学校法人追手門学院様

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  • コラボフローパッケージ版 教育機関 一部導入400名 ガルーン連携

    学校法人追手門学院様

    教育機関のワークフロー選定基準は総合力と柔軟性
    電子決裁導入で業務改革をさらに加速

  • 情報メディア課・入試課/村上様 情報メディア課/玉置様
    情報メディア課・入試課/村上様 情報メディア課/玉置様

創設128年 少子化に挑む教育改革の先駆者

明治21年、薩摩藩出身の高島鞆之助によって西日本初の私立小学校として創設された追手門学院様。
128年の伝統を受け継ぎながら、今日まで幼稚園から大学までの総合学園として一貫連携教育を進めていらっしゃいます。
中でも追手門学院大学様では他大学に先駆けて「ガバナンス改革」を実施。
少子化の近年にありながらも偏差値の向上、入試志願者伸び率日本一を達成なさるなど、様ざまな業務改革にも積極的に取り組んでいらっしゃいます。
その改革の一環としてワークフロー専用製品の導入を決定、コラボフローをご採用頂きました。
大学ならではの運用や、ワークフロー選定のポイント、導入効果について、情報メディア課の村上様、玉置様にお話を伺いました。

追手門学院大学キャンパス
追手門学院大学キャンパス

導入の経緯とワークフロー選定の流れ

8製品を比較検討し、3製品でコンペを実施

玉置様:ワークフロー導入の方針が決まってからは、各製品の資料を集めたり、説明をして頂いたりと、8製品を一つ一つじっくりと検討していました。
その後2015年秋の展示会でコラボフローを見かけ、ワークフローを探していたのですぐに詳しい話を聞いて、検討候補に加える形になりました。

村上様:既に検討していた8製品に、展示会で知ったコラボフローともう1製品の2つを加えて最終的に候補が10製品となり、そこから3製品に絞ってコンペを行いました。
利便性、拡張性、操作性、柔軟性、汎用性を軸に本学の希望する条件も含め複数名の評価者で採点をした結果、最も点数が高かったのがコラボフローでした。
特にコラボフローの評価が高かったのは、エクセルから帳票を作れる点です。
簡単に作って直せるのでメンテナンスも簡単にできる点、現在使っているサイボウズ社のグループウェア「ガルーン」とも連携でき、本学の希望に柔軟に対応できる点などの特長と採点結果とで総合的に判断しコラボフローに決定しました。

情報メディア課・入試課/村上様
情報メディア課・入試課/村上様

コラボフロー採用のポイント

今の帳票イメージを引き継げるか

村上様:「今の帳票の形をしっかり引き継げるか」つまり電子化した後、今の紙媒体と極力近いイメージで運用できる点が重要です。
利用者には様々な年代の方やパソコンが不得手な方もいらっしゃるので、今までと近い形であまり負担をかけず、迷わずに使って頂ける形にしたい。
コラボフローはExcelをそのまま取り込んで帳票化できる点が良かったです。

柔軟性

村上様:複雑な経路も柔軟に設定でき、変更修正にもすぐに簡単に操作できる。
また、大学という組織ならではの要望もありますが、その辺りにも柔軟に対応できた点も重要でした。

操作性

村上様:コラボフローは簡単に作って直せるので、運用開始後に情報システム部門ではなく、実際に帳票を運用する担当部署にメンテナンスを任せられそうな点も良かったです。

電子印影

村上様:最終的に紙に印刷し保管が必要な書類もありますので、ワークフロー上でも電子印影が押されていることが必要でした。

スマートデバイス対応

玉置様:スマホやタブレットでも利用したいと考えていました。
コラボフローは対応していますが、意外と対応していないワークフロー製品も多く、検討した10製品の内半分は対応していなかったですね。

拡張性

以前からグループウェアはサイボウズ社のガルーンを使っているので、ガルーンと連携していること、ガルーンのポータル画面にコラボフローの承認状況などを載せられるポートレット機能も重要です。

監査対応

玉置様:監査の為や補助金関連と様々ですがきっちり揃えなければならない書類も多々あります。
その為に必要な部分や要件を満たす為の相談も柔軟に応じて頂けた点は大きいです。
ワークフローとしてきちんと決裁をしつつ、体裁もきちんと整えることができる形で運用ができます。

情報メディア課/玉置様
情報メディア課/玉置様

導入効果 「業務改革への確かな一歩を」

スピードUP(1) 決裁までの時間が 紙運用の半分以下に

玉置様:自分の感覚だと、例えば稟議書を出した場合、上長が不在だったりと自分の部署内で決裁を貰うのに1週間程、その後総務で書類を回してもらうのにさらに1週間程かかるので、トータルで2~3週間程かかっていました。
これが、コラボフローで運用を始めてからは1週間以内で決裁されるようになりましたので、かかる時間が半分以下になった感じです。

スピードUP(2) 拠点間の決裁スピードUP

玉置様:幼稚園、小、中、高校等の各拠点が離れているので毎日学内便で配送していた分はどうしても1日は余分にかかっていたのですが、これも早くなりました。実際、利用者としても目に見えて決裁にかかる時間が早くなったようで、総務担当の方が「すごく早くなったと皆から言われる」と話していました。

進捗をリアルタイムで確認

玉置様:紙で運用していた頃は、申請した書類が今どの決裁段階まで行っているのかが分からなかったのですが、今はリアルタイムで確認できるようになったのも大きなプラスだと思います。

思わぬ効果? 要望の声が増加、処理も迅速に

村上様:情報メディア課へITに関する質問や調査依頼等を出す「要望書」の申請数が、紙で運用していた頃の倍以上になりましたね(笑)申請しやすくなったので相談や依頼も出しやすくなったんでしょう。
その対応をする保守メンテナンス会社もワークフローメンバーに入っており、業務依頼もスムーズで迅速になりましたので、頂いた要望書への対応も確実に早くなりました。

玉置様:ワークフロー導入が早くも業務改善、改革につながりつつあるという実感がありますね。

法人情報

法人名
学校法人追手門学院
URL
http://www.otemon.jp/
併設校
追手門学院大学・大学院
経済学部、経営学部、地域創造学部
社会学部、心理学部、国際教養学部
〔大学院〕
経済学研究科、経営学研究科
心理学研究科、文学研究科
追手門学院中・高等学校
追手門学院大手前中・高等学校
追手門学院小学校
幼保連携型認定こども園 追手門学院幼稚園
利用人数
400名 (2016年6月現在)

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