共通認識とは？ワークフローの関係とは？基本概念から形成方法まで解説

ビジネスにおける「共通認識」とは、組織とプロジェクトの目的・プロセス・価値観を共有するために必要な知識や考え方です。ワークフローの視覚化は業務に一定の方向づけを示すもので、共通認識の形成に役立ちます。
この記事では、共通認識の重要性と認識を深める方法やワークフローとの関わりについて解説します。

「共通認識」とは

共通認識とは、複数の人間が、あることに関して共通して持っている知識や考え方を指します。

たとえばビジネスのプロジェクトにおいては、目的や課題をメンバー全員が理解していることや、業務を進めるのに必要な手法やツールの使い方を知っていることが前提になります。メンバーがプロジェクトについて理解していなかったり、それぞれが異なる捉え方をしていると、目的どおりの成果が出せません。

ビジネスプロジェクトにおいては、メンバー全員が目的や課題を共有し、協力して業務を進めることが前提となります。もしメンバーがプロジェクトを十分に理解していなかったり、それぞれが異なる解釈で業務を進めると、目標とする成果を達成することは困難になるでしょう。組織が成果を上げるためには、共通認識の形成が不可欠であると言えます。

共通認識の類語・関連用語・反対語

ここでは、「共通認識」とよく似た言葉や関連して使われる言葉、また反対の意味を持つ言葉を紹介します。ビジネスでのさまざまな問題・課題を論じる上で、これらを知っていると論点を理解しやすいでしょう。

ビジネスにおける共通認識の類語

ビジネスで使われる共通認識には、以下のような類語があります。

共通認識を得る相手との関係性によって、これらの用語を使い分けましょう。

ビジネスにおける共通認識の関連用語

共通認識が必要となるシーンで、よく使われる関連用語です。

情報共有や根回しによって共通認識を深め、合意形成や意思決定に至ることになるでしょう。

ビジネスにおける共通認識の反対語

ビジネスにおいて「共通認識」がない、あるいは乏しいことを表す言葉として、以下のような反対語（対義語）があります。

齟齬や認識の相違は、ミスコミュニケーションの一種といえます。

ビジネスで求められる共通認識とは

ビジネスにおける共通認識とは、組織内のメンバーが業務の目的やプロセス、価値観を共有し、同じ方向性を持って行動するための前提となる知識や考え方です。
共通認識を持つためには、以下のようなことを実施します。

　●　業務における目標を設定して互いに確認する

　●　理念や大切にするべき考え方をメンバーで共有する

業務を円滑に進めるためには、認識すべきことを言語化し、それぞれのメンバーが自分ごととして捉えられるようにする必要があります。

ビジネスにおける共通認識の重要性

ここでは、ビジネスにおいて共通認識を持つことにどのようなメリットがあるかや、共通認識の重要性について解説します。

コミュニケーションが円滑になる

ビジネスにおける共通認識には、作業や指示、意思決定には前提となる目的や経緯があります。
以下の点が関係者の間で認識されていれば、少なくとも日々の業務連絡においてこれらを逐一確認する必要がありません。疑問を感じて手が止まったり、モチベーションが下がったりすることもないでしょう。

● 何のためにこの仕事をするか

● なぜ決める必要があるか

● 担当者・責任者は誰か

● どのレベルの成果が必要か

共通認識があれば組織のメンバー間で情報を伝えるスピードが高まり、コミュニケーションが円滑になります。

業務を効率的に進められる

業務やプロジェクトに対してメンバーが共通認識を持つと、各自の担当業務において何をすればよいかのイメージを持ちやすくなります。
上流部門から指示が来て業務に着手する前に、必要な準備を整えることが可能です。関係部署との連絡・確認作業を最小限にできます。

結果として、情報共有や仕事の流れがスムーズになり、業務の効率化が可能です。

組織における関係性が向上する

組織のビジョンやチームの在り方、価値観の共有がビジネスにおける共通認識となります。
個人が組織のなかで明確な役割を持ち、共通認識をベースに行動することで、組織への帰属意識やエンゲージメントが向上するでしょう。

言語化・視覚化された共通認識によって、メンバーはプロジェクトの目的や課題を自分ごととして理解し行動できます。

共通認識の粒度（種類）

ビジネスにおける共通認識は組織単位から個人まで幅広く、粒度の異なるレベルで求められます。組織と個人の関係、部署内での連携、個人の仕事の在り方など、それぞれに必要な共通認識を確認しましょう。

組織レベル

経営陣が会社の経営理念やビジョンを伝えることは、組織の共通認識を深める上で重要です。経営理念とは、企業の存在意義、価値観を明確に言語化したものを指します。ビジョンとは経営理念を元に目指す将来像を指し、これらを部署やチームに明確に落とし込むことで、組織として機能することができます。

