ワークフローで内部統制を強化、電子化の一歩を／簡便さと機能性、連携性を軸にワークフロー選定

共に歩み戦略を実現実行力コンサルティング

「理想を説いて後はお客様まかせ」に表されるような宿題提示型のサービス展開にともすればなりがちなコンサルティングサービスの概念を、実務実行支援という形で打ち壊すエスネットワークス様は、主として中堅中小企業へ向けたCFO機能の実装を中核とした戦略を創るだけでなく、それを実現するために最も苦労する実行段階までトータルでカバー。時にはお客様先に常駐し、お客様の立場で共に改革を実行する文字通りの「パートナー」として、様々な企業の成長を「実行力」の提供を通じプロデュースしていらっしゃいます。また、成長著しいアジア市場へと海外進出する日本企業に対してもサポートを実施しています。
こうした顧客へ丁寧に寄り添う姿勢により信頼感を勝ち得てきたエスネットワークス様ですが、一方でエスネットワークス様がお客様先に常駐される等、現場重視の事業スタイルを突き詰めれば突き詰める程に、従業員は物理的に離れた複数拠点において社内業務を手がけることが必然的となり、多量のハードコピーを介した社内手続きの維持に困難が生じてきました。
こうした課題解決のために、ワークフロー導入にあたってソリューション選定に取り組んできた同社ですが、この度コラボフローをご採用いただきました。ソリューション選定時における基準や今後の運用予定について、執行役員の下村様、コーポレートコミュニケーション本部の山本様にお話を伺いました。

導入の経緯とワークフロー選定の流れ

お客様と共に改革するコンサルティング集団

下村様：弊社は会計、財務にかかるコンサルティングサービスを祖業とし、今年度19年目を迎えます。従業員のうち管理部以外は全員コンサルタントという文字通りの「コンサルタント集団」であり、国内に約200名、海外では香港、ベトナムはホーチミンシティ、ハノイの2都市、シンガポール、バンコクの各拠点で50名強が在籍しています。
一般的に「コンサルティングサービス」といえば、コンサルタント一人でお客様4、5社を担当し、お客様先に訪問できるのは1か月に4、5日程度というイメージではないでしょうか。しかしこれでは問題を発見し解決案を提示できても、進捗管理で終わってしまうことが多いと思うんです。大企業ならそれで事足りるかも知れませんが、弊社の主力顧客である中小企業においては、なかなか改革に割ける人的余裕が無く、施策推進が困難です。
弊社が支援させていただくケースで一例を申し上げますと、6名のチームで1社を担当することもありますし、逆に決められた1名が月曜日から金曜日までお客様の経営企画部や財務部、経理部などに席を置かせていただき、時にはお客様の会社名の名刺をいただいてステークホルダーとの交渉に出向くこともします。お客様の懐に実際に入り込んでコンサルティングを行い、共に課題解決する実行型の事業スタイルがご好評をいただいた結果、弊社もここまで成長することができたと考えています。また海外部門では、日本企業の海外進出後における会計財務、労務法務や現地買収企業との経営統合支援等のサポートも行っており、国内はもとよりグローバルなご支援をさせていただいています。

膨大な紙に係る　物理コスト削減を

下村様：当社は設立以来、紙ベースの稟議制度を運営してきましたが、その過程で消費される紙の量がとにかく多いという課題がありました。
山本様：社内の申請書類を紙の消費量といった観点で改めて見るに、各種稟議申請と新規取引先の審査書類が大半を占めていることが分かりました。例えば新規取引の場合、1社あたり会社概要、製品案内、与信調査といった書類だけで、厚さ4～5cmにもなります。
稟議の他にも用途に応じた申請書類が別途ありますから、本社だけでも1か月あたりの紙の消費量が稟議関連書類だけで1万枚、その他も含めると月に12万枚、さらに支社分も加わります。
下村様：物理的コストに加え、ハンドリングにかかる「スピード」の問題もあります。メンバーは皆出張が多いので、紙ベースだとどうしても決裁プロセスに必要以上のリードタイムを要し、結果的に事後承認となってしまうこともあります。業務スピードに紙が追い付けておりません。

ワークフロー導入でガバナンス改革を

下村様：19年間ずっと紙ベースでワークフローを運用してきましたが、会社として色々な意味で更なる成長を目指したとき、こうした諸問題をきちんと解決しよう、という機運になりました。
ワークフローの導入によって改めて「内部統制」を整備するきっかけになりますし、外出先で決裁できるので、決裁スピードも早められると期待しています。お陰様で弊社の事業規模が拡大してきた結果、紙運用が限界に達しガバナンス改革も必要になってきた、といったところです。

内部統制ツールとして

山本様：ハンドリングの点で加えて申し上げますと、処理がどこで止まっているかといった決裁進捗状況が分からなかったり、「代理承認」「代理申請」が曖昧になってしまっていたりといった点も問題でした。
コラボフローでは常に決裁進捗状況を把握できますし、誰が代理申請、代理承認したのかもアカウントに紐づいてキッチリ管理できます。
また人の手では煩わしい複雑な運用も、電子化することで自動化できるため、これを機に現時点の企業ステージに即した内部統制実現のため、決裁権限の閾値や決裁ルートを再検証しています。内部統制ツールとしてワークフローは、現場もメリットが感じられるところが良いですね。

取材日：2017年7月