なぜkintoneにコラボフローが必要なのか？
『kintoneをワークフローに活用したい！』
kintoneを検討中あるいは導入したユーザー様の多くの方が考えることだと思います。
しかし、日本のワークフロー文化（ハンコ文化）は複雑で、誰でもかんたんに業務システムが作れるkintoneでも、やりたいことの実現に苦労することが多くあります。
この記事では、kintoneのワークフロー機能『プロセス管理』で実現できること／できないことを解説しながら、「なぜ、kintoneにコラボフローが必要なのか？」をご紹介します。
Index
- プロセス管理は難しい？
- プロセス管理でできること／できないこと
- コラボフローならこんなにかんたん
- kintone×コラボフローをおすすめする理由
- まとめ
1.プロセス管理は難しい？
kintoneでワークフローを作るには、「プロセス管理」という機能を使います。
プロセス管理の設定は、kintoneの機能の中で、比較的難易度が高いと言われており、kintoneのヘルプページにも以下の記載があります。
プロセス管理は、設定が複雑になりがちです。（中略）あらかじめ業務の流れを把握し、プロセス管理の設計をしておくとスムーズに設定できます
パーツを並べるだけで直感的に設定できたアプリと比べて、プロセス管理は事前の設計が重要となります。
例えば、以下のようなシンプルな申請・承認の流れを設定してみたいと思います。
①申請する ⇒ ②承認する ⇒ ③決裁する
という３つのステップを並べるだけで設定できれば簡単なのですが、
プロセス管理では以下の図のように「未申請」、「課長承認依頼中」のような、ステップが進むに連れて変化する『ステータス』を事前に設定する必要があります。
『ステータス』を作ったら、次に『アクション』を設定し、『ステータス』がどのアクションによって変化するかを設定するのですが、こちらの設定画面も初見で理解するのは難しいと思います。
そのため、設定をする前に、以下のようなフロー図やプロセスの一覧表を作って情報の整理が必要となります。
作り方のコツを理解すれば、１、2段階ぐらいの承認ステップであれば、簡単に作れるようになると思います。しかし、次のような課題や不足していると感じるポイントにも遭遇すると思います。
2.何が不足している？
(1)自身の”上長”という考え方
ワークフローのルールとして一番ポピュラーな考え方は、「自身の所属の”上長”に承認を求める」というルールだと思います。
”上長”は、申請者の所属によっては課長であったり、室長であったりと変化するものですが、プロセス管理では申請部署に応じて、自動で適切な役職者を承認者として自動入力するような設定ができません。
実現するためには、下記のヘルプにあるように、ユーザーごとに上長となるユーザーを事前に指定しておく必要があります。
kintoneヘルプ：承認者を自動入力する設定例
課長⇒部長のように、上長が複数ステップある場合は複数の登録が必要であり、組織変更によるメンテナンスを考えると悩ましい問題です。
(2)代理申請、代理承認
申請者や承認者が不在の場合に、代理で申請や承認ができる機能もワークフローには必要です。
こちらもプロセス管理では実現できません。作業者（承認者）を変更できるのは本人のみなので、急いでいても対処できず、申請書が滞留してしまいます。
(3)段階に応じた入力制御
申請書に「申請者記入欄」、「上長所見欄」、「管理部処理欄」のように入力欄が分かれている書式を目にすることがあります。
システム化するのであれば、本人に関係のない欄は入力できないように、申請ステータスに応じて入力欄を制御したいと考えますが、プロセス管理では上記のような設定はできません。
もっと大きな問題として、kintoneは決裁後であっても、レコードの編集権限を持ったユーザーであれば内容を編集（改ざん）できてしまうことです。
編集の履歴は残るとしても、用途によっては、内部統制上の問題があると思います。
kintoneヘルプ：ステータスが「完了」のレコードを編集不可にしたい
※上記設定を行っても、アプリ管理者が権限を変更すれば決裁後でも編集できてしまいます。
(4)自動採番
kintoneにレコードIDがあるように、稟議書などの申請書には申請番号や決裁番号があり、稟議台帳や申請簿を作成して管理していると思います。
例えば、「年度＋部署コード＋3桁の連番」（例：2023-B01-123）のような採番ルールが決まっていたとして、kintoneでは自動採番を行う機能がありません。プラグインやカスタマイズが必要となります。
(5)申請書の見た目、ハンコ
紙書類で運用していた申請書をkintoneアプリに置き換えると、今まで紙1枚にまとまっていた情報がWeb画面での閲覧となるため、
「情報の濃淡が見分けづらく、意思決定のための必要な情報が判断しづらい。」
「ハンコが無いと見ばえが悪い！」
といったように電子化に拒否反応を示す方もいます。（そういった方ほど承認者／役職者だったりします。）
こういったケースへの対策として、
『紙の見た目をそのまま再現できる。』
『印刷すればこれまでと同じでハンコも押されている』
というのは大きな効果を発揮しますが、kintoneでは入出力画面を紙に寄せることができず、ハンコを表現することもできません。
３.コラボフローならこんなにかんたん
ここまで、ワークフローに求められる機能のうち、kintoneに不足している代表的な機能を５つ紹介しましたが、ワークフロー専用製品ではどうでしょうか。
kintoneと連携できるクラウドワークフロー『コラボフロー』であれば、いずれも簡単に実現することができます。
(1)紙・Excelの見た目をそのままWebフォーム化
今お使いのExcelの見た目をそのままに、Web入力画面が作成できます。
(2)直感的な経路設計
視覚的にイメージしやすい設計画面で、複雑な申請・承認ルールも設定できます。
プロセス管理では実現が難しかった申請者の「所属」や「役職」によって、宛先が変わるような柔軟な経路設計も可能です。
また、プロセス管理ではアプリごと（申請書ごと）にプロセス管理の設定が必要でしたが、コラボフローであれば、一度作成した経路をコピーして、他の申請書に転用することもできるので、メンテナンスの手間も大きく削減できます。
(3)ワークフロー専用製品ならではの豊富な機能
その他、代理申請、代理承認、段階別の入力制御等、豊富な機能が備わっています。
詳しくは、機能一覧を参照ください。
４.kintone×コラボフローをおすすめする理由
コラボフローを導入すれば、kintoneの出番はないかというと、そんなことはありません。
両製品を連携することで、更に業務を効率化することができます。
よくある連携例としては、たとえば「顧客情報や商品マスター等の申請時に必要なマスタデータはkintoneで管理し、コラボフローでそのマスターを参照しながら、見積申請などを作成する。」といった使い方があります。
kintoneのプラグイン製品で実現するような、帳票作成もコラボフロー側で実現できます。
kintoneに承認結果を連携することで、データのグラフ化、集計や分析、他のアプリと関連付けすることで、アプリに関連する申請履歴をすぐに参照できるような仕組みも作れます。
コラボフロー for kintoneについて、詳細はこちらをご覧ください。
５.まとめ
kintoneは非常に便利なツールですが、ワークフローシステムではないため、申請・承認業務に活用しようと思うと、不便な点もあります。
プラグインやカスタマイズを活用することで、要件を満たすことはできるかもしれませんが、アプリの数（＝申請書の数）に比例して、コストやメンテナンスの手間も大きくなる点にご注意ください。
「餅は餅屋」という言葉があるように、ワークフロー専用ツールに任せて、必要な情報をkintoneと連携するほうがスムーズな業務改善につながると思います。その際、ワークフローは「コラボフロー」をご検討ください！
