稟議とは？稟議完全ガイド
意味や目的・流れ・書き方までわかりやすく解説

企業での業務において「稟議（りんぎ）」という言葉は非常によく使われます。

しかし「稟議ってよく聞くけど、実はよくわかっていない」「稟議書の書き方に自信がない」といった方も多いのではないでしょうか。

この記事では、「稟議とは何か？」という基本的な意味から、実際の流れ、稟議書の構成、注意点、さらには稟議業務の効率化方法まで、わかりやすく解説していきます。

稟議とは？

稟議とは、組織における意思決定を行うために、起案者が作成した提案書を関係者に回覧して承認を得る手続きのことです。

一人の判断ではなく、関係各所が承認をすることで意思決定の妥当性を高め、組織的な合意形成を実現します。

稟議の語源と背景

「稟」は“うかがう”“上に申し上げる”という意味で、「議」は“話し合い”“協議”を意味します。

この2つを合わせた「稟議」は、もともと上位者に意見を仰ぎ、複数の人で協議するプロセスを意味しており、古くは官僚組織などで広く用いられてきました。

現代のビジネスシーンでもこの概念は受け継がれており、稟議はガバナンス（組織統治）を支える仕組みとして不可欠な存在です。

なぜ稟議が必要なのか？

稟議には、単なる承認作業以上の重要な意味があります。

以下にその代表的な理由を紹介します。

意思決定の透明性を高める

稟議は、誰が、いつ、どのような理由で意思決定をしたのかを記録に残すことができるため、後々の説明責任を果たしやすくなるというメリットがあります。
これは企業の内部統制や監査の観点からも非常に重要です。

関係者との合意形成

稟議を通じて複数の部署や関係者に内容を共有し、意見を得ることで、一部の部署だけで物事を決定してしまうリスクを回避できます。
組織内の合意が取れていることで、実行後のトラブルも防ぎやすくなります。

ミスや不正の防止

稟議書は複数の視点から確認されるため、不適切な支出や不正行為を防ぐための牽制効果もあります。
チェック機能を果たすことで、企業としての信頼性向上にもつながります。

稟議の流れ（一般的な稟議フロー）

稟議は多くの場合、以下のようなステップで進められます。

起案（稟議書の作成）
　提案者が稟議書を作成し、提案の目的・背景・期待効果などを明記します。

直属の上司の確認
　最初に直属の上司の確認・コメント・承認を得るのが一般的です。

関係部署の合意取得
　経理や法務、総務など、提案内容に関係する部署へ回付し、確認と合意を得ます。

最終承認（決裁）
　役員や社長など、最終的な意思決定者が決裁します。

実行・報告
　承認後に提案を実行し、必要に応じて結果を報告します。

企業によってフローは異なりますが、組織としての納得感と責任所在の明確化が重要な目的です。

稟議書の基本構成と書き方

稟議書は、読み手（決裁者）にとって短時間で内容が理解できるように書くことが重要です。
読みやすく、論理的な構成で記載することが、スムーズな承認につながります。

＜稟議書の基本構成例＞

件名・タイトル	「〇〇導入の件」など簡潔に
起案者・部署名	提案者の氏名・所属部署
提案の目的	何のための稟議なのか（例：業務効率化のため）
背景・理由	なぜこの提案が必要なのか、現状の課題や過去の事例
内容の詳細	何を、どこで、いつ、いくらで実施するのか
金額・スケジュール	費用と実施時期など具体的に
効果・期待される成果	コスト削減・生産性向上など定量的・定性的に記載
添付資料	見積書・提案資料・契約書案など
承認欄	確認・承認する人の氏名・役職または電子署名欄

稟議と決裁の違い

稟議は「プロセス」、決裁は「ゴール」
稟議は「提案を回して承認を得るプロセス」であり、最終的な判断を下す行為は「決裁」です。

用語　意味
稟議　案件を社内で回覧して承認を集めるプロセス
決裁　決裁権限者が最終的に判断を下す行為

つまり、稟議書は決裁に至るためのツールであり、稟議＝プロセス／決裁＝意思決定という理解が正確です。

稟議の種類とその使い分け

企業や自治体などでは、稟議の性質に応じて複数の稟議形式が使い分けられています。

通常稟議
もっとも一般的な稟議で、備品購入や出張申請、契約締結など幅広い用途で使用されます。

緊急稟議
災害時や業務上のトラブル対応など、迅速な判断が求められる場面で用いられます。
通常よりもフローを簡略化することでスピード重視の運用が可能です。

定例稟議
毎月や四半期ごとに定期的に発生する支払い・発注・契約更新などに対して行う稟議です。

金額別稟議
案件の金額に応じて決裁者を変える運用方法です。
例：10万円未満は部長、100万円以上は役員など。

稟議を効率化する方法

アナログな稟議フローでは時間と手間がかかります。

以下の方法で稟議のDX（デジタルトランスフォーメーション）が進められています。

電子稟議（ワークフローシステム）の活用
クラウド上で申請・承認が完結するワークフローシステムを導入することで、紙の回覧や押印作業が不要になり、大幅な時間短縮が可能になります。

代表的な電子稟議システム：
サイボウズ（kintone）
楽々Workflow
ジョブカンワークフロー
SmartHRなど

テンプレートと入力チェック
記載内容にバラつきがあると判断しづらくなります。テンプレート化し、必須項目に入力チェックをつけることでミスや漏れを防止できます。

モバイル対応・チャット連携
外出先からスマートフォンで承認したり、SlackやTeamsなどのチャットで通知・承認を行う仕組みを整備することで承認スピードを最大化できます。

よくある稟議の失敗例と注意点

稟議がうまく機能しない原因の多くは、内容の不備や関係者調整の不足にあります。

・目的が曖昧で何をしたいのか伝わらない
・効果が不明確で承認の判断が難しい
・添付資料に不備がある（見積もり抜けなど）
・事前調整を怠り、承認者が初めて見る情報になっている
・稟議が通っていないのに業務を先に進めてしまう

これらの失敗を防ぐには、事前に関係者と口頭で調整を行っておくことや、チェックリストを使って確認することが有効です。

まとめ

稟議は、組織における意思決定の透明性と正当性を保つための、極めて重要なプロセスです。

紙の書類を回すだけの形式的なものではなく、組織としてのガバナンスを高める鍵とも言えます。

電子稟議やワークフローシステムを導入することで、稟議プロセスはさらに効率化され、スピード感を持った意思決定が可能になります。

稟議制度を見直すことは、企業の生産性向上にも直結する施策といえるでしょう。