個々の従業員は、組織やチームのビジョンと自身のキャリアビジョンを照らし合わせ、組織に対する帰属意識を持つことができます。

部署レベル

部署の管理者は、組織の経営理念やビジョンを基盤に、部署の共通した目標や行動指針をメンバーに伝えることが重要です。こうすることで各メンバーがモチベーションを高く保ち、行動を起こすことが可能になります。また、部署内での共通認識が深まることで、メンバー間の連携が円滑になり、問題解決や意思決定が迅速化されることが期待できます。

個人レベル

個人レベルにおいては、自身の目標や行動を上司やチームに共有し評価を得ましょう。取り組み内容に間違いが無いか、認識のズレが無いかなどコミュニケーションを取り定期的な測定をおこなうことが重要です。個人と部署・上司間での共通認識があることで、関係性の良い組織となり成果が上げやすくなるでしょう。

社内で共通認識を形成する方法

社内で共通認識を形成するために必要なことは、経営陣が率先して社内に共通認識が生まれる環境を整備することです。ここでは、共通認識の形成に必要な考え方やプロセスについて解説します。

共通言語を作成し具体的に伝わるようにする

共通言語とは、組織内で使われ共通認識を持てる用語や知識、価値観を指します。
具体例を挙げれば、以下のように同じ組織のなかの誰もが聞いて意味が明確に分かる用語です。

例えば、請求書を作成する際に「トラブルが無いように」とだけ伝えると、過去にトラブルがあったのか、何に気を付けるべきか伝わりません。過去に合った事例やフォーマットを共有したり、相手先への言葉遣いなどトラブルが起きないような伝え方が大切です。

組織内でよく使われる言葉を洗い出し定義を明確にしてメンバー間で共有することで、物事の認識がより正確・迅速に伝わります。

組織としての目的・目標を明確にする

経営層やリーダーが中心となって、組織の目的を明確にします。

経営理念の構成要素としてのミッション・ビジョン・バリューを策定し、組織内に共有することで企業の大目的を明確にできます。さらに短期・中期・長期のビジョンを具体的な数値目標として掲げることで、目的がより具体的なイメージとして共有されるでしょう。

組織が目指すものを、メンバーが理解している状態を作り出すことが重要です。

心理的安全性の下に議論する

心理的安全性とは、組織やコミュニティのなかで個人が安心して発言したり活動したりできることです。たとえば、従業員が経営層に対して意見・提案をしたことによって組織内での地位が剥奪されるケースでは、心理的安全性が確保されているとはいえません。

組織内での共通認識を深めるには、さまざまな議論が必要です。地位や立場に寄らず活発な議論がなされるためには、心理的安全性が保証される必要があります。

お互いへのフィードバックを欠かさない

共通認識を深めるためには、従業員同士のフィードバックが欠かせません。
たとえば企業のミッションを日常の業務でどのように取り入れて実践したかという事例を共有することで、意義や成果を具体的に認識できます。

他の従業員のノウハウや成功事例を知ることで、自身の業務に活かせるヒントを見つけられます。あるいは逆に、問題点を指摘することで相手に気づきを与えることも可能です。
継続してフィードバックを行えば、互いの能力向上が期待できます。

ワークフローで共通認識の形成が可能に

ワークフローは文字通り業務の流れであり、可視化して共有することで関係者の間に共通認識を形成できます。

ワークフローが可視化されていない状態では、個人や部署によって勝手な解釈で運用されるおそれがあります。結果として、本来必要であるはずのプロセスが抜けて業務の品質が低下したり、必要のないプロセスが存在して業務効率を低下させたりする可能性が生じるのです。

ワークフローシステムでできること

ワークフローシステムによって業務が見える化され、ビジネスの共通認識の形成が促進されます。

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まとめ

ビジネスで求められる共通認識とは、組織のメンバーが業務の目的やプロセス、価値観を共有し、同じ方針で業務を進めるための基盤です。共通認識の形成が不十分な場合、認識の相違が起き、業務効率の低下や関係性の悪化を招いてしまいます。

こうした課題を起こさないために、以下の様な共通認識を形成しましょう。

　● 共通言語を見つける

　● 組織・プロジェクトの目的を明確にする

　● 心理的安全性を確保する
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　● フィードバックをしあう

ビジネスにおける共通認識をするために整理をしてみてください。

ワークフローシステムは、このような課題を解決するうえで有効なツールです。
株式会社コラボスタイルの「コラボフロー」は、組織で業務を進めるうえで必要な情報を可視化し、認識の相違が起きないよう情報やデータの蓄積を行うことができます。

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