拠点間申請でWord＋メールの運用が限界に／コラボフローの外部データベース連携活用で業務を改善

はじめに

岡畑産業株式会社は、大阪市の問屋街にある、大正11年創業の歴史ある化学品専門商社。同社には化学品、機能商品、 色材、国際の4事業本部があり、取り扱い商品は、工業薬品・染顔料・中間物・界面活性剤・合成樹脂原料及び製品、 染色機器等の卸販売並びに輸出入など多岐にわたります。

また、同社は環境マネジメントシステム「エコアクション21」(環境省推奨)認証を取得しており、 地球環境に配慮した会社として、環境負荷軽減の取組みにも注力されています。

今回は、岡畑産業の電算グループ、巽様にお話を伺います。

導入と選定

導入の経緯を教えてください。

巽様：以前の申請方法は、マイクロソフトオフィスの「ワード」で作った申請フォームに内容を記入し、 メールで送る、というものでした。その方法で、大阪、東京、名古屋、和歌山にある各支店から毎日、申請が行われていたのです。

承認の順番は、文書を記入した人が次は誰に回すべきかを自分で判断し、メール送信していく方式だったのですが、 この方法では申請経路を間違えたり、次の人へのメール送信忘れがあったりして、ちょくちょく申請書の滞留が 発生していました。また、どこで文書が滞留しているか分からないので、急ぎで確認が必要な場合は、順番に電話で 確認していかなければならない事もしばしばでした。

申請をスムーズに流す事ができ、かつ自社で簡単にフォームが作れる仕組みのワークフローを探して、 各製品の情報収集やデモにも参加した結果、ある商品の導入を決めていたのですが、そんな時ＮＴＴ西日本の 営業の方から紹介を受けたのがコラボフローです。

実際に「お試しサイト」で試用してみると、フォーム作りが他社に比べて簡単な所など、 多くの点が弊社のニーズに合致しました。また、弊社ではフォームに印影を表示したい要望があり、 それが新しいバージョンのコラボフローに追加された事も導入の決め手となりまして、 製品を導入。現在では50種類程の申請書を運用するようになっています。

活用業務

コラボフローをどのような業務に利用されていますか？

巽様： 弊社の申請書は、稟議書関係と総務関係の2つに分けられます。 このうち、総務関係の申請書・報告書は総務のユーザーが自ら作っています。これもコラボフローのフォーム作りが簡単だからこそ出来る事です。 また、入力項目の多い申請書もありますので、その内のいくつかは自社のデータベースと連携して、 データを取得するようにしています。これによって入力は楽になり、ミスも減りました。 決裁者に通知メールが届くので、決裁者が申請書を放置することも無くすぐに決裁されますし、 また、決裁を忘れても催促のメールが送られるので、申請書が滞留してしまう事も無くなりました。

コラボフローをどのような業務に利用されていますか？

巽様： 現在は、経費精算業務のワークフロー化を検討しています。

経費精算ワークフローなど、更なる業務展開を検討中。

経費精算業務には、それぞれの会社の文化がありますから、領収書添付や基幹システムへのデータの渡し方など、様々な課題があると思いますが、一つ一つクリアしていきたいと思っています。

それから、将来はスマートフォンからでも決裁を行えるようにして、さらなる承認のスピードアップを図りたいと思います。現在でも、社外からVPN接続で決裁することもありますが、管理層からは、もう少し手軽な操作を求められているのです。

取材日：2011年11月