導入事例

島津サイエンス西日本株式会社

社内のあらゆる申請をコラボフロー化!動作が軽く作業時間が5分の1に

この記事のサマリー

  • Excel帳票がそのまま使え、従来システムからの移行に違和感がない点が選定のポイントに
  • コラボフローサポートサイト、活用支援サイトをフル活用
  • 経理業務に、教育に、あらゆる申請書類をコラボフローで

企画部 四方智之様

400社以上の理化学メーカーの製品を取り扱う総合理化学商社

菊島津サイエンス西日本株式会社は、島津製作所のグループ会社です。西日本を拠点に総合理化学商社として島津製作所の製品を中心に、国内外400社以上の理化学メーカーと提携して、分析・計測機器などを販売されています。企画部 四方 智之様に、コラボフローを導入した背景やコラボフローの活用方法についてお伺いしました。

コラボフローを導入した背景

Internet Explorerのサポート終了を期にワークフローシステムの更新を検討

従来使用していたワークフローシステムは、Excelで作成した帳票のファイルを、そのままワークフローに添付して運用するものでした。Internet ExplorerとExcelアドインを活用し、Excelに電子印を押印して使う仕様だったため、Internet Explorerのサポート終了によって今後の継続的な運用には適さなくなりました。またスマホやタブレット端末での利用もできず、パソコン上での動作も重く処理が遅かったため、ワークフローシステムの更新の検討が開始されました。

当初、社内ではタレントマネジメントシステムのワークフローオプションを導入する案が検討されていました。ただ、ワークフローオプションがあるといっても、その製品はあくまで人事向けのマネジメントシステムであり、営業や会社全体がメインで使うワークフローシステムとしてはその強みを活かせないと感じ、私が導入製品の見直しを提案しました。

コラボフロー選定のポイント

Excel帳票がそのまま使えて、従来システムからの移行に違和感がない

新しいワークフローシステムの導入に当たっては、コラボフロー以外にも、数社のワークフロー製品を検討しました。それぞれ体験版を試したり、従来使用していたワークフローシステムの後継サービスも比べて検討した結果、「コラボフローがいいね」ということになり、導入に至りました。
コラボフローの試用を開始してから1ヵ月半ほどでコラボフローの導入が決まりました。導入の決め手になったのは、Excelの帳票をそのままワークフローとして使用できるところです。弊社で元々使っていたシステムでも申請にはExcelファイルを運用しており、申請者側の画面の印象が変わらないので、抵抗感なく使えます。また、他社のシステムでは判定途中で追記できないものが多かったのですが、コラボフローは申請書に判定者のコメントを書き込みできるところも良かったです。弊社では、申請に対して本社がどういう処理をおこなったか入力する必要があるので、帳票に書き込みできる機能が必要でしたが、その点もクリアできました。

コラボフローサポートサイト、活用支援サイトをフル活用

導入が決まると、従来のシステムで運用していたすべてのワークフローをコラボフローに切り替えました。社内でコラボフローの設定を担当したのは私1人なのですが、約30種類あったワークフローを1ヵ月ですべて切り替えることができました。
コラボフローの稼働開始後も、運用しながら各部署からの要望を聞き、設定内容を随時修正し、最適化しています。
コラボフローは、設定画面や操作自体も難しくないですし、わからないことや設定方針に迷ったときは、サポートサイト活用支援サイトを検索すれば欲しい情報が見つかりましたので、調べれば答えが分かるところも助かりました。
現在も、活用ガイドの記事などを参考にしながら、コラボフローの様々な機能を活用して設定しています。

コラボフローの活用ポイント

経理業務に、教育に、あらゆる申請書類をコラボフローで

導入の検討を始めたのが2018年末頃からです。まずは一部の部署でテスト運用してもらい、改善の要望を集めまし

コラボフロー導入後は、稟議関係だけでなく人事や経理関係の申請、営業関係の申請、議事録、事故報告書など、あらゆる申請書をコラボフローにしています。
経理関係の売掛・買掛・残高の報告は、Excelの集計用ファイルを別に用意してそちらで集計を行っています。その集計したExcelファイルをコラボフローの「Excel添付取込」機能を利用して添付して申請する運用にしています。

Excelには、各銀行のシステムや基幹システムからエクスポートしたCSVを貼り付けるシートを用意しており、貼られたデータから「残高」シートに集計される仕組みにしています。
このファイルをコラボフローの「Excel添付取込」パーツで取込むと、残高の数値がコラボフローの申請書に自動で入力されるため、銀行取引の正確なデータを添付でき、手入力によるミスを極力削減することができます。
扱う金額の桁数が多く、複雑な計算も必要なため、手入力による転記ミスが発生しかねない業務でしたが、コラボフローによる自動化でこの点も解消されました。
また、監査が入ったときなどにも、検索して簡単に必要な情報を提示することができるようになりました。

また、ISO対策として行っている社員教育の記録もコラボフロー化しました。まず、1年に1回の頻度で、トレーニングの内容や対象者を盛り込んだ計画書を作成します。すると、計画書の経路に設定してある「タスク依頼アイテム」により、各申請者のコラボフロー画面の「タスク」フォルダに、確認書を申請するタスクが発生します。

期末に教育計画実施確認書を報告する際はそのタスクから申請書を作成します。その際、計画書の内容をコピーした状態で申請書の作成が開始しますので、何度も同じ内容を入力する手間を省いており、確認書を作成する側も楽になりました。
また、教育記録もコラボフローで申請しており、「ビューフォルダ機能」を使って各拠点の教育記録一覧を保存しています。監査対応時には、各フォルダ内を提示することで素早く対応できるようになりました。

コラボフローの導入効果

1承認当たりの時間がたった1分に!動作が軽く使いやすくなったと社内で好評。

以前のワークフローシステムは動作が重かったこともあり、1件承認するのに5分程度はかかっていた作業時間が、コラボフローにしてからは1分程度に短縮されたので、1件あたりは数分程度ですが、蓄積していくとかなりの時間を短縮できたと感じています。
また、以前のワークフローシステムではExcelをダウンロードして別のサーバーで保管していたのですが、コラボフローに移行したことにより、別サーバーで保管する必要がなくなりました。移行によって、紙の帳票や押印の必要がなくなったことも嬉しいです。
以前のワークフローシステムと比べて、動作が軽く使いやすくなったことや、コラボフローに変更する際に、コラボフローの機能を活用して運用を改善できた点など、社内でも好評をいただきました。
特に営業部門では毎日使っているシステムなので、動作が軽くなった効果は大きいと思います。

今後の展望

コラボフローのノウハウを伝え、業務引き継ぎを

社内のほとんどの申請書は電子化できているので、今後は現在のコラボフローの運用や他システムで運用しているものと連携させるなど改善していきたいと考えています。コラボフローをさらに活用し、業務の効率化につなげていきたいですね。

また、現状では私1人でコラボフローの設定や管理を担当してきました。立ち上げ段階ではこれで良かったと思いますが、稼働が軌道にのってきたこともあり、今後は運用やメンテナンスの属人化を避けるためにも、コラボフローの管理者を増やしていく予定です。その際も、コラボフローの力を借りながらコラボフロー管理や、業務ノウハウも含めて引き継ぎができるようにしたいですね。

お客様情報

社名 島津サイエンス西日本株式会社
URL https://www.ssw-shimadzu.co.jp/
事業内容 分析測定機器、試験検査機器、臨床検査機、真空機器、 半導体製造及び検査機器、液晶注入及び検査機器、バイオテクノロジー研究機器、理化学機器及びこれらの関連機器の販売

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