「じゃあこれ稟議にかけといて。」「稟議書にして提出して。」など、社会人になると「稟議(りんぎ)」というワードに触れる機会が多くあるでしょう。

しかし、「そもそも稟議って何?」「稟議書ってなんで出さなければいけないの?」と思っている方もいらっしゃるのではないでしょうか。いまさら会社で聞けないそんな疑問も、これを読めば解決です!

今回は「稟議」とは何か、なぜ必要なのか、そして「稟議書」の書き方についてご紹介します。

稟議書とは?

稟議とは?

辞書によると「稟議(りんぎ)」とは、以下のような意味があるとされています。

① 上位の人にはかり申しあげること。

② 官庁や会社などで、会議を開くほどではない新事項が生じたとき、主管者が決定案を作成し、関係者間に回して承認を求めること。

出典:精選版 日本国語大辞典

その中でも会社における稟議とは主に、会社として出費を要する場合や組織としての決定を要する場合など、「自身の権限だけでは決定できない事柄」を文書にして回覧・承認・決裁を仰ぐことをいいます。

会社では稟議事項の基準や稟議の手続きの手順を定めた「稟議規程」が定めている場合が多くあります。物品購入なども5千円以内なら稟議なしに購入できるなど、会社によって「稟議規程」もさまざまであるため、自社の稟議規程を確認してみるとよいでしょう。

稟議書とは?

稟議の際に作成する文書のことを「稟議書(りんぎしょ)」といいます。「起案書」や「立案書」と呼ばれることもあります。

稟議書の必要性

会議の時間の削減

会社の合意を得るためには稟議内容について説明を行い、理解してもらう必要があります。そのためには関係者間で日程調整を行い、説明する場(会議)が必要です。しかし、文書を回覧させて承認・決裁してもらうことで会議の手間を省くことができます。

文書化する

稟議書を提出するにあたり、関係者に稟議内容を事前に説明している場合も少なくありません。そのような場合、改めて稟議書として文書化することにより、口頭での事前説明を再確認することができます。また、文書化しておくことで事実確認をスムーズに行えるため認識の食い違いを防止することもできます。

稟議のデメリット

一方、紙で行う稟議には時間がかかるというデメリットがあります。特に決裁までのルートが長い場合や、拠点間をまたぐ必要があるような場合には、担当者不在や郵送などにより決裁までに何週間もかかってしまうこともあります。
しかし、このデメリットはワークフローシステムなどを導入し電子化することで、短縮することができます。

稟議をスムーズに進めるコツ

稟議書を提出する前に会議を開催することで、稟議の時間を短縮することができます。たとえば稟議書に記載する内容や添付資料だけでは理解が難しいケースや、関係部署が多岐に渡る場合などは、稟議内容に関係する方々と事前の打ち合わせを行った方がよいこともあります。

稟議をする内容に応じて事前に関係者への相談や打ち合わせを行い、その後改めて稟議書で確認を得ることで、より正確な理解と二重確認が可能となり、結果として稟議にかかる時間を短縮し、組織的な意思決定を素早く行うことが可能となります。

ワークフローシステムを導入したとしても、複雑な内容の場合は必要に応じて事前の相談や打ち合わせを行うと良いでしょう。システム上で稟議を提出しても、都度、承認者に説明の電話をしていたのでは効率的な意思決定はできません。コミュニケーションツールなどを利用して、事前の了解を得ることでスムーズに稟議を進めることができます。

稟議書の書き方

稟議書を作成・承認・決裁してもらうにあたって、その書き方はとても大切です。

今回は、稟議書の書き方についての4つのポイントをご紹介します。

①簡潔に書く

稟議書を読む人、特に役職者は1日に何通もの稟議書を読んでいる場合もあります。忙しい人でも短時間で内容を把握できるよう、稟議書は簡潔に書きましょう。
また、「稟議書の必要性」の項目でもあげたように、会議をしなくても内容が把握できることが望ましいです。過不足のないように簡潔に整理して書くようにしましょう。

②具体的なデータを用いる

承認者に納得してもらうためには、内容に説得力を持たせる必要があります。数値で表せるものであれば数値を書くなど、具体的なデータを用いた説明を記載することで、より承認者に納得してもらいやすくなります。

③会社に利益があることを示す

稟議内容が、会社にとってメリットだけでなくデメリットを含む場合もあるでしょう。当然ですが、承認を得るにはメリットがデメリットを上回っている必要があります。しかし、承認を得たいがために本来は伝えるべきデメリットを伏せるのは「マイナス面に目を向けていない」と判断されてしまい、逆効果です。考えられるメリットとデメリットを具体的に記載したうえで、メリットの方が上回ることを明記し、実行したほうが「会社に利益があること」をアピールしましょう。

④抜け漏れがないか確認する

稟議書に必ず必要な項目は以下の5点です。5つの項目に抜け漏れがないか確認をしましょう。

  1. 起案者
  2. 起案日
  3. 件名(稟議の概要を端的に記す)
  4. 稟議の目的・理由
  5. 金額

まとめ

稟議とは、「自身の権限だけでは決定できない事柄」を文書にして回覧・承認・決裁を仰ぐことを指します。そして、稟議にあたって作成する文書のことを稟議書といいます。

稟議書は会議時間の削減や、文書化による事実確認をしやすくするメリットがある反面、紙での運用では、回覧や承認に時間を要するなどのデメリットもあります。

効率的に稟議を行うためのツールとしてワークフローシステムがあります。
ワークフローシステムでは、従来、紙での運用で要していた手間暇を、電子化によっていつでもどこでも稟議をすることが可能になります。同時に複数の承認者に稟議書を回すこともできますし、製品によっては確認を促す通知ができるなど、より効率的な運用が行えるようになっています。

ワークフローシステムを活用し、稟議書の申請・承認業務を効率化しましょう!