福島工業株式会社様

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  • 製造業 コラボフローパッケージ版 全社導入1200名

    福島工業株式会社様

    ワークフローの導入で承認経路のスリム化を実現
    稟議期間が大幅短縮され即日決裁も可能に

  • 情報システム部/六釜様 情報システム部/勝様
    情報システム部/六釜様 情報システム部/勝様

はじめに

福島工業株式会社様は、飲食店等で利用される「業務用冷凍冷蔵庫」、 スーパーの売場等で生鮮食品などを陳列する「冷凍・冷蔵ショーケース」を中心に、 高度な温度コントロール技術で業界をリードする企業です。 厨房機器全体の集中管理を行う「HACCPマスター」や機器異常を遠隔監視するシステム 「Sネット24」等の先進的な取り組みで、「食品安心技術」だけに留まらない、 店舗・売り場作りのトータルソリューションをご提供されています。

福島工業様は、約5年前にコラボフローを導入された本製品のファーストユーザーでもあり、コラボフローの進化にあたっても、 様々なアドバイスを頂いてきました。 今回は、その福島工業様に事例インタビューをお願いしました。

活用業務

コラボフローをどのような業務に活用されていますか?

勝様:稟議書を中心に利用していますが、「製品開発仕様検討報告書」という、 新製品を開発する際の検討業務や、ショーケースの受注があった場合に発行する、「S売上伝票」、クレーム報告書等、10以上の業務で利用しています。

「稟議書」のフローを詳細に教えて頂けますか?

勝様:稟議書は全国の事業所と国内の滋賀工場、岡山工場、及び香港、台湾、韓国、シンガポール等、 あらゆる拠点から起案されています。 大まかには金額による条件分岐で決裁ルートを判断していますが、総務の段階で、 人為的に承認者を選択する事で、より細かく承認条件にあった承認者の選択を行っています。
また、総務部の段階を通過すると、その時点で正式な「稟議番号」が自動で割り振られるようになっている事も特長です。 決裁された案件は、それで終わりではなく、別立ての稟議検収システムに自動的に連携するようになっており、 決裁案件が実際にはどのように処理されたのかまでを追跡しています。

福島工業株式会社様の稟議書フロー簡略図

この「稟議検収システム連携」はコラボフローの「経路アイテム」機能を 用いて作成されている。また、総務部を通過すると自動的に「稟議番号」が割り振られる機能も、 同じく「経路アイテム」機能によるものだ。 「経路アイテム」機能は、コラボフローの本体ソースに影響を与えずに、 ワークフロー内でカスタマイズ処理を実現できるAPI機能である。

導入によって改善された点を教えてください。

六釜様:当初は、現場から社長まで10段階程度の長い稟議も存在していたため、これらを電子化する事で、 申請から決裁までの期間は大幅に短縮されました。また、稟議がどの段階で停滞しているかが、 一目でわかるようになった事も、大きなメリットでした。

しかし、福島工業様の業務改善は、これだけには留まらない。業務がシステム化された事により 、承認業務のボトルネックが「見える」ようになると、ほどなく本システムの「ヘビーユーザー」である社長様から、 直接「全てのワークフローの承認段階を、5段階以内に収める」ように指示があったという。

勝様:社長から直接、担当に指示がある事は、しばしばあります。緊張もありますが、 社長から直接指示があるおかげで、「承認段階を5段階以内に」という通常では なかなか実現の難しい改善も、全社が一丸となって、迅速に実現する事ができました。 段階を短縮した結果として、今ではパソコンの購入稟議等は、申請を開始してから 即日で決裁が下りることも珍しくありません。

社長まで回覧されるワークフローが即日で完了する場合もあるのだという。 社員数1000名を超える企業で、この意思決定の速さは、異色と言えるだろう。

情報システム部/六釜様 情報システム部/勝様

六釜様:また、場所・時間を選ばずに承認が行えるようになった事も便利なところです。 工場から出張してきた社員が、本社で会議前にパソコンをチェックするような姿も、 うちでは頻繁に見られますよ。

最近は監査法人や国税局による監査の際も、コラボフローが使われるようになってきているそうだ。 監査人用のログインIDが割り当てられており、 監査の際は、監査人が自分でログインして、チェックを行っているという。

今後の展望

今後どのような業務に展開していきたいですか?

勝様:これだけ活用されているシステムですが、迅速な意思決定を要求される業務が先行 してリリースされたため、意外にも総務系の「休暇申請」や、慶弔関連の申請等に は使われていません。今後は総務系の申請にも活用していきたいと考えています。

勝様、六釜様、お忙しい中ありがとうございました。

会社情報

会社名
福島工業株式会社様
URL
http://www.fukusima.co.jp
業種
業務用冷凍冷蔵庫、ショーケース等製造・販売・メンテナンス
利用人数
1,183名 (2013年3月現在)

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