り、プッシュ通知も同ツールで完結可能です。

担当者はシステムを立ち上げずに承認可否を確認・実行でき、スピードアップと効率化を実現できます。

導入前に押さえておきたいチェックポイント

システム導入を円滑に進めるために、あらかじめ確認しておくべきポイントを整理しました。

まず現場の業務内容や既存システムとの整合性を確認することが重要です。導入後に想定外の運用負荷やトラブルが発生しないよう、要件定義とテスト段階を丁寧に進める必要があります。

さらに、コストやライセンス形態、サポート体制も比較検討し、今後のアップデート対応なども考慮して選定すると良いでしょう。

事前準備の徹底が成功の鍵となります。

まとめ

ワークフローシステムは申請・承認のプロセスを改善し、業務全体の生産性を高めるツールです。

基本機能と便利機能を理解し、適切に選定・導入することが重要です。

フォーム設計や承認フロー設定などの基本機能に加え、Excel取り込みやマルチデバイス対応など便利機能も充実しています。

自社に合ったシステム選びを行い、着実に運用することで社内フローの質とスピードを底上げできます。

ワークフローシステムを活用し、稟議書の申請・承認業務の効率化を進めてみてはいかがでしょうか。
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