紙やメールによる文書回覧の煩わしさから解放！　初めてのオンラインツールでも、すんなり導入できた使い勝手の良さ

国際性や他者・社会への貢献の志を持ったリーダーを育てる、上智大学をはじめとした学校法人

上智学院様は、上智大学をはじめとして、短期大学部、そして4つの中学校・高校を設置している学校法人です。大学には、9つの学部と10の研究科があり、文系・理系を問わずに、多くの学生が東京・四谷でキャンパスライフを送っています。
コラボフローを採用し運営しているのは、2020年4月に立ち上がった「働き方改革プロジェクト」という、公募で集まった約20名の若手・中堅の職員から成り立つチームです。 2020年12月にはプロジェクトチームでつくった「働き方改革宣言」を学内外に公表されました。これは、法人として働き方改革を教職員一丸となって進めていくという内容で、その取り組みの一環としてコラボフローを導入されました。
コラボフローの導入目的や効果などを、上智学院 人事局主幹（業務改革担当） 総務局総務グループチームリーダーの千野様と、上智学院 人事局人材開発グループチームリーダーの鈴木様に伺いました。

ワークフロー導入の目的

紙やメールでのやり取りに不満の声。コロナが後押しに

千野様：働き方改革プロジェクトが立ち上がる前から、法人の中では業務上の紙での文書回覧や決裁のやり取りについて、多くの不満の声がありました。多くの企業・大学の皆様が感じていらっしゃると思いますが、物理的に紙の文書が回ってこないと内容の確認ができない、同時に複数人が確認できない、文書の所在が確認できないので「あの文書はどこにありますか」と探し回る、検索しづらい…など、課題がさまざまにあったのです。
そんな中でコロナ禍に入ってしまい、在宅勤務が急速に広まりました。幸い、在宅勤務ができる環境自体は本学のシステム部門を中心に整えていたのですが、稟議や文書の回覧・供覧などが、当番制で出勤した際のみの対応では間に合わないので、メールでのやり取りが増えました。今度は、役員も管理職も担当者もメールが増えすぎた状況になり、かなり混乱していました。
2020年6月に職員向けのアンケートを行ったところ、全職員の7割がその点に問題を感じ、早くオンラインのツールを導入してほしいという要望もあり、プロジェクト始動時から課題認識のあったものが、一気に後押しされた感じです。

コラボフローを選定したポイント

使い勝手の良さとサポート体制が大きな決め手に

千野様：選定にあたって、5社ほど比較検討しました。その中でコラボフローに決めた一番の決め手は、やはり使い勝手の良さです。オンライン決裁ツールは学内で初めて導入となるため、特に使い勝手や操作性は重要なポイントでした。 実際に導入する前に、役員や多くの教職員でデモンストレーションを行ったところ、すんなりとみなさん馴染んでくれました。導入した後も、特に操作性についての質問はほとんどない状況です。
申請経路作成などもシステム的な知識が不要なので、Excelから帳票をつくるなど、運用部署自身で対応できるのもポイントでした。システム部門の負荷を増やすことなく、自分たちでちょっと直したいときにすぐに直せるので、非常に便利です。 他社さんですと、逐一修正を依頼するための時間的・金銭面でのコストがかかったり、その部分はオプションで別料金です、ということがあったりしたのですが、コラボフローについては保守・サポートデスク対応まで含めての標準パッケージでしたので、予算の見積もりも立てやすかったです。
サポートデスクも原則翌営業日までにはご回答くださり、ちょっとしたこともすぐに返事が来るので、その辺りで困ったこともありません。サポート環境について契約前のお試し期間中に確認ができ、安心感がありました。セキュリティ環境も本学が学生向けに展開しているシステムと同様のレベル感だということもわかったので、その部分でも安心です。また、無料の導入後オンライン運用相談やお役立ち事例セミナーなどもあり、かなり助かっています。

コラボフローの活用方法

同時に複数人で確認したい稟議や文書の供覧・回覧に役立つ

千野様：導入してまだ1年と少し過ぎたところですので、全学的な関わりや発生頻度の高い帳票から優先的に利用しています。
具体的には、稟議書・文書回覧など、多くの部署や管理職、役員が同時に確認を行う帳票から始めました。また、経理部門でも予算の管理やご寄付に関する確認作業も関係者が多く、稟議書や文書回覧から２〜３か月ほど遅れで利用を開始し、かなり理解が定着しつつあります。やはり同時に複数人で確認ができるので、各部署かなり使い勝手良く思ってくれています。

鈴木様：教職員の採用稟議や人事関連の供覧・回覧においても利用しています。人事関連の書類は、個人情報を多く含んだり、経路も複雑になっているので、コラボフローが非常に役立っています。

経路例：稟議書

コラボフローの導入効果

学内からの問い合わせ件数激減！　コラボフローを利用して学生のための時間を創出へ

鈴木様：人事関連の書類は種類も非常に多く、それぞれで承認を行う役職者や確認の順番も異なっていたため、その問い合わせが多くありました。コラボフローを導入したことで、承認ルートが自動に設定されているため、それらの問い合わせ件数が非常に減っています。
また、利用する書類の種類に関しても、どれを利用すればいいのかがコラボフローの画面上ですぐにわかるので、非常に効果が出ていると感じています。

千野様：最初にお伝えした課題は、ほぼすべて解決されています。つまり、スマートフォン・タブレット・パソコンなど媒体を問わず、いつでもどこでも確認でき、同時に複数人が確認でき、書類の所在も明確で、確認した日時が自動的に記録される、などです。これらによって、文書の作成者の業務上の負担もさることながら、心理面での負担も軽減されています。「あの文書はいつ確認が終わるのか」というストレスから解放されました。 場所や媒体を問わずに確認できることは、職員だけではなく、出張がこれから増えていくであろう教員にとっても大きなメリットがあると思っています。
また、急ぎの決裁を受けるために、担当者が稟議書を持って走り回るようなこともなくなってきたと思います。今後は、他の帳票にも色々と広げていきたいです。
長く続くコロナ禍で、「工夫をすれば、出勤しなくてもオンラインで業務が回る」という経験ができていることも大きいと思います。 自部署でフローを構築でき、試してみてダメだったら改善するという作業は、業務改善にも繋がっています。
学校法人ですので、「いかに学生のために時間を使うか」を考えなければなりません。文書の回覧や稟議などの事務的なところはなるべくオンラインツールを十分に活用し、私たち職員は学生と面談する時間や、学生のための企画を実現する時間を創出することを、働き方改革プロジェクトの理念の一つとして掲げています。

今後の展望

コラボフォームで、学生の申請書提出、教職員の書類確認の手間も削減！

鈴木様：稟議の申請件数やその申請される時期、それらをデータベースとして一元管理していきたいと考えています。それらの細かい情報に関しては今後の新たな取り組みをする際や、業務を見直す際に活用できるので、コラボフロー上で適切に管理をしていきたいと考えています。

千野様：2022年2月にリリースされた「コラボフォーム」にとても期待と可能性を感じています。 これまでに、学生対応の部署で「学生から提出された申請書を、コラボフローの中で確認できたらいいのにね」という声もありました。 コラボフローのアカウントを持たない学生や教員が入力した情報を、そのままコラボフローに取り込めるというのは大変魅力的です。