株式会社タカゾノ様

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  • コラボフローパッケージ版 薬科・医療機器製造業 全社導入650名

    株式会社タカゾノ様

    Notesからコラボフローへ移行
    まるでBPM?! 決裁から始まる全ての業務を自動ナビ

  • 情報システム部/杉原様 情報システム課/柴田様
    情報システム部/杉原様 情報システム課/柴田様

健康と共に 薬科医療のトータルソリューション

散薬分包機や薬袋発行機、調剤台や電子天秤といった「薬科機器」や、薬剤情報・調剤監査システムといった「医療システム」、滅菌器、クリーンベンチなどの「医療機器全般」を開発から製造・販売までトータルに手掛けていらっしゃる株式会社タカゾノ様は、コラボフローが生まれた頃からご利用下さっているコラボフロー大ベテランのお客様でいらっしゃいます。
元々Notesで運用していた諸業務をグループウェアとコラボフローへ移行。以来、ただ申請するだけでは終わらない、業務をトータルにカバーする形の、まるでBPMのようなワークフロー運用を行っていらっしゃいます。過去のワークフロー導入の経緯や選定のポイントに加え、ワークフロー運用の実例や導入効果について、管理本部情報システム部の杉原様、柴田様にお話を伺いました。

タカゾノ様の薬科・医療機器
タカゾノ様の薬科・医療機器

導入の経緯とワークフロー選定の流れ

SFAとしてNotesを導入

杉原様:16年程前にNotesを導入しましたが、SFAとしての利用が中心でした。その後、10年程前に紙で運用していた申請書の一部をNotesでワークフロー化し運用を始めました。最初は稟議書、業務連絡といったシンプルなものが中心でしたがNotesでのワークフローは限定的な利用にとどまっており、掲示板や業務連絡を中心に使っていました。

グループウェアをメインに ワークフローも専用製品を

柴田様:Notesでワークフローの運用を始めて3、4年経った頃、当時の社長(現会長)からグループウェアを入れようという話が出たのをきっかけに、グループウェアにワークフローを載せる形でシステム移行の検討を始めました。
杉原様:Notesでは補えていなかった「ポータル機能」がシステム移行の主目的でした。出社後はまずここを見れば全てがわかる、承認作業など処理が必要なものも全てそこに表示されている、といった形で社内情報の整理をグループウェアのポータル機能で行いたかったんです。ずいぶん前のことなのでややあやふやですが、ワークフロー製品は割とすんなりコラボフローに決まったように記憶しています。

コラボフロー選定のポイント

Notesの複雑な運用も コラボフローで再現

杉原様:Notesのワークフローも最初はシンプルなものが中心でしたが、移行する時点では一部作りこんで複雑な運用を行っているものがありました。これをコラボフローでも対応できたのは大きなポイントだと思います。移行後のワークフロー製品が「申請、承認して終わり」「途中で追記できない」「自動分岐できない」といった単純なものでは、きめ細かなワークフロー運用は実現できなかったと思います。
Notesで運用している頃から弊社が複雑なワークフロー運用をしているという認識は無かったのですが、後で色々なワークフロー製品の話を聞くと、コラボフローでは結構好き勝手に色々と実現できているな、と思いますね。本来閉じた中で回すべきワークフローを「ある段階に来たらこの人達に見せる」といった、途中で外に公開するアクションを挟みつつ、公開範囲は好きな形で限定したり。Notesからリプレイス後に新しくやろうと思ったことも、コラボフローで実現できています。

情報システム部/杉原様
情報システム部/杉原様

ワークフロー導入で改善されたポイント

紙・Excelファイル運用の弊害

杉原様:もう6、7年使っていますから、紙で運用していた頃との比較もずいぶん前の話ですが、やはり色々と改善されましたね。紙だと過去のものを探すのも一苦労ですし、決裁に時間もかかっていましたね。
柴田様:Notesでワークフロー運用をしていても全ての申請書類が電子化されていたわけではなく、紙での運用も残っていました。弊社は拠点が全国にありますので、拠点間で申請書のExcelファイルをメールに添付してやり取りしていると、決裁に回しているうちに申請書の版が複数できてしまうといった弊害もあったように思います。

現場からも要望が

柴田様:Notesでは稟議や情報共有といった限定的な用途で個別に利用していたので、ワークフローとして全社には浸透するには至っていませんでした。
コラボフローを導入して全社的な申請書類の運用を始め、ポータルと共にワークフロー利用が浸透し、徐々に現場からも「こういった申請書が欲しい」と要望が上がってくるようになった結果、今では申請書が26種類に増えています。

情報システム課/柴田様
情報システム課/柴田様

会社情報

社名
株式会社タカゾノ
URL
http://www.takazono.co.jp/
事業内容
医療機器・医療システムの企画・開発・製造・販売
利用人数
650名(2016年12月現在)

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