活用シーン

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どんな業務に使われているの?活用シーンをご紹介。コラボフローで実現できる、さまざまな業務をご紹介します。

稟議書

日本的な文化への対応が要求される、ワークフローの王道

ワークフローの活用シーンで、もっとも要望が多いのは、「稟議書」ではないでしょうか?

稟議書は非常に重要なワークフロー業務ですが、会社毎に文化が大きく異なる業務でもあります。
コラボフローは、稟議業務を実現するための機能として、稟議書に関して複数メンバーが「承認」「否決」の意見を表明し、意見を集約して上長が最終判断する「議決承認」、総務受付等が稟議を判断するメンバーを自由に選択する、「フロー途中でのメンバー選択」機能を備えています。

日本的な文化への対応が要求される、ワークフローの王道

ポイント

経路設計の柔軟性
稟議書は、稟議案件によって、可否を判断すべきメンバーの決定が難しく、社内の文化、状況によって柔軟な対応が求められます。 そのため、「フロー途中でのメンバー選択機能」を使って、「総務受付」の段階で稟議メンバーを自由に選択する運用を実施される事が多く見受けられます。
「議決」機能で意見表明型のフローに対応

稟議書では、稟議メンバーのうち誰か一人が「承認」「却下」すると、たちまち稟議書がOK、NGになるのではなく、複数のメンバーによる意見表明を参考に、「議決」する運用も行われます。コラボフローの「議決承認」機能を使って、意見表明型のワークフローを簡単に構築できます。

稟議書のワークフロー活用については、事例「福島工業様」でも紹介されています。

福島工業様の事例へ

アカウント申請

データ収集機能を活用して、内部統制を強化

内部統制に対する意識の高まりから、アカウント管理が厳格になっている会社様も多いのではないでしょうか。

ここでは、電子メールや社内システムにアクセスするための「アカウント申請」をワークフロー化する事で、ミスを減らし、業務を簡素化するコラボフローの活用シーンをご紹介します。

データ収集機能を活用して、内部統制を強化

ポイント

アカウント発行の手続きを自動記録
情報システム部が発行したアカウント情報を、申請書に追記して残す事ができます。 発行されたアカウントは「リストビュー機能」一覧を作成。Excel等にアカウント情報を転記して管理する必要がなくなります。
通知の自動化で作業を効率化
「メール送信」経路アイテムを使って、発行されたアカウント情報を申請者に自動通達。アカウント情報を通達する作業が必要なくなります。

資産管理

資産購入から廃棄までの管理を一元化!

IT資産の購入申請から、購入手配、現場への設置までを管理するワークフローを構築して、資産管理をより一層効率化する事ができます。 IT資産の管理には、一般的に「IT資産管理ツール」が利用されますが、購入前の状況や、電源の入っていない待機PC、故障PCは、通常のIT資産管理ツールでは管理する事ができません。
ワークフローと資産管理ツールを組み合わせる事で、IT資産のライフサイクルを一元的に管理する活用シーンをご紹介します。

資産購入から廃棄までの管理を一元化!

ポイント

PC購入情報の記録
PC購入に関する承認が降りると、購買担当はPC購買の手配を行います。また、手配時に確定した納期等の情報を「データ収集機能」を利用して、申請書に追記します。
PC管理の記録
情報システム部は納品されたPCに対して、PC管理No.とIPアドレスなどを割り振ります。割り振った情報は、PC購買申請書に「データ収集機能」を利用して追記しておく事で、後日PC管理No.を使って情報を検索する事ができます。
本人による確認
コラボフローは、ワークフロー流れに「申請者本人」を組み込むことができます。そのため、設定済みのPCが申請者本人に届けられた後の「設置確認」を、本人自身で行う事ができます。
情報の再利用
設置完了したPCの情報は、「CSV出力機能」で自動的にCSV形式のデータとして出力できます。資産購入時の申請や、故障時の申請、廃棄時の申請からCSVを出力し、データを各種の「資産管理ツール」にインポートする事で、資産管理のライフサイクルを一元的に管理し、業務効率をUPする事が可能となります。

クレーム報告書

データ収集ワークフローだからできる業務改善

クレーム報告の流れを管理し、収集したデータを製品・サービスの改善に活かしていく事は、顧客サービスの強化や、サポート業務の効率化につながる重要な業務です。コラボフローの特長である「データ収集」機能を使って、クレーム管理業務の強化を行っている活用シーンをご紹介します。

データ収集ワークフローだからできる業務改善

ポイント

技術情報の収集
技術調査の段階では、技術調査の結果を、調査メンバーがクレーム報告書に追記します。
調査結果による対応の変更
技術調査結果が「重要」であった場合は、コラボフローの「リアルタイム条件分岐」を使って、その後のルートが自動的に切り替わり、役員による確認が実施されます。その後、文書は重要情報の共有のため、「文書公開機能」を使って、定められた部署に対して自動的に公開されます。
改善提案を起票
クレーム報告を元に、そのクレームに対する改善提案を実施する事も可能です。「転記機能」を使えば、クレーム報告書の内容を自動的に改善提案書に転記して、改善提案を提出する事ができます。
情報の再利用
設置完了したPCの情報は、「CSV出力機能」で自動的にCSV形式のデータとして出力できます。資産購入時の申請や、故障時の申請、廃棄時の申請からCSVを出力し、データを各種の「資産管理ツール」にインポートする事で、資産管理のライフサイクルを一元的に管理し、業務効率をUPする事が可能となります。