リアルタイム条件分岐で承認者を自動判別／ただの電子申請ではない「データ収集ツール」として活用

はじめに

北陸通信ネットワーク株式会社様は、北陸電力グループの一員として、北陸地域に根ざした事業活動を行っている通信事業者です。高速・大容量の光ファイバネットワークによる、高品質で信頼性の高い通信サービスを、北陸地域を中心とした企業、金融機関、官公庁・学校などに提供しており、KDDI株式会社や各電力系の通信事業者との連携で、全国に展開するネットワークサービスも手がけています。

今回は、コラボフロー導入企業である北陸通信ネットワーク様に、事例インタビューを行いました。

導入と選定

導入の経緯を教えてください。

中邑様：導入以前は、ほとんどの申請を紙ベースで行っていました。弊社の申請書類は各拠点だけでは完結しませんから、紙の申請書は一旦拠点から本社に郵送し、承認を行うという運用が必要となります。
しかしこの方法では承認を行うまでに時間が掛かってしまいますし、郵送のためのコストも必要です。時間の短縮と郵送コスト。この2つの課題を解決するために、ワークフローの導入を検討し始めました。

笠原様：弊社では申請書の内容によって上長以外の担当者が承認及び確認を行う事もありますので、項目や金額によって承認者を切り替える｢条件分岐｣機能が必須でした。 この「条件分岐」をキーワードにワークフローを探していたところ、以前より取引のあるコスモサミットさんにコラボフローを紹介頂いた、という訳です。
コラボフローに備わっている条件分岐は「リアルタイム条件分岐」と呼ばれるもので、途中で申請書の内容が変更された場合でも、分岐機能がちゃんと反応してルートを変更してくれます。 弊社で計画している業務系のワークフローでは、申請の途中で担当者がデータを投入することが多くありますので、リアルタイム条件分岐がある事は大きなメリットです。
その気になるところは製品デモをして頂いて実際に確認し、導入を決定しました。

改善された点

導入して改善された事、良かった事を教えて下さい。

森田様：弊社でよく利用されているのは社内パソコンの設定依頼などシステム関連の業務や見積り依頼などの営業に関する業務ですが、やはり、承認処理がスムーズに行えるようになった事は大きいですね。 今までは申請書を各拠点に郵送する手間やコストがかかっていましたが、ワークフロー化した事によりコストが削減でき、スピーディーに承認が行えるようになりました。 またコラボフローでは承認段階で文書の内容を編集できる許可を与えられますから、申請内容の細微な修正であればわざわざ差し戻しを行わなくてもよく、スムーズに承認を行える点も気に入っています。

今後の展望

今後どのような業務に展開していきたいですか？

笠原様：現在弊社では50個程の申請書があるのですが、その申請書を全てワークフロー化し、コストの削減、業務の効率化を図っていこうと考えています。 全ての申請書をワークフロー化するにあたっては、捺印機能や代理承認の機能が欲しかったので、その機能が備わっている最新版のコラボフローへのバージョンアップを先日実施したところです。 今後ワークフロー化したいと思っている業務の中でも、重要なものは工事受付です。これはただ文書が流れるだけのワークフローではなく、日々行われる工事を管理するための「業務アプリケーション」に近いものです。

(1)最初に工事担当者が実施する予定の工事内容を文書に記入して提出。
(2)それを受け付けた工事管理者は作業内容の確認を行って、作業に関する連絡や指示を記入。
(3)最終的に管理者が承認を行うと担当者のスケジュールに工事日程が自動で登録される。

最終的には、申請された内容をもとに、作業当日の指示書や報告書を自動生成させたいと思っています。
作業連絡から作業報告までの一連のフローをワークフロー化するためには、コラボフローのように「データ収集」機能を備え、柔軟性を持ったツールが必要だと思いますね。

取材日：2013年7月