「電子化＆コストカット」の先を行くワークフロー活用／コラボフローを使った企業風土改善への挑戦

創業90年地域の健康を支える「かかりつけ薬局」

1928年東京都北区十条で薬局を創業以来、今年創業90周年を迎える「雄飛堂」様。
関東中心に45店舗の調剤薬局を展開し、地域のかかりつけ薬局として皆さまの健康を支えていらっしゃいます。
歴史ある会社ゆえに、長年オフィス業務は紙が中心でいらっしゃった中、近年取り組まれている業務改革の一環としてコラボフローをご採用いただきました。
導入の経緯や運用の様子・改善効果、今後の業務改革の展望について、監査部長の高橋様、システム部の澤登様にお話を伺いました。

導入の経緯とワークフローで改善したい問題点

決裁者がつかまらない！

高橋様：電子化を導入する理由として、決裁者ほど外出が多く、承認を貰おうにもなかなか捕まらないという点がありました。
澤登様：当社の場合、受付が申請書を受理した後は各自が決裁者を見つけて決裁を貰いに行く形だったので、決裁者が社内に居る時に慌てて捕まえに行くこともしばしばで、なかなか捕まらないと、長ければ決裁が下りるまでに2週間はかかっていました。
高橋様：紙だと、今どこまで進んでいるのかが分からない点にも困っていました。せっかく社内に決裁者がいても、肝心の申請書自体が誰の机にあるのか分からず、探し出すのに時間がとられていました。

FAX運用の不安と保管スペースの増大

高橋様：当社は薬局と本部があり、薬局の方はいち早く薬歴を電子化し、まだ紙が残っているのはお客様が持参する処方箋ぐらいです。
本部の方は長年紙で運用しており、コラボフロー導入前は、薬局とのやり取りはFAXが中心で、これが色々と問題を抱えていました。
薬局からFAX送信の連絡を貰っても、他のFAXに紛れて別の人が受取っていたり、別の机に置かれていたりと、社内でFAXが行方不明になることがありました。
また、一番怖いのが誤送信で、社内情報を間違って外部に送ってしまうリスクを抱えていました。
さらに書類保管も大変でした。決裁が下りた後は受付が回収してファイリングしていたのですが、毎年何百枚単位の分厚いファイルが増え続ける上に、管理する作業も大変でした。

コラボフロー選定のポイント

自ら作成・運用・メンテナンスも

高橋様：2018年創業90周年を迎える当社は、かなり長い間紙で運用してきたのですが、数年前から「そろそろ電子化を」と業務改革に着手し、まずはグループウェア「サイボウズOffice」を導入し、2017年5月頃からワークフロー導入検討を始めました。
澤登様：まずサイボウズOfficeのワークフロー機能を検討したのですが、機能や柔軟性、使いやすさを考えるとワークフロー専用製品の方が良いだろうという事で、コラボフロー導入を決めました。
高橋様：業務システム関連は、長年付き合いのあるシステム会社に依頼しており、サイボウズOfficeの導入もほぼ任せっきりだったのですが、近年社内に「システム部」が出来、徐々に内製化が進んできました。
コラボフローの導入や申請書作成などは全て澤登が担当しています。社内ですぐに相談でき、希望する形の申請書を作ってもらえるので非常に助かっています。

誰にとっても「使いやすい」「わかりやすい」ワークフロー

澤登様：選定時、特に重視していたのが「使いやすさ」です。
実際にワークフローを使う従業員にとって、難しい操作が無く、わかりやすく、使いやすいかどうか、という点を重視していました。
現場が使い易い製品なら、システム管理の自分は大変でも構わないと覚悟していましたが、コラボフローは操作も簡単で使い易く、最初に触ってみた時点で直観的に「いいな」と思いました。
申請フォームも、従来紙で運用していた元のExcelを利用し、紙と近い形で電子化できましたので、現場の抵抗感は無かったと思います。
それよりも、今まで印刷、FAXしていた手間が無くなるメリットを理解して貰えたので、特に混乱無く受け入れて貰えたようです。